Licenser och abonnemang
Under leverantören, med förnyelsedatum och uppsägningstid, så att ägaren tar ställning innan nästa period börjar.
Programvara för avtalshantering
Få besked innan avtalet förnyas
Ett leverantörsavtal förnyades av sig självt eftersom uppsägningsdatumet bara fanns i en persons kalender. Vi sätter upp ett register där varje avtal har sina datum och en ägare, som får en uppgift före uppsägningsdatumet. Utkasten och den signerade kopian följer avtalet.
Grunderna
Det här gör programvara för avtalshantering
Programvara för avtalshantering, även kallad avtalshanteringssystem eller CLM (contract lifecycle management), samlar alla avtal i ett register med motpart, ägare och de datum som spelar roll. Godkännande och signering körs som ett arbetsflöde, och avtalsbevakningen ser till att rätt person får besked i god tid före uppsägningsdatumet. Leverantörs- och kundavtal, sekretessavtal, hyresavtal, licenser, ramavtal och personuppgiftsbiträdesavtal hör alla hemma i registret.
Skrivet utifrån en mall
Ett nytt avtal utgår från er godkända mall i Word, och mallen fyller i motparten och datumen utifrån uppgifterna på avtalet.
Godkänt i ett arbetsflöde
Granskning och godkännande är uppgifter med tidsfrister. Varje överlämning registreras med tidpunkt och användare, och arbetsflödet går vidare när alla godkännare har svarat.
Signerat elektroniskt
Med integrationen till DocuSign eller Adobe Acrobat Sign och ert eget abonnemang på tjänsten kommer det signerade avtalet själv tillbaka till registret.
Arkiverat under motparten
Ett och samma exemplar av avtalet visas under kunden eller leverantören, under ägaren och i registret, eftersom det är avtalets metadata och inte mappar.
En påminnelse före uppsägningsdatumet
Avtalsägaren får en uppgift en bestämd tid före uppsägningsdatumet. Påminnelserna sätts upp efter behov, så att andra datum på avtalet kan få en egen uppgift.
Arkiverat eller raderat enligt regler
När ett avtal har löpt ut arkiverar eller raderar en lagringsregel det efter den tid ni har bestämt, och någon kan få besked innan det sker.
Från utkast till förnyelse
Avtalet har en ansvarig i varje skede
När ett skede är klart får nästa person veta att det är deras tur. Skedena är ett arbetsflöde som sätts upp efter hur ni godkänner avtal i dag.
-
Utkast och förhandling
Avtalsägare och motpart
Avtalet skrivs i Word utifrån en godkänd mall. Med CtrlShare från vår utvecklingspartner CtrlDocs bjuds motparten in via e-post för att arbeta i samma utkast.
-
Granskning och godkännande
Granskare och godkännare
Granskare och godkännare får var sin uppgift med en tidsfrist och en påminnelse innan, och varje steg loggas med vem och när.
-
Signerat
Avtalsägare
Avtalet skickas för signering med DocuSign eller Adobe Acrobat Sign via ert eget abonnemang på tjänsten, och den signerade kopian kommer själv tillbaka till avtalet. Utkasten finns kvar i versionshistoriken.
-
Gällande
Alla med åtkomst
Avtalet hittas under motparten och i registret, sorterat efter slutdatum eller uppsägningsdatum. Andra åtaganden i det kan nå den ansvarige som uppgifter.
-
Förnya eller avsluta
Före uppsägningsdatumet får avtalsägaren en uppgift att ta ställning till. Ett avtal som har löpt ut arkiveras eller raderas av en lagringsregel efter den tid ni bestämmer.
I det dagliga arbetet
Avtalsregistret håller sig självt aktuellt
- Ett avtalsregister ni kan filtrera — Se de aktiva avtalen efter motpart, ägare eller slutdatum, utan något kalkylblad att hålla uppdaterat.
- Påminnelser om förnyelse går till en roll — Uppgifter och aviseringar går till en roll som avtalsägare, så påminnelsen finns kvar när någon slutar.
- Åtaganden med en ägare och ett datum — Avtalsbevakningen kan gälla varje åtagande: en prisjustering, en leverans eller ett certifikat från leverantören blir en uppgift med egen tidsfrist.
- Kommande uppsägningsdatum i en kalender — CtrlPortals från vår utvecklingspartner CtrlDocs visar registret som en kalender över uppsägningsdatumen eller som en lista som summerar avtalens värde.
Integrationer
Skrivet i Word, förhandlat via e-post
Avtal skrivs i Word, förhandlas via e-post och hör till kunder och leverantörer som era andra system redan känner till. Vår avtalshantering körs på M‑Files, som kopplas till dem alla.
Word, Excel och PowerPoint
Öppna, redigera och spara avtal från Office, och fyll i metadata när ni sparar. Uppgifter från M‑Files, som motparten, kan föras in i själva dokumentet och hållas aktuella.
Outlook
E-posten kring en förhandling arkiveras från Outlook med sina metadata, och M‑Files kan hämta motparten eller kontaktpersonen från meddelandet.
CtrlShare
Dela ett utkast med motparten i ett steg. Motparten bjuds in via e-post och redigerar i webbläsaren, och resultatet kommer tillbaka till avtalet som en ny version. Från vår utvecklingspartner CtrlDocs.
CRM och ERP
Listor som kunder och leverantörer hålls synkroniserade med ert affärssystem, så att ett avtal arkiveras under samma motpart som ert ERP känner till, stavad på ett sätt.
Teams
Öppna avtal och sök i valvet från Teams.
Skannade avtal
Signerade pappersavtal skannas, och M‑Files OCR gör dem till sökbara PDF-filer, så att ett gammalt avtal hittas på orden i det.
I samma valv
Avtal hör till någon
Ett avtal ingås alltid med någon: en leverantör, en kund, en medarbetare eller en hyresvärd. Samma valv sparar avtalet under parten, tillsammans med partens övriga dokument.
Leverantörsavtal
Under leverantören, bredvid dess certifikat och listan över det som löper ut härnäst.
Läs merKundavtal
Under kunden, med offerten, e-posten och den affärsmöjlighet de kom från.
Läs merAnställningsavtal
I personalakten, öppen bara för HR och chefen, och raderad enligt regeln efter slutdatumet.
Läs merHyresavtal
Under hyresvärden, med en uppgift före uppsägningsdatumet och en annan före varje hyresjustering.
Sekretessavtal
Under parten de har ingåtts med, och bara öppna för dem som deltar i samtalen.
AI på varje avtal
Fråga avtalet och se var svaret kommer ifrån
M‑Files Aino, AI-assistenten i M‑Files, besvarar frågor om ett avtal och visar dokumentet som varje svar kommer från. Den sammanfattar ett långt avtal, översätter sammanfattningen åt en kollega och använder bara innehåll som den som frågar har behörighet till.
Kalkylblad eller register
När kalkylbladet inte längre räcker
En avtalslista i Excel fungerar så länge en person håller den uppdaterad och avtalen är få. Här är vad som ändras när avtalen flyttar in i ett register.
| Funktion | I ett kalkylblad | I avtalsregistret |
|---|---|---|
| Förnyelser | Ett datum i en cell, som syns när någon öppnar filen | En uppgift till ägaren före uppsägningsdatumet |
| Godkännanden | En e-posttråd | Uppgifter med tidsfrister, och varje steg loggas med vem och när |
| Den signerade kopian | Där den som skrev under sparade den | På avtalet, med utkasten i versionshistoriken |
| Motparten | Inskriven för hand och ibland stavad på flera sätt | En kund eller leverantör, som avtalet ligger under |
| Åtkomst | Alla som öppnar filen ser alla avtal | Följer avtalstypen |
| När någon slutar | Påminnelserna i deras kalender försvinner med dem | Uppgifterna går till rollen, och historiken finns kvar i loggen |
| Frågor om innehållet | Öppna varje avtal och läs det | Fråga Aino och se källan |
Innan ni väljer
Fem frågor innan ni väljer ett avtalshanteringssystem
1. Var kommer uppgifterna om avtalen ifrån?
Era kunder och leverantörer finns troligen redan i ett CRM- eller affärssystem. Ett avtalshanteringssystem som använder samma lista gör att ingen behöver skriva in motparten igen och stava den på ett nytt sätt.
2. Vilka sorters avtal har ni, och vem får se dem?
Anställningsavtal, sekretessavtal och leverantörsavtal har sällan samma läsare. Skriv ner avtalstyperna och bestäm vem som får öppna vilka innan ni tittar på några skärmbilder.
3. Behöver ni hela avtalets livscykel, eller räcker ett register?
En del företag vill ha utkast, förhandling och godkännande i ett flöde. Andra behöver framför allt en pålitlig lista och en påminnelse före varje uppsägningsdatum. Svaret avgör hur stort det första steget ska vara.
4. Var arbetar folk i dag?
Avtal skrivs i Word, skickas fram och tillbaka i Outlook och diskuteras i Teams. Be att få se systemet inifrån de programmen, för det är där det ska användas.
5. Ett separat verktyg, eller ert dokumentsystem?
Ett separat verktyg blir ytterligare ett ställe att leta på. I det dokumentsystem ni redan använder ligger avtalen bredvid offerten, e-posten och leverantörens certifikat. Om det är SharePoint visar vår jämförelse av M‑Files och SharePoint hur de två skiljer sig åt.
På varje avtal
Uppgifterna som styr avtalet
Ta ett ramavtal som löper ut den 31 december med tre månaders uppsägningstid. Slutdatumet är den 31 december, men det datum som räknas är den 30 september, sista dagen att säga upp avtalet. Registret håller reda på båda, och ägarens uppgift kommer före det första.
| Uppgift | Vad den gör |
|---|---|
| Avtalstyp | Sekretessavtal, hyresavtal, licens, ramavtal, personuppgiftsbiträdesavtal och så vidare. Den avgör vem som får öppna avtalet. |
| Motpart | Lägger avtalet under kunden eller leverantören. Listan över motparter kan hållas i takt med ert CRM eller affärssystem. |
| Ägare | Tar emot uppgifterna. Ägaren står på avtalet, så en ny ägare tar över nästa uppgift. |
| Start- och slutdatum | Sorterar registret och visar vilka avtal som löper. |
| Uppsägningsdatum | Utlöser en uppgift till ägaren en bestämd tid före. |
| Förnyelsevillkor | Om avtalet förnyas av sig självt, och för hur länge, står där ägaren ser det. |
| Andra datum | Prisjusteringar, leveranser och certifikat som leverantören ska lämna, var och en med en egen uppgift och tidsfrist. |
| Värde | Summeras över avtalen i en lista i CtrlPortals från vår utvecklingspartner CtrlDocs. |
| Status | Var avtalet befinner sig i sitt arbetsflöde, från utkast till avslutat. Varje ändring loggas med tidpunkt och användare. |
Vägen dit
Från kalkylblad till register
Vi avgränsar och levererar uppsättningen på M‑Files, och avtal är en bra pilot: börja med dem som har ett uppsägningsdatum. Priset beror på utgåvan av M‑Files, licenstyperna, molnet eller egna servrar och uppsättningens omfattning. Priser och utgåvor visar vad en offert innehåller.
-
Avgränsning
Tillsammans
Vi går igenom vilka slags avtal ni har, vem som äger dem, vilka datum som spelar roll och vem som får se vad.
-
Uppsättning
Våra konsulter
Avtalstypen, dess metadata, registret, arbetsflödet och påminnelserna sätts upp, era mallar läggs in, och motparterna kopplas till ert CRM eller ERP där ni vill det.
-
Avtalen kommer in
Tillsammans
Befintliga avtal skannas eller flyttas in med sin motpart och sina datum. Med M‑Files Metadata Agent kan M‑Files föreslå metadata för befintliga dokument i stor skala.
-
I drift, med support
Efter driftsättningen har ni snabb tillgång till specialistkunskap, ett avtalat SLA samt teknisk rådgivning och support, och vi svarar samma arbetsdag.
Frågor
Frågor om avtalshantering
Vad är ett avtalshanteringssystem?
Ett system som samlar alla avtal i ett register med motpart, ägare och de datum som spelar roll, kör godkännande och signering som ett arbetsflöde och påminner ägaren i god tid före uppsägningsdatumet. Vi sätter upp det på M‑Files, så att avtalen ligger i samma system som dokumenten runt dem.
Är avtalshantering och CLM samma sak?
I stort sett. CLM, contract lifecycle management, betonar avtalets hela livscykel, från första utkastet till förnyelse eller upphörande. Avtalshantering används om samma sak och ibland bara om registret och bevakningen. Vår uppsättning täcker hela livscykeln, och registret med påminnelserna är ett bra ställe att börja.
Vad kostar ett avtalshanteringssystem?
Fem saker avgör det: vilken av de två utgåvorna av M‑Files ni väljer, Essentials eller Enterprise, vilka licenstyper era användare behöver, molnet eller egna servrar, ert eget abonnemang på DocuSign eller Adobe Acrobat Sign om ni signerar elektroniskt, och uppsättningens omfattning. Vi lämnar en samlad offert, och Priser och utgåvor visar vad den innehåller.
Hur fungerar påminnelserna?
De är en del av avtalets arbetsflöde i M‑Files. Varje status i arbetsflödet kan avisera en roll, skapa en uppgift med en tidsfrist, ändra vem som har åtkomst eller uppdatera metadata. Påminnelsen före uppsägningsdatumet är en uppgift till avtalsägaren, och ni bestämmer hur långt före datumet den kommer.
Kan ett avtal ha mer än en tidsfrist?
Ja. Utöver uppsägningsdatumet kan slutdatumet, en prisjustering, en leverans eller ett certifikat från leverantören få en egen uppgift och tidsfrist. Varje uppgift går till en roll som hämtas från avtalet, till exempel avtalsägare, så att den fortfarande kommer fram när personalen byts ut. Vi sätter upp påminnelserna i avtalets arbetsflöde.
Vem ska vara avtalsägare?
Den som känner affären och kan besluta om en förnyelse, oftast den som har hand om leverantören eller kunden i vardagen. Juridik och ekonomi granskar avtalen men äger dem sällan. Ägaren står på avtalet, så när någon slutar anger ni en ny ägare, och nästa uppgift går till den personen.
Hur förhandlar vi ett utkast med motparten?
Med CtrlShare, ett tillägg från vår utvecklingspartner CtrlDocs. Det öppnar utkastet för samredigering i realtid i OneDrive for Business, motparten bjuds in via e-post och bekräftar med en kod, och det färdiga utkastet kommer tillbaka till M‑Files som en ny version. Det körs på alla utgåvor av M‑Files, i molnet eller på era egna servrar.
Kan vi använda våra egna avtalsmallar?
Ja. Era mallar sparas i M‑Files som mallar, och när ett avtal skapas utifrån en av dem fyller M‑Files i de fält ni har markerat, till exempel motpartens namn, utifrån avtalets uppgifter. Fälten uppdateras när dokumentet öppnas i Office eller när det checkas in.
Kan vi signera med DocuSign eller Adobe Acrobat Sign?
Ja. Med M‑Files integration med DocuSign eller Adobe Acrobat Sign och ert eget abonnemang på tjänsten kommer det signerade dokumentet automatiskt tillbaka till M‑Files. Annars lägger avtalsägaren till den signerade kopian i avtalet.
Hur bestäms åtkomsten till ett avtal?
Behörigheterna följer avtalets klass och metadata, och arbetsflödet kan ändra dem allteftersom avtalet går vidare. Ett utkast kan begränsas till dem som arbetar med det, och det signerade avtalet öppnas för en bredare krets.
Hur kommer våra befintliga avtal in?
Er avtalslista i Excel är ett bra ställe att börja, eftersom den redan anger motparterna och de datum som spelar roll. Pappersavtal skannas, och M‑Files OCR gör dem till sökbara PDF-filer. Filer i en nätverksmapp eller i SharePoint Online kan först visas via kopplingar och flyttas in senare, och med M‑Files Metadata Agent kan M‑Files föreslå uppgifterna för befintliga dokument i stor skala. Dokumenthantering på M‑Files beskriver flytten från en nätverksmapp.
Varför inte ha avtalen i SharePoint?
SharePoint kan rymma avtal: behörigheterna ärvs från webbplatsen, biblioteket eller mappen om de inte ändras för ett enskilt dokument, och biblioteken har metadatakolumner vid sidan av mapparna. I M‑Files arkiveras ett avtal efter sina uppgifter, så att det visas under motparten, under ägaren och i registret på en gång, och åtkomsten följer avtalstypen. Vår jämförelse av M‑Files och SharePoint går igenom skillnaderna.
Kan vi ställa frågor över alla våra avtal?
Aino besvarar frågor om det avtal ni har framför er. M‑Files erbjuder också en konfiguration för frågor över hela valvet, som vi tar med i en offert där ni behöver den, och CtrlScout från vår utvecklingspartner CtrlDocs ställer frågor över hela valvet på alla utgåvor av M‑Files. AI med M‑Files Aino beskriver båda.
Körs det i molnet eller på våra egna servrar?
Båda, eller som en hybrid av de två. M‑Files Cloud körs på Microsoft Azure, där era data är krypterade både i lagringen och på vägen över internet, och M‑Files har en ISO/IEC 27001-certifiering som omfattar M‑Files Cloud, Hubshare och Aino.