Boka en demo
Automatiserade arbetsflöden i M‑Files

Godkännanden hamnar hos rätt person

Ett arbetsflöde i M‑Files för själv ett dokument från steg till steg: det aviserar nästa person, ger personen uppgiften och registrerar vem som gjorde vad. Ett avtal ligger inte längre och väntar i en inkorg, och ett godkännande som gavs via e-post försvinner inte längre med e-posten.

Boka en demo Alla funktioner
Tre skärmar ur M-Files: en lista över korrigerande åtgärder med status i arbetsflödet för var och en, arbetskopian av en rutin med arbetsflödet på For Approval, och versionshistoriken som visar vilken status varje version hade
Exempel

Här gör ett arbetsflöde nytta

  • Ett avtal från utkast till underskrift — Utkastet får en juridisk granskning och en e-signering, och sedan arkiveras avtalet som aktivt. Före slutdatumet går en påminnelse ut om att förnyelsen närmar sig.
  • Ett lead från första kontakt till avslut — I ett CRM på M‑Files går en affärsmöjlighet från Lead till Kvalificerad och sedan till Avslutad som vunnen eller Avslutad som förlorad. Ett lead kan stanna hos sin ägare tills det är kvalificerat, och först då ser resten av säljteamet det.
  • Medarbetaruppgifter raderas när tiden är ute — Känsliga uppgifter om en medarbetare raderas en bestämd tid efter att anställningen upphört, till exempel sex månader, och någon får en avisering i förväg. Regeln utgår från slutdatumet, så det finns inget kalkylblad att hålla efter.
Ett avtalsregister i M-Files med det datum varje avtal löper till och dess status i arbetsflödet, bredvid metadatakortet för ett godkänt ramavtal
Exempel på användning

Det här kan ett arbetsflöde sättas upp för

Samma motor driver alla de här. En status kan avisera en roll, tilldela en uppgift till en namngiven person eller till den som metadata pekar ut, ändra vem som har åtkomst, uppdatera objektet, arkivera eller radera.

Avtal

Utkast, juridisk granskning, signering och arkivering som aktivt, med en påminnelse före uppsägningsdatumet som byggs av en avisering från arbetsflödet eller en tidsfrist på en uppgift. Med integrationen till DocuSign eller Adobe Acrobat Sign och ert eget abonnemang på tjänsten kommer den signerade kopian själv tillbaka till M‑Files.

Fakturor och utlägg

En faktura eller ett utlägg tilldelas den kostnadsställeansvariga som metadata pekar ut, med en tidsfrist och en påminnelse innan den går ut, och går vidare när alla godkännare har svarat.

Introduktion och avslut

En ny medarbetare startar en kedja av uppgifter till it, HR och chefen, och var och en får besked när det är deras tur. När någon slutar startar slutdatumet raderingsregeln för personens känsliga dokument.

Styrda dokument

En rutin går från utkast via granskning och godkännande till publicerad. Varje statusbyte loggas med tidpunkt och användare, och åtkomsten utökas i samma stund som den godkänns.

Radering enligt GDPR

En lagringsregel arkiverar eller raderar en dokumenttyp efter en bestämd tid. Ett besked eller en granskning kan komma först, och vid radering döljs dokumentet innan det förstörs i ett separat steg.

Projekt och ärenden

Arbetsflöden körs på mer än dokument. Ett projekt, ett ärende eller en affärsmöjlighet har också sin fas, så att en lista visar vad som är planerat, pågår och är avslutat.

Styrda dokument

Från utkast till publicerad rutin

En rutin på väg från författarens Word-fil till dem som arbetar efter den.

  1. Skriven i Word

    Författare

    Författaren skriver rutinen i Word och sparar den i M‑Files med metadata.

  2. Granskad

    Granskare

    Granskarna får en uppgift och en avisering.

  3. Kontrollerad av kvalitet

    Kvalitet

    Kvalitet kontrollerar dokumentet en extra gång före godkännandet och får uppdraget på samma sätt som granskarna.

  4. Godkänd

    Godkännare

    Godkännaren skickar dokumentet vidare, och godkännandet loggas.

  5. Publicerad

    Åtkomsten utökas, och de som behöver rutinen kan läsa den.

Se en rutin gå från utkast till publicerad

Boka en demo
När något ändras

Lägg till ett steg när arbetssättet ändras

Att lägga till en avisering eller ett extra godkännandesteg är en ändring i konfigurationen, som görs i ett grafiskt designverktyg. Ett steg kan gå vidare av sig självt när alla godkännare har svarat. Med tillägget CtrlShare från vår utvecklingspartner CtrlDocs startar samredigering när ett dokument når granskning.

  • Avisera — Meddela personerna i en roll att något väntar på dem.
  • Tilldela — Ge uppdraget till en namngiven person eller till den som metadata pekar ut, med en påminnelse före tidsfristen.
  • Ändra åtkomst — Låt fler se dokumentet när det når rätt steg.
  • Uppdatera metadata — Ändra eller fyll i metadata på objektet när det går vidare.
Ett dokumentarbetsflöde från Draft till For review, där tillägget CtrlShare startar samredigering för granskare och skribenter, därefter For approval och Published
Så kommer ni igång

Börja med en process

Ett arbetsflöde kräver inte att alla processer är kartlagda först. Ett godkännande som fastnar i dag räcker att börja med.

  1. Välj godkännandet som fastnar

    Ett avtal som väntar på juristerna, en rutin som godkänns via e-post, en faktura som ligger hos någon som är på semester. Skriv ner vem som hanterar det och i vilken ordning.

  2. Rita det i det grafiska verktyget

    Arbetsflöden sätts upp i ett grafiskt verktyg utan programmering: statusarna, vem som får uppgiften i var och en, vem som aviseras och vad som ändras. Där ett fall kräver mer skriptar vi det.

  3. Pilot, sedan bredare

    Vi kör det med ett team för en dokumenttyp, justerar statusar och aviseringar och lägger till nästa process när den första går av sig själv. Vi kan snabbt komma igång med en pilot.

Att sätta upp arbetsflöden ingår i varje implementering vi levererar; under våra tjänster ser ni alla områden, och den gratis 30-dagars testperioden har grundläggande arbetsflöden att prova.

Nästa steg

Ta med ett godkännande som fastnar i dag

Berätta om ett godkännande som fastnar, till exempel ett avtal eller en rutin. I demon kör vi ett liknande genom M‑Files med uppdrag, aviseringar och loggposter längs vägen. Vi svarar samma arbetsdag.

Boka en demo

Frågor om arbetsflöden i M‑Files

Kräver arbetsflöden programmering?
Nej. Arbetsflöden byggs och ändras i ett grafiskt designverktyg. När något kräver mer än konfiguration kan det skriptas, och vår utvecklingspartner CtrlDocs bygger applikationer och tillägg för M‑Files.
När går ett steg vidare av sig självt?
När alla tilldelade godkännare har slutfört, godkänt eller avvisat sina uppgifter, eller efter ett visst antal dagar i steget. Att reagera på ett datum i metadata, till exempel ett avtals slutdatum eller en medarbetares slutdatum, är en del av det vi sätter upp. Påminnelser före ett förnyelse- eller slutdatum byggs av aviseringar i arbetsflödet och tidsfrister på uppgifter.
Vad kräver e-signeringen?
M‑Files har integration med DocuSign och Adobe Acrobat Sign, och det signerade dokumentet kommer automatiskt tillbaka till M‑Files. Ni behöver ett eget abonnemang på signeringstjänsten.
Kan vi se vem som godkände vad?
Ja. Händelseloggen registrerar varje statusbyte i arbetsflödet med tidpunkt och användare, och en elektronisk signatur på ett steg i arbetsflödet läggs till med M‑Files modul för elektroniska signaturer.
Är ett dokument som ett arbetsflöde raderar borta för gott?
Inte direkt. En radering i M‑Files döljer dokumentet för användarna, och den slutliga förstöringen är ett eget steg. Ett arbetsflöde kan också avisera någon eller begära en granskning innan det raderar.
Vem kan se ett dokument i varje status?
De som statusen anger. En status i arbetsflödet kan sätta behörigheter, så att ett utkast stannar hos författaren och granskarna, och i samma stund som det godkänns kan statusen öppna det för alla som arbetar efter det. Behörigheterna sätts en gång, i arbetsflödet, och gäller för varje dokument som går igenom det.
Skickar ett arbetsflöde påminnelser före en tidsfrist?
Ja. En uppgift kan ha en tidsfrist, och M‑Files skickar automatiskt en påminnelse innan den går ut. En påminnelse före ett datum på ett avtal eller ett certifikat byggs på samma sätt, av en avisering från arbetsflödet eller en tidsfrist på en uppgift, räknad från datumet i metadata.
Kan ett arbetsflöde radera dokument enligt regler?
Ja. Lagringsregler sätts upp som arbetsflöden som arkiverar eller raderar dokument efter en bestämd tid, och en status kan avisera någon eller begära en granskning först. M‑Files och GDPR visar en raderingsregel räknad från en medarbetares slutdatum.