Redo när revisorn frågar
Oavsett regelverk ställer regelefterlevnad samma krav på dokumenten: en godkänd version, granskade ändringar, åtkomst för dem som behöver den, en logg över vad som har hänt och radering när regeln säger det. Vi sätter upp M‑Files för att klara alla fem, oavsett om det gäller GDPR, ISO 9001 med VisualQMS eller era egna policyer.
Det här kräver regelefterlevnad av era dokument
Dokumenthantering för regelefterlevnad handlar om att ha kontroll på de dokument som en lag eller en standard kräver: en godkänd version, ändringar som granskas och registreras, åtkomst begränsad till dem som behöver den, en logg som visar vad som har hänt och lagring som sparar eller raderar i tid. M‑Files gör det med metadata och arbetsflöden, så att reglerna följer ett dokument in i varje vy.
En godkänd version
Varje ändring blir en ny version, den godkända är den som folk öppnar, och de tidigare ligger bakom den i historiken.
Ändringar som granskas
En ändring går igenom granskning och godkännande som ett arbetsflöde, med uppgifter och tidsfrister, och går vidare när alla godkännare har svarat.
Åtkomst för dem som behöver den
Behörigheterna följer vad ett dokument är och vem det gäller, så att ett dokument kan ärva behörigheterna från sitt projekt eller sin kund.
En logg ni kan exportera
Händelseloggen registrerar ändringar, nedladdningar, raderingar och varje steg i ett arbetsflöde med tidpunkt och användare, och den kan filtreras och exporteras.
Sparat och raderat i tid
Lagringsregler arkiverar eller raderar dokument efter en bestämd tid, räknad från ett datum på dokumentet, med ett besked eller en granskning först.
Granskat innan fristen går ut
Ett granskningsdatum på ett dokument skapar en uppgift innan datumet passeras, så att en rutin kontrolleras i tid.
Från utkast via godkänt till utfasat
Ett styrt dokument är ett dokument vars ändringar följer regler. I M‑Files är reglerna ett arbetsflöde som sätts upp i ett grafiskt verktyg utan programmering, så att stegen motsvarar er rutin.
-
Utkast
Författaren
En ny version skapas, och den godkända gäller fortfarande. Utkastet är öppet för dem som arbetar med det och för ingen annan förrän det är godkänt.
-
Granskning och godkännande
Granskare och godkännare
Var och en får en uppgift med en tidsfrist och en påminnelse innan. Händelseloggen registrerar varje statusbyte med tidpunkt och användare, och ett godkännande kan få en elektronisk signatur.
-
Godkänt och publicerat
Alla med åtkomst
Det är den godkända versionen som öppnas. Ett granskningsdatum på dokumentet skapar en uppgift innan datumet passeras, och M‑Files kan använda ert eget versionsschema, till exempel revisionsbokstäver.
-
Utfasat enligt regler
När ett dokument har ersatts eller dess tid har gått ut arkiverar eller raderar en lagringsregel det efter den tid ni bestämmer, med ett besked eller en granskning först. Vid radering döljs dokumentet först; den slutliga destruktionen är ett separat steg.
Det här kan ni visa en revisor
En revision är en rad frågor om dokument. Här är svaren som M‑Files har redo.
Den version som gällde ett visst datum
Versionshistoriken visar vilken version som gällde vid vilket datum som helst och vad som ändrades mellan versionerna.
Vem som godkände det och när
Varje godkännande är ett steg i ett arbetsflöde som registreras i händelseloggen med tidpunkt och användare, och det kan också få en elektronisk signatur.
Loggen, filtrerad och exporterad
Ändringar, nedladdningar och raderingar för perioden, exporterade som en fil. Med M‑Files modul för avancerad loggning registrerar loggen också varje gång en fil öppnas.
Kravet och det som uppfyller det
I VisualQMS, som körs på M‑Files, är varje krav i en standard kopplat till de dokument, processdiagram och kvalitetsaktiviteter som uppfyller det, så att revisorns fråga besvaras utifrån själva kravet.
Det här håller systemet reda på
- Uppgifter raderas när tiden är ute — En raderingsregel räknar från ett datum, till exempel dagen då en medarbetare slutade, och raderar uppgifterna när perioden är slut. Dessförinnan kan en avisering skickas, eller så visar en lista de raderingar som är på väg.
- Var och en ser det jobbet kräver — HR-dokument kan vara öppna för medarbetaren själv, närmaste chef och HR och stängda för alla andra. Åtkomsten följer vad ett dokument är och vem det gäller, och den kan ändras när arbetet når ett nytt steg.
- En logg över vem som ändrade vad — Varje ändring, nedladdning och uppladdning loggas, liksom raderingar. När en internrevision eller en tillsynsmyndighet frågar filtrerar ni loggen och exporterar den.
- En sökning hittar allt om en person — Dokument om en person är märkta med personen, så en sökning hittar alla när någon begär ut vad ni har om dem. Dokument exporteras i originalformat eller som PDF, övriga uppgifter som Excel.
Inställt efter de regler ni ska följa
Vi sätter upp M‑Files för GDPR och för kvalitetsledning med VisualQMS. Kontrollerna är desamma varje gång. Det som skiljer är vilka dokument de omfattar, hur länge och vem som har åtkomst.
- GDPR — Personuppgifter sorterade efter typ, med raderingsregler, åtkomst och begäran om registerutdrag.
- ISO 9001 med VisualQMS — Styrda dokument, utbildning, revisioner och CAPA, med dokumenten kopplade till kraven i standarden.
- Era egna policyer — Perioder och åtkomst inställda för varje dokumenttyp så att de passar de policyer ni arbetar efter.
M‑Files och GDPR
Enligt GDPR ställs tio krav på dataskydd på system för dokument- och ärendehantering. Se hur M‑Files uppfyller vart och ett.
Läs kravenGDPR och dokumenthantering
En guide till hantering av personuppgifter i ett dokumenthanteringssystem.
Läs guidenSäkerhet och regelefterlevnad i M‑Files
Åtkomstkontroll, kryptering och händelseloggen.
Se säkerhetsfunktionerna