Boka en demo
Leverantörsdokument på M‑Files

Få veta innan ett certifikat går ut

En leverantörs ISO-certifikat gick ut i mars, och ingen märkte det förrän vid revisionen. Certifikatet låg i ett mejl och avtalet på en gemensam server. Vi ställer in M‑Files så att varje leverantör har sina dokument samlade och ägaren får besked innan något går ut.

Boka en demo
En leverantörsvy i M-Files med en leverantör öppnad till sitt ramavtal, sina ISO- och försäkringscertifikat, sin revisionsrapport och sin e-post, var och en med det datum den löper till, bredvid ISO-certifikatets metadatakort
Under varje leverantör

Det här innehåller en leverantörsakt

Hantering av leverantörsdokument samlar allt om en leverantör på ett ställe, med ett utgångsdatum på de dokument som har ett och en ägare som får besked innan datumet passeras. Vilka dokumenttyper ni sparar bestämmer ni själva; här är de vanliga.

Certifikat

ISO-, produkt- och miljöcertifikat, vart och ett med sitt utgångsdatum, så att listan över det som löper ut härnäst bygger sig själv.

Försäkringar

Ansvarsförsäkringar och andra försäkringsbevis med sina förnyelsedatum, arkiverade där både inköp och kvalitet hittar dem.

Avtal och sekretessavtal

Ramavtalet, prislistan och sekretessavtalet, granskade och godkända i ett arbetsflöde, med alla tidigare utkast sparade.

Revisionsrapporter

Era leverantörsrevisioner och deras iakttagelser, arkiverade under leverantören med datumet för nästa revision.

Godkännanden

Frågeformuläret eller självutvärderingen som leverantören har fyllt i, och uppgiften om vem som godkände leverantören och när.

Korrespondens

E-post till och från leverantören, arkiverad från Outlook med sina metadata, så att den ligger tillsammans med resten av akten.

Kring varje leverantör

Öppna leverantören, hitta dokumenten

Inköp, kvalitet och ekonomi har var sin del av leverantörens papper. I M‑Files hittar de samma dokument, var och en från sina egna listor.

  • Avtal och prislistor — Leverantörsavtal och prislistor granskas och godkänns i ett arbetsflöde, och tidigare utkast finns kvar i versionshistoriken.
  • Utgångsdatum på en lista — Certifikat och revisionsrapporter sparas under leverantören med sitt utgångsdatum. En lista visar vad som går ut härnäst, och ägaren kan få en påminnelse i god tid.
  • Nya leverantörer godkänns steg för steg — Godkännandet av en ny leverantör kan skötas i ett arbetsflöde där behörigheter avgör vem som får föra den vidare till nästa steg.
  • Varje avdelning ser det den behöver — Inköp, kvalitet och ekonomi ser var och en de dokument som rollen kräver.
  • Ett namn per leverantör — Leverantörerna kan hämtas från ert ekonomi- eller inköpssystem via en integration, så en leverantör heter samma sak på båda ställena.
  • En del av kvalitetssystemet — Med VisualQMS kopplas avvikelser och problem till de rutiner de kommer från.
En leverantör i M-Files öppnad till sitt ramavtal och sina certifikat, var och en med det datum den löper till, och sin e-post, bredvid ISO-certifikatets metadatakort
Arbetsflöde för godkännande av leverantörer

Från begäran till godkänd leverantör

En ny leverantör godkänns i ett arbetsflöde, med en uppgift till varje avdelning och en registrering av vem som sa ja.

  1. Begärd

    Inköp

    Leverantören skapas med sina uppgifter och de dokument den ska lämna in. Arbetsflödet fördelar insamlingen av dokumenten, med en tidsfrist och en påminnelse innan.

  2. Granskad

    Kvalitet och ekonomi

    Certifikat, försäkringar och revisionsrapporten kontrolleras, var och en av den roll som har ansvaret. Behörigheter avgör vem som får flytta leverantören vidare till nästa status.

  3. Godkänd

    Godkännaren

    Statusbytet registreras med tidpunkt och användare. Leverantören står nu på listan över godkända leverantörer, och dess utgångsdatum hamnar i listan över det som löper ut härnäst.

  4. Hålls aktuellt

    När ett certifikat närmar sig sitt utgångsdatum får ägaren en uppgift i tid för att skaffa det nya, och en leverantör vars dokument har löpt ut kan tas bort från listan över godkända leverantörer på samma sätt.

M-Files-webbklienten med en kund öppnad mot sina dokument och sin e-post, bredvid metadatakortet för kundens ramavtal med klass, kund, kontaktperson, datum och arbetsflödesfältet på Approved
Tillsammans med leverantören

Så kommer dokumenten in

Leverantörer skickar certifikat via e-post, fyller i frågeformulär och behöver kunna se avtalet de har skrivit under. Varje sak har sin väg in.

  • Via e-post, arkiverat från Outlook — Ett certifikat som kommer som bilaga arkiveras från Outlook under leverantören med sitt utgångsdatum, och M‑Files kan hämta kontaktpersonen från meddelandet.
  • Delat med Hubshare — Med M‑Files Hubshare delar ni utvalt innehåll med inbjudna leverantörer, som bara ser de hubbar de är inbjudna till.
  • Ifyllt med CtrlShare — CtrlShare från vår utvecklingspartner CtrlDocs bjuder via e-post in en leverantör att fylla i ett frågeformulär eller ett avtal i webbläsaren. Leverantören bekräftar med en kod, det finns inga offentliga länkar, och dokumentet kommer tillbaka till M‑Files som en ny version.
Integrationer

Fungerar med ERP och kvalitetssystemet

Leverantörerna finns redan i ert ERP, och deras revisioner hör till resten av kvalitetsarbetet. M‑Files kopplas till båda.

ERP och inköpssystem

Leverantörerna hålls synkroniserade med en extern databas, så att en leverantör skapas en gång i ert ERP och hittas under samma namn i M‑Files.

En vy per avdelning

Inköp, kvalitet och ekonomi har var sina vyer av samma leverantörsakt, och åtkomsten följer det varje dokument är.

VisualQMS

I VisualQMS, som körs på M‑Files, planeras och följs leverantörsrevisioner tillsammans med resten av kvalitetsarbetet, och en avvikelse förblir kopplad till den rutin den kom från.

Skannade certifikat

Ett certifikat på papper skannas en gång, och M‑Files OCR gör det till en sökbar PDF-fil som arkiveras under leverantören.

Nästa steg

Se en leverantör med allt samlat

Boka en demo, så visar vi en leverantör i M‑Files med avtal, certifikat och godkännandeflöde. Vi svarar samma arbetsdag.

Boka en demo Gratis 30-dagars testperiod
Frågor

Frågor om upplägget

Hur fungerar påminnelserna?
Utgångsdatumet är ett fält på certifikatet eller avtalet. En vy visar vad som går ut härnäst, och ett arbetsflöde i M‑Files kan meddela ägaren före datumet. Påminnelserna är en del av konfigurationen, så berätta för oss hur lång framförhållning ni behöver.
Hur lagras en leverantör i M‑Files?
En leverantör kan sättas upp som ett eget objekt som avtal, certifikat och revisionsrapporter är kopplade till via metadata, så att varje avdelning hittar samma dokument i sina egna vyer.
Vad avgör vem som ser vilka dokument?
Åtkomsten styrs av dokumentklass och metadata, så inköp, kvalitet och ekonomi ser de dokument som deras roll kräver.
Hur skickar leverantörerna sina dokument till oss?
De flesta kommer via e-post och arkiveras från Outlook under leverantören med sitt utgångsdatum. Med M‑Files Hubshare delar ni utvalt innehåll med inbjudna leverantörer. Ska en leverantör fylla i ett frågeformulär eller ett avtal bjuder CtrlShare från vår utvecklingspartner CtrlDocs in leverantören via e-post att redigera det i webbläsaren, och dokumentet kommer tillbaka till M‑Files som en ny version.
Vem kan godkänna en ny leverantör?
Godkännandet är ett arbetsflöde som sätts upp i ett grafiskt verktyg utan programmering. Varje status tilldelar en uppgift med en tidsfrist till en namngiven person eller till en roll som hämtas från leverantörens metadata, och behörigheter avgör vem som får flytta leverantören vidare till nästa status. Händelseloggen registrerar varje statusbyte med tidpunkt och användare.
Är det en del av VisualQMS?
En leverantörsakt i M‑Files klarar sig bra på egen hand. VisualQMS, vårt kompletta kvalitetsledningssystem, körs på samma M‑Files, så att leverantörsrevisioner och avvikelser kan kopplas till leverantörens dokument. I tillverkande företag hör de två oftast ihop.
Körs det i molnet eller på våra egna servrar?
Båda, eller som en hybrid av de två. M‑Files Cloud körs på Microsoft Azure, där era data är krypterade i lagringen och under överföringen, och M‑Files har en ISO/IEC 27001-certifiering som omfattar M‑Files Cloud, Hubshare och Aino. Priser och utgåvor visar vad en offert innehåller.