Läs innan ni väljer system
Det ska bli ordning på företagets dokument, och uppgiften har hamnat hos er. De fyra guiderna förklarar alternativen utan fackspråk, så att ni vet vad ni ska fråga om innan ni pratar med en leverantör, oss inräknade.
De fyra guiderna
Vad är ett dokumenthanteringssystem?
Vad ett DMS klarar som en filserver inte klarar, och vad det kostar i praktiken. Sist sju frågor att ställa till varje leverantör.
Se de sju frågornaDärför har M‑Files inga mappar
M‑Files arkiverar varje dokument efter vad det är. Guiden följer ett leverantörsavtal och en kvalitetsrutin genom arkivering, sökning, åtkomst och radering.
Se vad det ändrarM‑Files vs. SharePoint
Vilka dokument klarar sig bra i SharePoint, och vilka behöver regler som följer dokumentet var det än ligger. Ofta är det kloka svaret båda.
Läs jämförelsenVad GDPR kräver av ett dokumentsystem
Någon ber om en kopia av sina uppgifter, eller en lagringstid löper ut. Fem saker systemet då måste klara, ställda mot de tio krav som ställs på ett dokumentsystem.
Se de fem inställningarna
Välj guiden för din fråga
Om dokumenthantering är nytt för dig, börja med vad ett dokumenthanteringssystem är: den säger vad varje system gör och vad licenspriset inte täcker. Om SharePoint redan finns i huset, gå direkt till jämförelsen; den säger vilka dokument som mår bra där de är och vilka som behöver regler som följer dokumentet. GDPR-guiden är för den som ska besvara en begäran nästa månad. Varje guide står för sig själv och slutar med de frågor man bör ställa till varje leverantör, oss inräknade.
- Vanliga ord — Ett begrepp förklaras innan det används, och ingen guide förutsätter att du har sett ett dokumentsystem förut.
- Det M‑Files gör kommer från dess egen dokumentation — Där något beror på utgåvan eller uppsättningen säger guiden det i stället för att runda uppåt.
- Frågorna gäller oss också — Ta med dem till en demo. De som svarar är de som implementerar M‑Files.
Gå på djupet med en del av M‑Files
Automatisering av kunskapsarbete
Hitta information med M‑Files Aino, skapa och samarbeta kring dokument, och automatisera arbetsflöden.
Se hur det fungerarAI med M‑Files Aino
Ställ en fråga till ett dokument och få ett svar med källor, inom dina egna behörigheter.
Se hur det fungerarMetadata i stället för mappar
Ett dokument, arkiverat en gång, synligt under varje kund, projekt och process det hör till.
Se hur det fungerarIntelligent Metadata Layer
Nätverksmappar och SharePoint Online bredvid valvet, hittade utifrån vad dokumenten är.
Se hur det fungerarAutomatiserade arbetsflöden
Granskning, godkännande och radering som arbetsflöden som aviserar nästa person, skapar uppdraget och registrerar vem som gjorde vad.
Se hur det fungerarIntegration med Microsoft 365
Öppna och spara från Word, Excel och PowerPoint, och få uppgifter från M‑Files inskrivna i dokumentet. Outlook, Teams och SharePoint ingår också.
Se hur det fungerarSäkerhet och regelefterlevnad
Åtkomst som följer dokumentet, en händelselogg, raderingsregler och kryptering.
Se hur det fungerarM‑Files och GDPR
De tio dataskyddskraven på ett dokumentsystem, och hur M‑Files hanterar vart och ett.
Se hur det fungerar