Rätt revision vid varje maskin

Det här betyder dokumentstyrning

Dokumentstyrning ser till att bara den gällande, godkända revisionen av en ritning, en rutin eller en arbetsinstruktion används, och att varje revision, godkännande och återkallelse går att spåra. M‑Files gör det med en livscykel som varje styrt dokument följer.

• Skriv — Ett nytt dokument, eller en revision av ett befintligt, skrivs som en ny version av samma dokument. Författaren checkar ut det, så att ingen annan skriver över arbetet.
• Granska — Granskarna får granskningen som en uppgift med en tidsfrist, tilldelad med namn eller hämtad från dokumentets metadata, och M‑Files påminner dem innan tidsfristen går ut.
• Godkänn — Godkännandet är en status i arbetsflödet som registreras i händelseloggen med tidpunkt och användare, och det kan få en elektronisk signatur.
• Distribuera — Det är den godkända revisionen som folk öppnar, i vyerna för sin roll, och arbetsflödet kan utöka åtkomsten i samma stund som den godkänns.
• Återkalla — En ersatt eller återkallad revision försvinner från arbetsvyerna och finns kvar i versionshistoriken, och ett arbetsflöde kan arkivera den.
• Bara den gällande revisionen i vyn — Sökningar och vyer visar den gällande revisionen först, och M‑Files kan använda ert eget revisionsschema, till exempel revisionsbokstäver.

En gällande version i produktionen

• Ritningar och specifikationer — En ritning sparas en gång och hittas under sin produkt, sin leverantör och sin revision. Sökningen visar den gällande versionen först, och de tidigare finns i historiken.
• Arbetsinstruktioner och rutiner — Var och en granskas och godkänns längs en fast väg. I VisualQMS öppnar medarbetarna den godkända versionen från den aktivitet de arbetar med och kvitterar att de har läst den.
• Leverantörsdokumentation — Certifikat, avtal och revisionsrapporter sparas under leverantören. Öppna leverantören, så finns allt ni har om den där.
• Kvalitetsdokumentation — Avvikelser, CAPA och revisioner hanteras i VisualQMS och kopplas till den rutin de gäller.
• Säkerhetsdokumentation — Riskbedömningar och andra HSEQ-dokument är öppna för dem som ska se dem och raderas enligt regel där en lagringstid gäller.
• Kopplat till ert affärssystem — Vi integrerar M‑Files med ert affärssystem, så att dokumenten sparas under samma produkter och leverantörer som ni redan använder där.