Boka en demo
Programvara för avtalshantering på M‑Files

Få besked innan avtalet förnyas

Ett leverantörsavtal förnyades av sig självt eftersom uppsägningsdatumet bara fanns i en persons kalender. På M‑Files arkiveras varje avtal med sina datum och sin ägare, och ägaren får en uppgift före uppsägningsdatumet. Den signerade kopian och utkasten följer avtalet.

Boka en demo
M-Files-webbklienten med ett avtalsregister, där avtalen står efter det datum vart och ett löper till, med typ och status i arbetsflödet, bredvid ramavtalets metadatakort
Grunderna

Det här gör programvara för avtalshantering

Programvara för avtalshantering samlar alla avtal i ett register med motpart, ägare och de datum som spelar roll, kör granskning, godkännande och signering som ett arbetsflöde och påminner rätt person i god tid före uppsägningsdatumet. På M‑Files bygger registret sig självt utifrån avtalens metadata.

Skrivet utifrån en mall

Ett nytt avtal utgår från er godkända mall i Word, och mallen fyller i motparten och datumen utifrån uppgifterna på avtalet.

Godkänt i ett arbetsflöde

Granskning och godkännande är uppgifter med tidsfrister. Varje överlämning registreras med tidpunkt och användare, och arbetsflödet går vidare när alla godkännare har svarat.

Signerat elektroniskt

Med integrationen till DocuSign eller Adobe Acrobat Sign och ert eget abonnemang på tjänsten kommer det signerade avtalet automatiskt tillbaka till M‑Files.

Arkiverat under motparten

Ett och samma exemplar av avtalet visas under kunden eller leverantören, under ägaren och i registret, eftersom det är avtalets metadata och inte mappar.

En påminnelse före uppsägningsdatumet

Avtalsägaren får en uppgift en bestämd tid före uppsägningsdatumet. Påminnelserna sätts upp efter behov, så att andra datum på avtalet kan få en egen uppgift.

Arkiverat eller raderat enligt regler

När ett avtal har löpt ut arkiverar eller raderar en lagringsregel det efter den tid ni har bestämt, och någon kan få besked innan det sker.

Från utkast till förnyelse

Avtalet har en ansvarig i varje skede

När ett skede är klart får nästa person veta att det är deras tur.

  1. Utkast

    Avtalsägare

    Avtalet skrivs i Word utifrån en godkänd mall, som fyller i motparten och datumen från avtalets egna uppgifter.

  2. Granskning och godkännande

    Granskare och godkännare

    Granskare och godkännare får var sin uppgift med en tidsfrist och en påminnelse innan, och varje steg loggas med vem och när.

  3. Signerat

    Avtalsägare

    Avtalet skickas för signering med DocuSign eller Adobe Acrobat Sign via ert eget abonnemang på tjänsten, och den signerade kopian kommer själv tillbaka till avtalet. Utkasten finns kvar i versionshistoriken.

  4. Gällande

    Alla med åtkomst

    Avtalet hittas under motparten och i avtalsregistret, sorterat efter slutdatum eller uppsägningsdatum.

  5. Förnya eller avsluta

    Före uppsägningsdatumet får avtalsägaren en uppgift att ta ställning till. Ett avtal som har löpt ut arkiveras eller raderas av en lagringsregel efter den tid ni bestämmer.

I det dagliga arbetet

Avtalsregistret håller sig självt aktuellt

  • Ett avtalsregister ni kan filtrera — Se de aktiva avtalen efter motpart, ägare eller slutdatum. Listan bygger på avtalen själva, så det finns inget kalkylblad att hålla uppdaterat.
  • Påminnelser om förnyelse går till en roll — Uppgifter och aviseringar går till en roll som avtalsägare. Påminnelsen finns kvar när den som hade rollen har slutat.
  • Öppet för dem det berör — Vem som kan öppna ett avtal följer av vilken sorts avtal det är. Åtkomsten kan utökas eller begränsas allteftersom avtalet går från utkast till signerat.
  • En stavning av varje motpart — Motparterna kan hämtas från ert CRM eller ERP via en integration, så samma kund bara stavas på ett sätt.
  • Skrivet i Word — Utkast öppnas från Word och sparas direkt tillbaka i M‑Files. En mall kan fylla i uppgifter som motparten.
  • Ett spår av vem som ändrade vad — Ändringar av avtalet och dess uppgifter loggas, liksom nedladdningar och uppladdningar.
Avtalsregistret i M-Files med ett ramavtal markerat, och bredvid den uppgift som påminner ägaren om att besluta före uppsägningsdatumet
Integrationer

Fungerar med Office, Outlook och ert ERP

Avtal skrivs i Word, förhandlas via e-post och hör till kunder och leverantörer som era andra system redan känner till. Var och en av dem kan kopplas till M‑Files.

Word, Excel och PowerPoint

Öppna, redigera och spara avtal från Office, och fyll i metadata när ni sparar. Uppgifter från M‑Files, som motparten, kan föras in i själva dokumentet och hållas aktuella.

Outlook

E-posten kring en förhandling arkiveras från Outlook med sina metadata, och M‑Files kan hämta motparten eller kontaktpersonen från meddelandet.

CRM och ERP

Listor som kunder och leverantörer hålls synkroniserade med ert affärssystem, så att ett avtal arkiveras under samma motpart som ert ERP känner till, stavad på ett sätt.

Teams

Öppna avtal och sök i valvet från Teams.

M‑Files Aino

Fråga Aino vad ett avtal säger och få svaret tillsammans med dokumentet det kommer från, eller en sammanfattning av ett långt avtal. Aino använder bara innehåll som ni har behörighet till.

Skannade avtal

Signerade pappersavtal skannas, och M‑Files OCR gör dem till sökbara PDF-filer, så att ett gammalt avtal hittas på orden i det.

Se ett avtal gå från utkast till förnyelse

Boka en demo
I samma valv

Avtal hör till någon

Ett leverantörsavtal, ett kundavtal och ett anställningsavtal är alla avtal, och vart och ett hör också till en leverantör, en kund eller en medarbetare. Samma valv sparar dem tillsammans med leverantören, kunden och medarbetaren.

Leverantörsavtal

Under leverantören, bredvid dess certifikat och listan över det som löper ut härnäst.

Läs mer 

Kundavtal

Under kunden, med offerten, e-posten och den affärsmöjlighet de kom från.

Läs mer 

Anställningsavtal

I personalakten, öppen bara för HR och chefen, och raderad enligt regeln efter slutdatumet.

Läs mer 
Vägen dit

Från kalkylblad till register

Vi avgränsar och levererar kompletta M‑Files-implementeringar, och avtal är ett bra ställe att börja en pilot på. M‑Files säljs som Essentials och Enterprise; Essentials har ett publicerat pris per användare på m-files.com, och Enterprise prissätts genom offert.

  1. Avgränsning

    Tillsammans

    Vi går igenom vilka slags avtal ni har, vem som äger dem, vilka datum som spelar roll och vem som får se vad.

  2. Uppsättning

    Våra konsulter

    Avtalstypen, dess metadata, registret, arbetsflödet och påminnelserna sätts upp, era mallar läggs in, och motparterna kopplas till ert CRM eller ERP där ni vill det.

  3. Avtalen kommer in

    Tillsammans

    Befintliga avtal skannas eller flyttas in med sin motpart och sina datum. Med M‑Files Metadata Agent kan M‑Files föreslå metadata för befintliga dokument i stor skala.

  4. I drift, med support

    Efter driftsättningen har ni snabb tillgång till specialistkunskap, ett avtalat SLA samt teknisk rådgivning och support, och vi svarar samma arbetsdag.

Nästa steg

Följ ett avtal från utkast till förnyelse

I en demo tar vi ett avtal från första utkastet till den signerade kopian och vidare till uppgiften före uppsägningsdatumet. Berätta hur ni håller koll på förnyelser i dag, så svarar vi samma arbetsdag.

Boka en demo Priser och utgåvor
Frågor

Frågor om påminnelser och signering

Hur fungerar påminnelserna?
De är en del av avtalets arbetsflöde i M‑Files. Varje status i arbetsflödet kan avisera en roll, skapa en uppgift med en tidsfrist, ändra vem som har åtkomst eller uppdatera metadata. Påminnelsen före uppsägningsdatumet är en uppgift till avtalsägaren, och ni bestämmer hur långt före datumet den kommer.
Kan vi signera med DocuSign eller Adobe Acrobat Sign?
Ja. Med M‑Files integration med DocuSign eller Adobe Acrobat Sign och ert eget abonnemang på tjänsten kommer det signerade dokumentet automatiskt tillbaka till M‑Files. Annars lägger avtalsägaren till den signerade kopian i avtalet.
Vart tar utkasten vägen när avtalet är signerat?
De finns kvar i avtalets versionshistorik. M‑Files sparar varje ändring som en ny version, så man öppnar den gällande och de tidigare finns kvar att ta fram.
Hur bestäms åtkomsten till ett avtal?
Behörigheterna följer avtalets klass och metadata, och arbetsflödet kan ändra dem allteftersom avtalet går vidare. Ett utkast kan begränsas till dem som arbetar med det, och det signerade avtalet öppnas för en bredare krets.
Vem får påminnelsen, och kan det finnas fler än en?
Uppgiften går till en roll, som avtalsägare, som hämtas från avtalets metadata, så att den finns kvar även när personalen byts ut. Påminnelser sätts upp med aviseringar från arbetsflödet och tidsfrister på uppgifter, så att ett avtal kan ha en uppgift före uppsägningsdatumet och en annan före slutdatumet, var och en till den roll ni väljer.
Kan vi använda våra egna avtalsmallar?
Ja. Era mallar sparas i M‑Files som mallar, och när ett avtal skapas utifrån en av dem fyller M‑Files i de fält ni har markerat, till exempel motpartens namn, utifrån avtalets uppgifter. Fälten uppdateras när dokumentet öppnas i Office eller när det checkas in.
Hur kommer våra befintliga avtal in?
Pappersavtal skannas, och M‑Files OCR gör dem till sökbara PDF-filer. Filer i en nätverksmapp eller i SharePoint Online kan först visas via kopplingar och flyttas in senare. Varje avtal behöver sin motpart och sina datum ifyllda, och med M‑Files Metadata Agent kan M‑Files föreslå dem för befintliga dokument i stor skala. Dokumenthantering på M‑Files beskriver flytten från en nätverksmapp.
Körs det i molnet eller på våra egna servrar?
Båda, eller som en hybrid av de två. M‑Files Cloud körs på Microsoft Azure, där era data är krypterade både i lagringen och på vägen över internet, och M‑Files har en ISO/IEC 27001-certifiering som omfattar M‑Files Cloud, Hubshare och Aino. Priser och utgåvor visar vad en offert innehåller.