Boka en demo
Månadsbokslut på M‑Files

Driv bokslutet som ett enda projekt

Det är månadsbokslut, och tre kollegor sitter med var sin version av samma avstämning. På M‑Files körs bokslutet som ett projekt: en checklista med en ansvarig och ett datum för varje uppgift, och arbetspappren alldeles bredvid. Lösningen ligger ovanpå er bokföring och ert ERP, där matchningen av transaktionerna görs som förut.

Boka en demo
M-Files-webbklienten med månadsbokslutets arbetspapper för en period, vart och ett med sin status i granskningen, bredvid metadatakortet för en avstämning
Avgränsning

Det här omfattar lösningen

Programvara för månadsbokslut finns i två slag. Det ena matchar transaktioner inne i bokföringen. Det här är det andra slaget: checklistan, arbetspappren och registreringen av vem som gjorde vad klart och när, på M‑Files.

Checklistan och dess arbetspapper

Bokslutets alla uppgifter, skapade från en mall för varje bolag, med en ansvarig, ett datum och en påminnelse innan, och de Word- och Excel-filer som uppgiften ger arkiverade under den med sina versioner.

Bokföringen behåller siffrorna

Bokningar, matchning och råbalans stannar i ert ERP. M‑Files kan hålla listor som bolag och perioder synkroniserade med det, och resultatet av en avstämning är ett arbetspapper som arkiveras under sin uppgift.

En period, steg för steg

Från första uppgiften till en stängd månad

Med flera bolag i flera länder måste avstämningarna göras i en viss ordning, så schemat spelar roll. Årsbokslutet går till på samma sätt.

  1. Starta perioden från en mall

    Starta projektet för perioden, så skapas uppgifterna från en mall, med en checklista per bolag.

  2. Ge varje uppgift till rätt person

    De flesta på ekonomiavdelningen är specialiserade. Varje uppgift går till någon med rätt kompetens, med sitt eget datum i tidsplanen och en påminnelse före tidsfristen.

  3. Skapa arbetspappren

    Varje periods arbetspapper utgår från era Word- och Excel-mallar eller från föregående periods filer, med bolag och period ifyllda från uppgiften.

  4. Följ arbetet mot schemat

    Se vilka arbetspapper som är klara och hur uppgifterna håller tidsplanen.

  5. CFO:n ser var bokslutet står

    Controllern, CFO:n och de andra som behöver det ser status för hela bokslutet i en egen vy. Med CtrlPortals från vår utvecklingspartner CtrlDocs visas samma uppgifter som en tavla eller som en plan med en linje för i dag.

Se bokslutet drivas som ett projekt

Boka en demo
Det M‑Files tillför

Alla arbetar i samma filer

  • En person redigerar åt gången — När du checkar ut ett dokument kan ingen skriva över det förrän du checkar in det igen.
  • Gå tillbaka till en tidigare version — M‑Files sparar alla versioner. Måste en avstämning göras om finns den tidigare versionen kvar.
  • Samma process i alla bolag — Standardiserade arbetsflöden styr bokslutet på samma sätt i varje bolag och varje period.
  • Hitta dokumentet efter land eller bolag — Sök efter land, region, bolag eller status, eller på orden i själva dokumentet.
  • Dina egna uppgifter på din startskärm — Varje medarbetare ser sina egna uppgifter och hur långt de uppgifter som hänger ihop med dem har kommit.
  • Arbeta i Word och Excel som vanligt — Det mesta av bokslutet görs i Word och Excel. Filerna öppnas, redigeras och sparas direkt i M‑Files.
Startsidan med vyer i ett M-Files-valv: de gemensamma vyerna från styrande dokument och uppgifter till ändringsbegäranden och registrerade händelser, och de övriga vyerna nedanför
Årsbokslut

Årsbokslutet, på samma sätt

Årsbokslutet körs som samma projekt med en längre checklista. Underlaget till revisorn är det som valvet redan har om året, hittat med en sökning.

Godkända versioner

Ett arbetspapper granskas och godkänns i ett arbetsflöde innan uppgiften stängs. Det är den godkända versionen som öppnas, och utkasten ligger bakom den i versionshistoriken.

Vem som gjorde vad och när

Händelseloggen registrerar varje steg i arbetsflödet, varje ändring och varje nedladdning med tidpunkt och användare. Filtrera den på perioden och exportera den till revisorn.

En sökning per fråga

Sök efter bolag, period, uppgift eller orden i ett arbetspapper, och exportera dokumenten som de är eller som PDF.

Nästa steg

Gå igenom ert bokslut med oss

Boka en demo av lösningen för månadsbokslut i M‑Files, eller skicka era frågor om bokslutet. Vi svarar samma arbetsdag.

Boka en demo Kontakta oss
Frågor

Frågor om bokslutet på M‑Files

Kan det kopplas till vårt ERP?
Siffrorna stannar i ERP-systemet. M‑Files kan hålla listor som bolag, avdelningar och perioder synkroniserade med en extern databas, så att en uppgift och dess arbetspapper arkiveras under samma bolag som er bokföring känner till. Om det passar ert ERP tittar vi på när vi avgränsar projektet tillsammans med er.
Vem ser status för bokslutet?
Team och roller har egna vyer i M‑Files, så att controllern ser alla öppna uppgifter och varje redovisningsekonom ser sina egna. Med CtrlPortals från vår utvecklingspartner CtrlDocs visas samma uppgifter som en lista, en tavla eller en plan med en linje för i dag.
Kan vi köra flera bolag i ett bokslut?
Ja. Varje bolag får sina uppgifter från samma mall, i den ordning koncernen behöver, och en uppgift hittas efter bolag, land, period eller status. Ett arbetsflöde kör bokslutet på samma sätt i alla bolag.
Vad händer med ett arbetspapper som görs om?
Det blir en ny version. M‑Files sparar varje ändring som en version, så att den tidigare avstämningen finns kvar i historiken, och utcheckning gör att två personer inte skriver över varandras arbete.
Ersätter det vår bokföring eller vårt ERP?
Nej. Bokningar, matchning och koncernredovisning stannar i er bokföring och ert ERP. Lösningen håller checklistan, arbetspappren och registreringen av vem som gjorde vad och när, ovanpå dem.
Hur kommer vi igång?
Med en pilot för ett bolag och en period. Vi går igenom er nuvarande checklista, sätter upp mallen, uppgifterna och mallarna för arbetspappren och kör nästa bokslut i den. Vi svarar samma arbetsdag, och under våra tjänster ser ni resten.