M‑Files inuti Office och Outlook
Ett dokumentsystem hoppas över när folk måste lämna sitt arbete för att använda det. M‑Files sitter i Office-programmen: ni öppnar och sparar därifrån, kunden och versionen skrivs in i dokumentet åt er, och ett e-postmeddelande arkiveras från Outlook med sina bilagor och sina metadata.
Dokumentet fyller i sina egna uppgifter
Det som M‑Files vet om ett dokument kan stå i själva dokumentet: kundens namn i ett brev, projektnumret i ett kalkylblad, versionen på en bild. Det skrivs en gång, i M‑Files, och dokumentet följer med.
- Öppna och spara där ni är — Fliken M‑Files i Word, Excel och PowerPoint öppnar ett dokument från M‑Files och sparar tillbaka det, utcheckat till er medan ni arbetar.
- Uppgifter inskrivna i dokumentet — En uppgift från M‑Files infogas som ett fält i Word, en cell i Excel eller en textruta i PowerPoint och hålls aktuell därifrån.
- Mallar som är ifyllda från början — Ett nytt dokument som skapas från en mall har sina fält ifyllda från det ögonblick det skapas.
Det kan ni göra från varje program
Word, Excel och PowerPoint
Öppna, spara, checka ut och checka in från fliken M‑Files i det program ni sitter i, och ange vilken kund eller vilket projekt ett dokument hör till när ni sparar det. Uppgifter från M‑Files kan föras in i texten, i en cell eller på en bild.
Outlook
Spara ett mejl och dess bilagor från Outlook, så hamnar de hos den kund eller det projekt de hör till. M‑Files kan själv hitta kunden och kontaktpersonen utifrån mejlet.
Samredigering
Flera skriver i samma Word-, Excel- eller PowerPoint-fil samtidigt: i M‑Files Cloud med Microsoft 365 och med tillägget CtrlShare i alla utgåvor av M‑Files, i molnet eller på era egna servrar.
Teams
Visa innehåll från M‑Files i en kanal och sök i M‑Files från Teams med M‑Files app för Teams. Med tillägget CtrlConnect visar en M‑Files-länk i en chatt objektets uppgifter bredvid, och M‑Files kan sökas från meddelandefältet.
Filer i Teams och SharePoint
Medarbetarna jobbar vidare i Teams och SharePoint. Tillägget CtrlSync håller en kopia av varje dokument i M‑Files, registrerad utifrån var filen ligger.
Koppling till SharePoint Online
Med M‑Files koppling till SharePoint Online hittar och hanterar medarbetarna innehållet i SharePoint Online från M‑Files, och inget behöver flyttas.
Microsoft 365 Copilot
Copilot kan arbeta med dokument i M‑Files, och enligt M‑Files ser den bara det användaren får se. Vi sätter upp det som en del av projektet, för användare med en Copilot-licens.
Är M‑Files kopplat till Microsoft Entra ID loggar medarbetarna in med det Microsoft-konto de redan har.
E-post arkiverad med sina metadata
Ett e-postmeddelande och dess bilagor går från Outlook in i M‑Files med ett klick och hamnar under den kund eller det projekt de hör till, där kollegerna hittar dem. M‑Files for Outlook Pro arkiverar åt er: en regel på en Outlook-mapp arkiverar det som hamnar i den, en konversation sparas allteftersom den växer, delade brevlådor omfattas, och ett arkiverat meddelande markeras så att alla ser att det finns i M‑Files. Det fungerar i klassiska Outlook, i nya Outlook och i Outlook på webben.
- Arkiverat med ett klick — Meddelandet, dess bilagor och de metadata som lägger dem under rätt kund.
- Regler som arkiverar åt er — En mappregel i Outlook arkiverar det som hamnar i mappen, och en konversation fortsätter att sparas allteftersom svaren kommer.
- Markerat som sparat — Ett arkiverat meddelande får en markering i Outlook, så ingen arkiverar det två gånger eller undrar om det finns i M‑Files.
Håll ordning även i Teams och SharePoint
Vår utvecklingspartner CtrlDocs gör de här tilläggen för M‑Files. Vi säljer och implementerar dem.
Öppna dokumentet för alla med ett klick
CtrlShare öppnar ett dokument från M‑Files så att flera kan redigera det samtidigt. Ni väljer vem som redigerar och vem som bara läser, även personer utanför företaget. När arbetet är klart kommer dokumentet tillbaka till M‑Files som en ny version med behörigheter och historik intakta.
CtrlShare på ctrldocs.comHitta dokumentet från chatten du sitter i
CtrlConnect lägger till sökning i M‑Files i chatten i Teams, på datorn, på webben och i mobilen. En M‑Files-länk i chatten visar objektets uppgifter bredvid, så att kollegorna ser vad det är innan de öppnar det.
CtrlConnect på ctrldocs.comTeamets dokument finns också i M‑Files
Medarbetarna jobbar vidare i Teams eller SharePoint. CtrlSync håller en kopia av varje dokument i M‑Files, registrerad utifrån mapp och namn, och varje senare ändring sparas som en ny version. Om teamet tas bort finns dokumenten kvar i M‑Files.
CtrlSync på ctrldocs.comStarta ett projekt så är teamet klart
CtrlTeams skapar teamet och kanalen utifrån ett projekt i M‑Files, med de medlemmar, mappar och godkända mallar ni har angett där. Det medarbetarna skriver i teamet synkroniseras tillbaka till M‑Files med metadata.
CtrlTeams på ctrldocs.com