Boka en demo
Dokumenthanteringssystem på M‑Files

Hitta rätt version på första försöket

Dokumenten ligger på en filserver, i SharePoint och i medarbetarnas inkorgar, och den som visste vilken version som gäller har slutat. M‑Files är ett dokumenthanteringssystem som sparar varje dokument en gång, arkiverat efter vad det är, med den gällande versionen först och de tidigare bakom den.

Boka en demo Gratis 30-dagars testperiod
Tre skärmar ur M-Files: en lista över publicerade rutiner och policyer med nästa granskningsdatum och godkännare, versionshistoriken för en rutin, och dokumentets metadatakort med godkännare och datum
Grunderna

Det här gör ett dokumenthanteringssystem

Ett dokumenthanteringssystem, eller DMS, samlar dokumenten på ett ställe, registrerar vad varje dokument är och styr vem som får öppna det, vilken version som gäller och när det godkänns, arkiveras eller raderas. M‑Files gör det med metadata i stället för mappar, så att samma regler följer ett dokument var det än visas.

Arkiverat efter vad det är

Varje dokument har sin kund, sitt projekt, sin typ och sina datum. Det avgör hur det hittas, vem som får öppna det och vilka regler som gäller för det.

Papper, e-post och Office-filer

Dokument sparas från Word, Excel och PowerPoint, e-post arkiveras från Outlook, och skannade sidor blir sökbara PDF-filer med M‑Files OCR.

Versioner och utcheckning

Varje ändring blir en ny version, och de tidigare finns kvar. Utcheckning gör att två personer inte skriver över varandras arbete.

Granskning och godkännande

Arbetsflöden skickar ett dokument vidare till rätt personer, påminner dem före tidsfristen och kan ändra vem som har åtkomst i samma stund som det godkänns.

Åtkomst som följer dokumentet

Behörigheter sätts för en typ av dokument och gäller i alla vyer. En projektplan kan ärva behörigheterna från sitt projekt.

Sparat, loggat och raderat i tid

Lagringsregler arkiverar eller raderar dokument efter en bestämd tid, och händelseloggen registrerar ändringar, nedladdningar och raderingar med tidpunkt och användare.

I vardagen

Det här ändras för användarna

  • Sök och få den gällande versionen — Sök på kund, projekt, typ eller vilket ord som helst i texten. Det som kommer upp är den gällande versionen. De tidigare ligger bakom den i versionshistoriken, där en mapp skulle ha lagt dem sida vid sida.
  • Ett dokument på alla ställen där det hör hemma — Ett dokument sparas en gång och visas under varje kund, projekt och process det hör till. Alla ser den senaste versionen, och utcheckning hindrar att två personer skriver över varandras ändringar.
  • Godkännanden som går vidare av sig själva — Granskning och godkännande sköts i ett arbetsflöde. Nästa person får besked när det är deras tur, och loggen registrerar vem som ändrade dokumentet och när.
  • Konfidentiellt förblir konfidentiellt — Åtkomsten följer av vad dokumentet är, så ett konfidentiellt avtal förblir konfidentiellt i varje vy. Loggen visar varje ändring och varje nedladdning.
M-Files-webbklienten med en kund öppnad till sina dokument och e-post bredvid metadatakortet för kundens ramavtal, med klass, kund, kontaktperson, datum och arbetsflödesbandet på Approved
Vyer och sökning

Alla hittar sin egen väg in

En del vill ha en färdig vy på sin startskärm, andra bygger egna, och några söker bara. M‑Files stöder alla tre, och eftersom allt är kopplat visar det ni öppnar också det som hör till.

  • Färdiga vyer — Virtuella mappar som fyller sig själva, uppsatta för hela företaget, för en grupp eller för en enskild person.
  • Sök på ord eller på uppgifter — Fritext och metadata i en sökning, med de mest relevanta resultaten först.
  • Dator, webb och mobil — Skrivbordsklienten för Windows, webbportalen och mobilappen öppnar samma valv.
  • Även mejl och nätverksmappar — Mejl sparas från Outlook. Med kopplingar visas innehåll från nätverksmappar och SharePoint Online i M‑Files utan att flyttas.
Så fungerar metadata i M‑Files
Två skärmar ur M-Files: ett registrerat ärende öppnat mot den korrigerande åtgärd, den ändringsbegäran, det processdiagram och det dokument som är kopplade till det, och listan över företagets gemensamma vyer
En registrerad händelse öppnad mot allt som är kopplat till den, och de vyer som hela företaget delar.
Integrationer

Fungerar där dokumenten skapas

M‑Files finns inne i de program folk redan använder, så att arkivera ett dokument blir en del av att spara det, och de system som känner era kunder och leverantörer behåller ansvaret för de listorna.

Word, Excel och PowerPoint

Öppna, redigera och spara dokument från Office, och fyll i metadata när ni sparar. Uppgifter från M‑Files, som kundens namn, kan föras in i själva dokumentet.

Outlook

E-post arkiveras från Outlook med sina metadata, och M‑Files kan hämta kunden eller kontaktpersonen från meddelandet.

Teams

Öppna innehåll från M‑Files och sök i valvet från Teams.

SharePoint och nätverksmappar

Kopplingar visar innehåll från SharePoint Online och nätverksmappar inne i M‑Files utan att flytta det, så att en migrering kan vänta.

CRM och ERP

Listor som kunder, leverantörer och medarbetare hålls synkroniserade med ert affärssystem, så att ett dokument arkiveras under samma kund som ert ERP känner till.

Elektronisk signatur

Med integrationen till DocuSign eller Adobe Acrobat Sign och ert eget abonnemang på tjänsten kommer signerade dokument automatiskt tillbaka till M‑Files.

Prova M‑Files med kollegorna i 30 dagar

Be om en gratis testperiod
Jämfört

Fem saker att prova på er filserver

M‑FilesFilserver
Hitta den gällande versionen av ett avtal via kundnamn Delvis
Veta vem som godkände det och när
Se det under både kunden och projektet samtidigt
Begränsa åtkomsten till juridik och kundansvarig automatiskt Delvis
Få en påminnelse innan det löper ut
Vägen dit

Från filserver till M‑Files

Vi avgränsar och levererar kompletta M‑Files-implementeringar, och vi kan snabbt komma igång med en pilot på en dokumenttyp. Hur lång tid det tar beror på hur många dokumenttyper och integrationer som ingår.

  1. Avgränsning

    Tillsammans

    Vi går igenom de dokument som ställer till problem i dag och kommer överens om vilka typer som ska in först, vem som behöver dem och vilka regler som gäller för dem.

  2. Definition och uppsättning

    Våra konsulter

    Metadata, objekt och arbetsflöden definieras tillsammans med er, och strukturen sätts upp. Där ni behöver det integreras M‑Files med ert CRM eller ERP.

  3. Dokumenten kommer in

    Tillsammans

    Befintliga dokument kan ligga kvar där de är och visas via kopplingar, eller flyttas in. Med M‑Files Metadata Agent kan befintliga dokument få metadata i stor skala.

  4. I drift, och inte ensamma

    Efter driftsättningen har ni snabb tillgång till specialistkunskap, ett avtalat SLA samt teknisk rådgivning och support.

I praktiken

Samma valv, uppsatt för varje uppgift

Avtal, leverantörscertifikat, personalakter och projektdokument finns i samma valv. Varje färdig lösning lägger till de objekt, vyer och arbetsflöden som en av dem kräver, och varje branschsida visar hur de hänger ihop.

Avtal

Ett register med ansvariga och uppsägningsdatum, och en påminnelse före förnyelsen.

Läs mer 

Leverantörer

Certifikat och avtal under varje leverantör, med en lista över det som löper ut härnäst.

Läs mer 

HR

En personalakt per medarbetare, åtkomst efter roll och radering enligt regeln när medarbetaren har slutat.

Läs mer 

Projekt

Ett exemplar per projekt, godkända versioner och ett team i Teams från en mall.

Läs mer 

Kvalitet

Styrda dokument, utbildning, revisioner och CAPA i VisualQMS, som körs på M‑Files.

Läs mer 

Tillverkning

Ritningar, arbetsinstruktioner och kvalitetsdokumentation, alltid i den gällande revisionen.

Läs mer 

Teknik och bygg

Ritningsrevisioner med sitt syfte och korrespondensen arkiverad tillsammans med dem.

Läs mer 

Finanssektorn

Den kompletta kundakten, åtkomst efter roll och radering när regeln säger det.

Läs mer 

Konsult- och rådgivningsföretag

Hitta offerten ni skrev förra året och använd den igen till nästa uppdrag.

Läs mer 
Startsidan med vyer i ett M-Files-valv: de gemensamma vyerna från styrande dokument och uppgifter till ändringsbegäranden och registrerade händelser, och de övriga vyerna nedanför
Utgåvor och pris

Vad det kostar

M‑Files publicerar ett pris per användare för en av utgåvorna. Resten av offerten handlar om er uppsättning, och den redovisar vi del för del.

  • Två utgåvor — M‑Files säljs som Essentials och Enterprise. Båda omfattar metadatabaserad dokumenthantering, M‑Files Aino, integrationen med Microsoft 365 och arbetsflöden. Essentials har ett publicerat pris per användare på m-files.com och faktureras normalt årsvis; Enterprise prissätts genom offert.
  • Det här lägger Enterprise till — Mer AI-kapacitet, en utökad händelselogg, krypteringsnycklar i ert eget Azure Key Vault, federerad inloggning samt styrd visning med vattenmärkning. Hubshare, för delning med inbjudna kunder och partner, licensieras separat.
  • Licenstyper — Utöver licenser för namngivna användare har M‑Files licenser för samtidiga användare och licenser med enbart läsbehörighet, så att licensen kan följa hur var och en använder systemet.
  • Offertens fyra delar — Licenser, implementering, utbildning och support efter driftsättningen. Vi redovisar dem var för sig, så att ni ser vad varje del omfattar, och ni kan börja med en pilot om ni föredrar det.
Nästa steg

Visa oss de dokument som krånglar

Berätta vilka dokument folk inte hittar eller inte litar på i dag. I en demo visar vi hur de skulle sparas och hittas i M‑Files, och vi kan börja med en pilot. Vi svarar samma arbetsdag.

Boka en demo Priser och utgåvor
Frågor

Frågor om att flytta till M‑Files

Vad är ett dokumenthanteringssystem?
Programvara som samlar dokumenten på ett ställe, registrerar vad varje dokument är och styr versioner, åtkomst, godkännanden och radering. En gemensam nätverksmapp lagrar filer; ett dokumenthanteringssystem vet också vad varje fil är och tillämpar de regler som följer av det. Vad ni ska titta efter i ett DMS går igenom det närmare.
Måste vi flytta in allt på en gång?
Nej. Med kopplingar visar M‑Files innehåll från nätverksmappar och SharePoint Online sida vid sida med dokumenten i valvet, utan att flytta det, så att resten kan följa efter en dokumenttyp i taget.
Hur kommer mejlen in i M‑Files?
De arkiveras från Outlook med metadata, och M‑Files kan hämta kunden eller kontaktpersonen från meddelandet. Det fungerar i klassiska Outlook, i nya Outlook och i Outlook på webben. M‑Files i Microsoft 365 går igenom Outlook, Office och Teams.
Hur bestäms åtkomsten till ett dokument?
Behörigheterna följer dokumentets klass och metadata, så de ställs in för en typ av dokument och gäller i varje vy. En projektplan kan till exempel ärva behörigheterna från sitt projekt.
Vad registrerar loggen?
Händelseloggen i M‑Files visar varje ändring, nedladdning och uppladdning och varje steg i ett arbetsflöde med tidpunkt och användare. Den kan filtreras och exporteras, och med M‑Files modul för avancerad loggning registrerar den också varje gång en fil öppnas.
Hur sätts godkännanden och påminnelser upp?
Som arbetsflöden. Varje steg kan meddela nästa person, skapa en uppgift och ändra vem som har åtkomst. En påminnelse innan ett avtal löper ut sätts upp på samma sätt, med en avisering från arbetsflödet eller en uppgift med en tidsfrist.
Körs det i molnet eller på våra egna servrar?
Både och, eller en kombination. M‑Files Cloud körs på Microsoft Azure, och där är era data krypterade både i lagringen och på väg över internet.
Vad ingår i en implementering?
Vi avgränsar och levererar kompletta M‑Files-implementeringar. Metadata, objekt och arbetsflöden definieras tillsammans med er, strukturen sätts upp, och M‑Files integreras med ert CRM eller ERP där ni behöver det. Vi kan snabbt komma igång med en pilot på er egen uppgift. Under våra tjänster ser ni alla områden.
Hur skiljer sig M‑Files från SharePoint?
SharePoint organiserar dokument i webbplatser och bibliotek, med metadatakolumner vid sidan av mapparna, och behörigheter ärvs från webbplatsen, biblioteket eller mappen om de inte ändras för det enskilda objektet. M‑Files arkiverar ett dokument efter dess metadata, så att det visas under varje kund och varje projekt det hör till, och behörigheterna följer det dokumentet är. Många företag använder båda. M‑Files vs. SharePoint går igenom skillnaderna och när det är vettigt att behålla båda.
Kan vi skanna pappersdokument?
Ja. M‑Files OCR gör skannade sidor till sökbara PDF-filer, så att ett skannat avtal hittas på orden i det.
Kan dokument signeras elektroniskt?
Med integrationen till DocuSign eller Adobe Acrobat Sign och ert eget abonnemang på tjänsten kommer signerade dokument automatiskt tillbaka till M‑Files. Godkännanden inom företaget är steg i ett arbetsflöde som registreras i händelseloggen, och ett godkännande kan få en elektronisk signatur med M‑Files modul för elektroniska signaturer.
Kan M‑Files fylla i metadata åt oss?
Ja, på tre sätt. Dokumentmallar fyller i uppgifter som kundens namn när ett dokument skapas från dem, ett arbetsflöde kan ändra metadata allteftersom dokumentet går vidare, och med M‑Files Metadata Agent föreslår M‑Files metadata när dokument läggs in, i de fält som era administratörer väljer.
Hur säkert är M‑Files Cloud?
M‑Files har en ISO/IEC 27001-certifiering som omfattar M‑Files Cloud, Hubshare och Aino. M‑Files är personuppgiftsbiträde enligt GDPR och erbjuder ett personuppgiftsbiträdesavtal, och nycklarna till krypteringen av filerna kan förvaras i ert eget Azure Key Vault. Säkerhet, behörigheter och händelselogg går in på detaljerna.