Reglerade verksamheter
Även i hårt reglerade verksamheter sätts samma kontroller upp för era dokumenttyper och lagringstider.
Säkerhet i M‑Files
Åtkomst som följer dokumentet
På en filserver är åtkomst en mappbehörighet som någon satte för flera år sedan. I M‑Files kan åtkomsten följa det dokumentet är, så att ett HR-dokument får HR-regeln var det än dyker upp. Ändringar och nedladdningar hamnar i händelseloggen, ett revisionsspår ni kan filtrera och exportera, och raderingsregler tar bort det som har gått ut.
I vardagen
Det här håller M‑Files ordning på åt er
- Vem får se vad — Åtkomst ges till en person eller en grupp och följer dokumentets typ och dess kund, projekt eller ärende. Behörigheterna kan utökas eller begränsas allteftersom dokumentet går igenom sitt godkännande.
- Vem ändrade vad: revisionsspåret — Ändringar av dokument och deras metadata, nedladdningar, uppladdningar, raderingar och steg i godkännandet registreras i en händelselogg. Ni kan filtrera och söka i den och exportera det som en revisor ber om.
- Raderat i tid — Sätt en raderingsregel på ett enskilt dokument, en dokumenttyp eller ett metadatavärde, så utför M‑Files den. En avisering eller en lista över kommande raderingar ger er möjlighet att titta först.
- Den gällande versionen — Medarbetarna får den gällande versionen först, och alla tidigare versioner finns kvar.
- Kryptering — I M‑Files Cloud är data krypterade både i lagringen och på vägen över internet. På era egna servrar sätter vi upp krypteringen av filer, databas och anslutning tillsammans med er.
- En inloggning de redan har — Medarbetarna loggar in med det konto de redan har, via Microsoft Entra ID eller er Windows-domän, eller med en M‑Files-inloggning.
Säkerhet
Det som it-ansvariga frågar om först
Det här är M‑Files egna uppgifter och certifieringar. De gäller plattformen; hur ert valv sätts upp är implementeringen, och den delen gör vi tillsammans med er.
Krypterat i lagring och under överföring
I M‑Files Cloud är era data krypterade både i lagringen och på vägen över internet. På era egna servrar sätter vi upp krypteringen av filer, databas och anslutning tillsammans med er.
Nycklar i ert eget Azure Key Vault
M‑Files Cloud kan förvara nycklarna till krypteringen av filerna i ert eget Azure Key Vault, det alternativ ni ska be om när er policy kräver att kunden själv har nycklarna.
Inloggning via Microsoft Entra ID
M‑Files kan logga in användare via Microsoft Entra ID, så att enkel inloggning, flerfaktorsautentisering och avslut av konton följer er uppsättning hos Microsoft.
ISO/IEC 27001-certifierat
M‑Files har en ISO/IEC 27001-certifiering som omfattar M‑Files Cloud, Hubshare och Aino.
Personuppgiftsbiträde med avtal
M‑Files är personuppgiftsbiträde enligt GDPR och erbjuder ett personuppgiftsbiträdesavtal, det avtal som er dataskyddsansvariga kommer att fråga efter.
Era dokument tränar inte Aino
M‑Files uppger att era dokument, metadata och frågor inte används för att träna M‑Files Aino, och Aino använder bara innehåll som den som frågar har behörighet till.
Behörigheter följer metadata
Behörigheter kan följa metadata, så att ett dokument ärver behörigheterna från det projekt eller den kund det hör till, och en status i ett arbetsflöde kan utöka eller begränsa dem.
Styrd visning och vattenmärkning
Styrd visning, utskrift och vattenmärkning finns för de dokument som ska läsas på skärmen och inte skickas vidare.
Revisionsspår
Händelseloggen är ert revisionsspår
Revisorer frågar om två saker: vem som hade åtkomst och vem som gjorde vad. Händelseloggen besvarar det andra, och det här är vad den innehåller.
- Det här registrerar loggen — Varje ändring av ett dokument eller dess metadata, varje nedladdning och uppladdning, varje radering och destruktion och varje statusbyte i ett arbetsflöde, alla med tidpunkt och användare. Loggen kan filtreras och genomsökas, och händelser kan exporteras, så att det en revisor ber om kan lämnas över.
- Varje gång en fil öppnas — Med M‑Files modul för avancerad loggning registrerar loggen också varje gång en fil öppnas, för de dokument där själva läsningen måste kunna dokumenteras.
- Signerade godkännanden — Ett statusbyte i ett arbetsflöde loggas som standard. En elektronisk signatur på ett steg i arbetsflödet använder samma tilläggsmodul, för de godkännanden som ska signeras och inte bara registreras.
Regelverk
Uppsatt för de regler ni ska följa
Kontrollerna är desamma oavsett om ni ska följa GDPR, ISO 9001 eller en tillsynsmyndighets krav. Det vi sätter upp olika är vem som får se varje dokumenttyp och hur länge den sparas.
GDPR
Klassificering, åtkomst efter roll, loggning, export och automatisk radering. På vår GDPR-sida håller vi upp M‑Files mot de tio krav som ställs på ett dokumentsystem enligt GDPR, ett i taget.
M‑Files och GDPRISO 9001
Styrda dokument med godkännandeflöden och versionshantering. VisualQMS lägger till processvisualisering, utbildningshantering, avvikelser, CAPA och revisioner.
VisualQMSFrågor som it och revisorer ställer
Var lagras våra data?
M‑Files körs på era egna servrar, i molnet eller som en hybrid av de två. M‑Files Cloud drivs i Microsoft Azure. Vad som passar era krav reder vi ut tillsammans med er när implementeringen avgränsas.
Kan vi se vem som har ändrat eller laddat ner ett dokument?
Ja. Händelseloggen registrerar ändringar av dokument och deras metadata samt nedladdningar, uppladdningar, raderingar och statusbyten i arbetsflöden. Den kan filtreras, genomsökas och exporteras, och med M‑Files modul för avancerad loggning registrerar den varje gång en fil öppnas. För analys över en lång period kan vi exportera alla händelser till en separat rapportdatabas.
Har M‑Files ett revisionsspår?
Ja: händelseloggen. Den registrerar varje ändring av ett dokument eller dess metadata, varje nedladdning och uppladdning, varje radering och varje statusbyte i ett arbetsflöde med tidpunkt och användare, och den kan filtreras och exporteras. Med M‑Files modul för avancerad loggning registrerar den också varje gång en fil öppnas.
Kan åtkomsten ändras allteftersom ett dokument går genom ett arbetsflöde?
Ja. Ett steg i ett arbetsflöde kan ge fler personer åtkomst eller begränsa den, så att ett dokument kan stanna hos författaren och granskarna tills det är godkänt.
Är ett raderat dokument borta för gott?
Inte direkt. När ett dokument raderas i M‑Files döljs det för användarna, och den slutliga förstöringen är ett eget steg. Raderingsregler sätts upp som arbetsflöden som arkiverar eller raderar efter en bestämd tid, och ett arbetsflöde kan avisera någon eller begära en granskning först.
Kan externa parter se dokument?
Bara det ni delar. M‑Files låter er dela dokument säkert både inom och utanför företaget, och ett extranät på M‑Files är en av de lösningar vi levererar. M‑Files Hubshare, som licensieras separat, ger inbjudna kunder och partner åtkomst till de hubbar de är inbjudna till, och bara dem.
Är M‑Files certifierat?
M‑Files har en ISO/IEC 27001:2022-certifiering från en oberoende tredje part, och den omfattar M‑Files Cloud, M‑Files Hubshare och M‑Files Aino. Certifieringen är M‑Files egen och inte en certifiering av er organisation.
Vilka säkerhetsfunktioner följer med vilken utgåva?
Båda utgåvorna krypterar data i M‑Files Cloud, styr åtkomst efter metadata och har händelseloggen. Enterprise lägger till en utökad händelselogg med fler händelser och export, krypteringsnycklar i ert eget Azure Key Vault, federerad inloggning via Microsoft Entra ID samt styrd visning, utskrift och vattenmärkning. Priser och utgåvor går igenom de två, och vi tar det tillsammans med er.
Är M‑Files personuppgiftsbiträde enligt GDPR?
Ja. M‑Files är personuppgiftsbiträde enligt GDPR och erbjuder ett personuppgiftsbiträdesavtal, och ISO/IEC 27001-certifieringen omfattar M‑Files Cloud samt Hubshare och Aino. Det er organisation gör med systemet, vem som får se personuppgifter och när de raderas, är er del av det. M‑Files och GDPR går igenom det krav för krav.