Boka en demo
Dataskydd

När någon vill veta vad ni har om dem

En tidigare medarbetare vill att allt ni har om personen raderas. Vi sätter upp M‑Files så att en persons dokument är knutna till personen, lätta att hitta, exportera eller radera. Tio GDPR-krav ställs på ett dokumentsystem, och vi tar dem ett i taget.

Boka en demo GDPR-guide
M-Files-webbklienten med en anställd öppnad till sina HR-dokument bredvid hennes metadatakort med avdelning, befattning och chef
En medarbetares akt i M-Files: hennes uppgifter, dokument och e-post samlade under hennes namn, med metadatakortet bredvid
En person, en plats

Allt om en person, samlat

De tio kraven kokar ner till en vana: varje dokument om en person är knutet till den personen i M‑Files, och varje dokumenttyp bär sina egna regler. Då är en begäran, en revision eller en radering en sökning, inte en jakt genom mappar och inkorgar.

  • En persons uppgifter raderade på begäran — Vi sätter vanligtvis upp M‑Files så att alla dokument om en person är knutna till personen. Då kan allt identifieras, markeras och raderas fullständigt. Är ett valv uppsatt på annat sätt hittar avancerad sökning på namn eller personnummer det.
  • Känsliga dokument får egna regler — Ni bestämmer hur dokument klassificeras, och klassificeringen bestämmer hur de behandlas. Ansökan, medarbetarsamtal och anställningsavtal får var sin åtkomst, till exempel "jag och HR" eller "jag, min chef och HR", så att ett HR-dokument från början har rätt läsare.
  • Bara rätt personer kommer in — Kravet är åtkomstkontroll med roller och rättigheter. I M‑Files sätts åtkomst per person eller grupp, utifrån vad ett dokument handlar om (kund, projekt, ärende) och utifrån dess typ (avtal, medarbetarsamtal, ansökningar). Rättigheterna kan utökas eller begränsas allteftersom ett arbetsflöde når nya steg.
De tio kraven

Tio krav, och hur M‑Files uppfyller vart och ett

Tio krav ställs på ett ärende- och dokumenthanteringssystem enligt GDPR. Nio är inställningar i systemet; det tionde är att hänga med.

Krav Så uppfyller M‑Files det
1. Åtkomstkontroll med roller och rättigheter Åtkomst sätts per person eller grupp, utifrån vad ett dokument handlar om och dess typ, och kan utökas eller begränsas allteftersom ett arbetsflöde går vidare.
2. Åtkomst till personuppgifter loggas Ändringar, nedladdningar, uppladdningar, raderingar och arbetsflödessteg hamnar i händelseloggen, som kan filtreras och exporteras.
3. En persons uppgifter kan raderas på begäran Varje dokument om en person är knutet till den personen, så allt kan hittas, markeras och raderas.
4. Uppgifter lämnas ut i ett användbart format Dokument exporteras i sitt ursprungliga format eller som PDF, och andra uppgifter till Excel.
5. Känsliga dokument får sina egna regler Varje dokumenttyp bär sin egen åtkomst, till exempel den anställda och HR, eller den anställda, chefen och HR.
6. En raderingsregel kan sättas en gång En regel sitter på ett dokument, en dokumenttyp eller en person, räknat från ett datum som slutdatumet.
7. Radering sker automatiskt När tiden är ute raderar M‑Files enligt regeln, med ett meddelande eller en granskning först om ni vill.
8. Krypterat på vägen Kommunikation med M‑Files går över en krypterad anslutning, och i M‑Files Cloud är data krypterad under överföring och i lagring.
9. Krypterat där det lagras Fildata och själva databasen kan krypteras.
10. Att hänga med när reglerna utvecklas Allteftersom de nationella myndigheterna gör reglerna mer konkreta lägger M‑Files och Solution Management till funktionalitet och konfiguration där det behövs.
När någon slutar

Det här händer med en tidigare medarbetares uppgifter

  1. Anställd

    Medarbetaren finns som objekt i M‑Files med ett anställningsdatum, och alla dokument om medarbetaren är knutna till det.

  2. Slutar

    Slutdatumet läggs in på medarbetaren i M‑Files, och raderingsregeln räknar från det datumet.

  3. Avisering före radering

    Om ni vill visar en avisering efter fem månader eller en vy över kommande raderingar vems uppgifter som står på tur.

  4. Raderat automatiskt

    Känsliga uppgifter och dokument om medarbetaren raderas enligt regeln, vanligtvis efter sex månader.

Se en raderingsregel och händelseloggen i arbete

Boka en demo
Begäran om registerutdrag

Svar på en begäran inom månaden

Enligt GDPR ska en begäran om registerutdrag normalt besvaras inom en månad, och tiden kan förlängas med ytterligare två månader i komplicerade fall. M‑Files sätts upp så att allt om en person kan hittas, kontrolleras och lämnas ut inom den tiden.

Allt om en person

En person är ett objekt i M‑Files, och alla dokument om personen är kopplade till det: ansökan, avtalet, anteckningarna från medarbetarsamtal, e-posten. När ni öppnar personen ser ni dem alla. Är ett valv uppsatt på ett annat sätt hittar den avancerade sökningen dem på namnet.

Bara rätt personer hanterar det

Behörigheterna följer dokumentets metadata, så att en personalakt behåller sin HR-regel i alla vyer, och den som hanterar begäran ser det som rollen tillåter och inget mer.

Utlämnat i ett användbart format

Dokument exporteras i originalformat eller som PDF, och övriga uppgifter om personen exporteras till Excel, så att svaret skickas som filer som personen kan öppna.

Hanteringen är dokumenterad

Händelseloggen registrerar nedladdningar, ändringar och eventuella raderingar som följer, med tidpunkt och användare, så att ni kan visa vad som gjordes med begäran och när.

Need to know

Var och en ser det rollen kräver

En bra utgångspunkt i GDPR-arbetet är need to know: var och en ser de dokument rollen kräver, och resten hålls utom synhåll. Det är svårt att genomföra på en traditionell F-enhet. I M‑Files är det enkelt, eftersom behörigheter sätts på samma fält som beskriver dokumentet.

  • M‑Files som personuppgiftsbiträde — M‑Files är personuppgiftsbiträde enligt GDPR och erbjuder ett personuppgiftsbiträdesavtal.
  • ISO/IEC 27001-certifierat — M‑Files ISO/IEC 27001:2022-certifiering omfattar M‑Files Cloud, Hubshare och Aino.
Lösning för regelefterlevnad Säkerhet i M‑Files
Samma medarbetarakt sedd två gånger i M-Files: HR ser hennes dokument och e-post, en kollega på sälj ser bara anställningsintyget
Nästa steg

Se hur M‑Files hanterar en begäran om radering

Boka en personlig demo av åtkomstkontroll, händelselogg och raderingsregler i M‑Files, eller skriv till oss med er fråga. Vi svarar samma arbetsdag.

Boka en demo Kontakta oss

Frågor om M‑Files och GDPR

Uppfyller M‑Files GDPR?
På leverantörens sida har M‑Files en ISO/IEC 27001-certifiering som omfattar M‑Files Cloud, Hubshare och Aino, och M‑Files är personuppgiftsbiträde enligt GDPR med ett personuppgiftsbiträdesavtal. Ett system gör dock inte att ni följer GDPR. M‑Files ger er kontroll över vem som har åtkomst, vad som loggas, hur uppgifter lämnas ut och när de raderas, och vi sätter upp det tillsammans med er. Hur det används, och resten av ert GDPR-arbete, är fortfarande er organisations ansvar.
Vad är de tio kraven?
En checklista över vad ett ärende- eller dokumenthanteringssystem måste klara enligt GDPR: åtkomstkontroll med roller, loggning av åtkomst, radering av en persons uppgifter på begäran, utlämning i ett användbart format, klassificering av känsliga dokument, en raderingsregel, automatisk radering, kryptering under överföring, kryptering i lagring och att hänga med när reglerna utvecklas. Själva GDPR ersatte det gamla dataskyddsdirektivet i maj 2018 och ger EU-medborgare kontroll över sina personuppgifter, med böter på upp till 20 miljoner euro eller 4 procent av den globala årsomsättningen.
Hur snabbt måste vi besvara en begäran om registerutdrag?
Enligt GDPR normalt inom en månad från mottagandet, och tiden kan förlängas med ytterligare två månader i komplicerade fall. Månaden räcker längre när alla dokument om personen är kopplade till personen i M‑Files och kan exporteras i originalformat, som PDF eller till Excel. GDPR och dokumenthantering har ett avsnitt om begäran om registerutdrag.
Hur loggar användarna in?
Med det konto de redan har: via Microsoft Entra ID eller en annan identitetsleverantör, via er Windows-domän eller med ett eget M‑Files-konto.
Visar loggen varje gång en fil öppnas?
Händelseloggen registrerar ändringar, nedladdningar, uppladdningar, raderingar och steg i arbetsflöden med tidpunkt och användare. Loggning av varje gång en fil öppnas läggs till med M‑Files modul för avancerad loggning, och för långsiktig analys kan vi exportera alla händelser till en separat rapportdatabas.
Är raderade uppgifter borta för gott?
När något raderas i M‑Files döljs det först för användarna, och den slutliga förstöringen är ett separat steg. Raderingsregler sätts upp som arbetsflöden som arkiverar eller raderar efter en bestämd tid, och ett arbetsflöde kan avisera någon eller begära en granskning innan något raderas.
Är data krypterade?
Ja. I M‑Files Cloud är data krypterade i lagringen och under överföringen. På era egna servrar sätter vi upp krypteringen av filer, databas och anslutning tillsammans med er.
Hur fritt kan data klassificeras?
Fält skapas efter behov, och ett fält kan ha egna fält, så att en kund kan ha adress, postnummer och ort. Ni bestämmer också exakt vilka dokumenttyper som finns, och varje typ kan ha egna behörigheter och en egen raderingsregel.