Skanning av pappersdokument
Papper skannas och sparas i valvet som allt annat, så det syns i samma vyer och sökningar.
Lösningar på M‑Files
Börja där trycket är störst
Trycket kommer oftast från ett område: ett avtal som förnyas innan någon tittar på det, eller ett månadsbokslut som sköts via mejl. Varje lösning är M‑Files uppsatt för ett sådant område. Vi anpassar den efter hur ni arbetar och kan börja med en pilot.
Efter behov
Välj det område som ger mest arbete
Dokumenthantering
Varje dokument sparat en gång och hittat efter vad det är, med den gällande versionen först.
Se lösningenAvtalshantering
Varje avtal med sina datum och sin ägare, och en uppgift till ägaren före uppsägningsdatumet.
Se lösningenKvalitetsledning
Ett komplett kvalitetsledningssystem på M‑Files: styrda dokument, utbildning, CAPA, revisioner och risker i ett system, med processkartor att hitta rätt efter.
Se lösningenRegelefterlevnad, GDPR och dataskydd
Godkända versioner, styrda ändringar, åtkomst efter roll och en logg som kan exporteras, uppsatt i M‑Files för GDPR, för ISO 9001 med VisualQMS och för era egna policyer.
Se lösningenProjektdokumentation
Alla projektets dokument samlade under projektet med versioner och godkännanden, och ett team i Microsoft Teams per projekt via CtrlTeams.
Se lösningenHR-dokument
En personalakt per medarbetare, öppen bara för HR och chefen, och raderad enligt en regel från slutdatumet.
Se lösningenCRM på M‑Files
Koppla det CRM ni har, eller driv försäljningen på M‑Files med kunder, affärsmöjligheter och deras dokument i ett valv.
Se lösningenMånadsbokslut
Månadsbokslutet som ett projekt: uppgifterna i ordning, rätt person på varje och arbetspappren sparade bredvid.
Se lösningenLeverantörshantering
Avtal, certifikat och revisionsrapporter samlade under varje leverantör, med en påminnelse innan något går ut.
Se lösningen
I M‑Files
Se tre av lösningarna i bruk
En sökning hittar dokumentet
Dokument sparas efter vad de är, till exempel den kund och det projekt de hör till, och hittas via vyer och sökning. Varje dokument har en enda versionshistorik, och samma valv öppnas på datorn, på webben och i mobilen.
Styrande dokument bredvid processen
VisualQMS är ett kvalitetsledningssystem med visuella affärsprocesser, byggt på M‑Files med processdiagram från Elements.cloud. De styrande dokumenten och processdiagrammen öppnas sida vid sida.
Kunder och pipeline på en skärm
Kunder och affärsmöjligheter finns i M‑Files, och ett arbetsflöde tar varje affärsmöjlighet från lead till avslut. Dashboarden och kundsidan är CtrlPortals från vår utvecklingspartner CtrlDocs.
Finns också
Mindre uppgifter på samma plattform
Ärendehantering
Varje ärende har sin egen plats i M‑Files med dokumenten kopplade till det och stegen hanterade i ett arbetsflöde.
Se diariesystemetIntranät
Godkända dokument publiceras från valvet till medarbetarna. Godkännande och publicering sköts i ett arbetsflöde.
Extranät
Dela utvalda dokument och processer med kunder och andra intressenter.
HSEQ
Dokument om hälsa, säkerhet, miljö och kvalitet med arbetsflöden för granskning och versionshistorik.
Dokument om lön och ekonomi
Löne- och ekonomidokument åtskilda från resten och bara öppna för dem som hanterar dem.
Revisionshantering
Revisioner planeras, genomförs och följs upp till avslutade åtgärder, kopplade till de krav de kontrollerar.
Er egen lösning
Passar ingen av dem är M‑Files en plattform som det är enkelt att bygga en egen lösning på.
Efter bransch
Så hanterar M‑Files dokumenten i er bransch
Tillverkning
En gällande version av varje ritning och rutin, och godkännandet finns framme när auditören ber om det.
Se branschenFinanssektorn
Kundens dokument samlade på ett ställe, öppna bara för dem som arbetar med kunden och raderade när era regler säger det.
Se branschenKonsult- och rådgivningsföretag
Fjolårets offert, redo för den som skriver årets. Dokument under kund och uppdrag och en sökning som läser texten.
Se branschenTeknik och bygg
Vet vilken ritningsrevision som gavs ut, vem som godkände den och när, med projektets mejl sparade bredvid.
Se branschen