Book en demo
Dokumenthåndteringssystem på M‑Files

Find den gældende version i første forsøg

Dokumenterne ligger på et fildrev, i SharePoint og i medarbejdernes indbakker, og den, der vidste, hvilken version der gælder, er stoppet. M‑Files er et dokumenthåndteringssystem, der gemmer hvert dokument én gang, arkiveret efter hvad det er, med den gældende version forrest og de tidligere bag den.

Book en demo Gratis 30-dages prøveperiode
Tre skærmbilleder fra M-Files: en liste over udgivne procedurer og politikker med næste gennemgangsdato og godkender, versionshistorikken for én procedure, og dokumentets metadatakort med godkender og datoer
Det grundlæggende

Det gør et dokumenthåndteringssystem

Et dokumenthåndteringssystem, eller DMS, samler dokumenterne ét sted, registrerer, hvad hvert enkelt er, og styrer, hvem der må åbne det, hvilken version der gælder, og hvornår det godkendes, arkiveres eller slettes. M‑Files gør det med metadata i stedet for mapper, så de samme regler følger et dokument, uanset hvor det vises.

Arkiveret efter, hvad det er

Hvert dokument har sin kunde, sit projekt, sin type og sine datoer. Det er sådan, det bliver fundet, hvem der må åbne det, og hvilke regler der gælder for det.

Papir, e-mails og Office-filer

Dokumenter gemmes fra Word, Excel og PowerPoint, e-mails arkiveres fra Outlook, og scannede sider bliver til søgbare PDF'er med M‑Files OCR.

Versioner og check-ud

Hver ændring bliver en ny version, og de tidligere er stadig til rådighed. Check-ud forhindrer, at to personer overskriver hinandens arbejde.

Gennemgang og godkendelse

Workflows sender et dokument videre til de rette personer, minder dem om fristen og kan ændre, hvem der har adgang, i det øjeblik det godkendes.

Adgang, der følger dokumentet

Rettigheder sættes for en type dokument og gælder i alle visninger. En projektplan kan arve rettighederne fra sit projekt.

Opbevaret, logget og slettet til tiden

Opbevaringsregler arkiverer eller sletter dokumenter efter en fastsat periode, og hændelsesloggen registrerer ændringer, downloads og sletninger med tidspunkt og bruger.

I hverdagen

Det ændrer sig for dem, der bruger det

  • Søg, og få den gældende version — Søg på kunde, projekt, type eller et hvilket som helst ord i teksten. Det, der kommer frem, er den gældende version. De tidligere ligger bag den i versionshistorikken, hvor en mappe ville have lagt dem side om side.
  • Ét dokument alle de steder, det hører til — Et dokument gemmes én gang og vises under hver kunde, hvert projekt og hver proces, det hører til. Alle ser den nyeste version, og check-ud forhindrer, at to personer overskriver hinandens ændringer.
  • Godkendelser, der går videre af sig selv — Gennemgang og godkendelse kører som et workflow. Den næste får besked, når det er deres tur, og loggen registrerer, hvem der ændrede dokumentet, og hvornår.
  • Fortroligt forbliver fortroligt — Adgangen følger af, hvad dokumentet er, så en fortrolig kontrakt forbliver fortrolig i alle visninger. Loggen viser hver ændring og hver download.
M-Files-webklienten med en kunde åbnet til sine dokumenter og e-mails ved siden af metadatakortet for kundens rammeaftale, med klasse, kunde, kontaktperson, datoer og workflowbåndet på Approved
Visninger og søgning

Alle finder deres egen vej ind

Nogle vil have en færdig visning på deres startskærm, andre bygger deres egne, og nogle søger kun. M‑Files understøtter alle tre, og fordi alt er koblet sammen, viser det, I åbner, også det, der hører til.

  • Færdige visninger — Virtuelle mapper, der fylder sig selv, sat op for hele virksomheden, en gruppe eller én person.
  • Søg på ord eller på oplysninger — Fritekst og metadata i én søgning, med de mest relevante resultater først.
  • Pc, web og mobil — Desktopklienten til Windows, webportalen og mobilappen åbner den samme vault.
  • Også mails og netværksmapper — Mails arkiveres fra Outlook. Med connectors vises indhold fra netværksmapper og SharePoint Online i M‑Files uden at blive flyttet.
Sådan virker metadata
To skærmbilleder fra M-Files: en registreret hændelse foldet ud til den korrigerende handling, den ændringsanmodning, det procesdiagram og det dokument, der er koblet til den, og listen over virksomhedens fælles visninger
En registreret hændelse foldet ud til alt, der er koblet til den, og de visninger, hele virksomheden deler.
Integrationer

Virker der, hvor dokumenterne bliver til

M‑Files ligger inde i de programmer, folk allerede bruger, så arkivering er en del af at gemme, og de systemer, der kender jeres kunder og leverandører, bevarer ansvaret for de lister.

Word, Excel og PowerPoint

Åbn, redigér og gem dokumenter fra Office, og udfyld metadata, mens I gemmer. Oplysninger fra M‑Files, som kundens navn, kan indsættes i selve dokumentet.

Outlook

E-mails arkiveres fra Outlook med deres metadata, og M‑Files kan hente kunden eller kontaktpersonen fra mailen.

Teams

Åbn indhold fra M‑Files, og søg i vaulten fra Teams.

SharePoint og netværksdrev

Connectorer viser indhold fra SharePoint Online og netværksdrev inde i M‑Files uden at flytte det, så en migrering kan vente.

CRM og ERP

Lister som kunder, leverandører og medarbejdere holdes synkroniseret med jeres forretningssystem, så et dokument arkiveres under den samme kunde, som jeres ERP kender.

Elektronisk signatur

Med integrationen til DocuSign eller Adobe Acrobat Sign og jeres eget abonnement på tjenesten kommer underskrevne dokumenter automatisk tilbage til M‑Files.

Prøv M‑Files med kollegerne i 30 dage

Bed om en gratis prøveperiode
Sammenlignet

Fem ting, I kan prøve på jeres fildrev

M‑FilesFildrev
Finde den gældende version af en kontrakt ud fra kundenavn Delvist
Vide, hvem der godkendte den, og hvornår
Se den under både kunden og projektet på én gang
Begrænse adgangen til jura og kundeansvarlig automatisk Delvist
Få en påmindelse, før den udløber
Vejen dertil

Fra fildrev til M‑Files

Vi afgrænser og leverer komplette M‑Files-implementeringer, og vi kan hurtigt komme i gang med en pilot på én dokumenttype. Hvor lang tid det tager, afhænger af, hvor mange dokumenttyper og integrationer der er med.

  1. Afgrænsning

    Sammen

    Vi gennemgår de dokumenter, der giver besvær i dag, og aftaler, hvilke typer der kommer ind først, hvem der skal bruge dem, og hvilke regler der gælder for dem.

  2. Definition og opsætning

    Vores konsulenter

    Metadata, objekter og workflows defineres sammen med jer, og strukturen sættes op. Hvor I har brug for det, integreres M‑Files med jeres CRM eller ERP.

  3. Dokumenterne kommer ind

    Sammen

    Eksisterende dokumenter kan blive, hvor de er, og vises via connectorer, eller de kan flyttes ind. Med M‑Files Metadata Agent kan eksisterende dokumenter få metadata i stor stil.

  4. I drift, og I står ikke alene

    Efter idriftsættelsen har I hurtig adgang til specialistviden, en aftalt SLA samt teknisk rådgivning og support.

I praksis

Den samme vault, sat op til hver opgave

Kontrakter, leverandørcertifikater, personalemapper og projektdokumenter ligger i den samme vault. Hver færdig løsning lægger de objekter, visninger og workflows til, som én af dem kræver, og hver brancheside viser, hvordan de spiller sammen.

Kontrakter

Et register med ejere og opsigelsesfrister og en påmindelse før fornyelsen.

Læs mere 

Leverandører

Certifikater og aftaler under hver leverandør, med en liste over det, der udløber først.

Læs mere 

HR

Én personalemappe pr. medarbejder, adgang efter rolle og sletning efter reglerne, når medarbejderen er stoppet.

Læs mere 

Projekter

Ét eksemplar pr. projekt, godkendte versioner og et Teams-team ud fra en skabelon.

Læs mere 

Kvalitet

Styrede dokumenter, træning, audits og CAPA i VisualQMS, der kører på M‑Files.

Læs mere 

Produktion

Tegninger, arbejdsinstruktioner og kvalitetsdokumentation, altid i den gældende revision.

Læs mere 

Ingeniør og byggeri

Tegningsrevisioner med deres formål og korrespondancen arkiveret sammen med dem.

Læs mere 

Finanssektoren

Den komplette kundesag, adgang efter rolle og sletning, når reglen siger det.

Læs mere 

Rådgivningsvirksomheder

Find det tilbud, I skrev sidste år, og brug det igen til den næste opgave.

Læs mere 
Forsiden med visninger i en M-Files-vault: de fælles visninger fra styrende dokumenter og opgaver til ændringsanmodninger og registrerede hændelser, og de øvrige visninger nedenunder
Udgaver og pris

Hvad det koster

M‑Files offentliggør en pris pr. bruger for én udgave. Resten af tilbuddet handler om jeres opsætning, og vi gør det op del for del.

  • To udgaver — M‑Files sælges som Essentials og Enterprise. Begge omfatter metadatabaseret dokumenthåndtering, M‑Files Aino, integrationen med Microsoft 365 og workflows. Essentials har en offentliggjort pris pr. bruger på m-files.com og faktureres normalt årligt; Enterprise prissættes efter tilbud.
  • Det lægger Enterprise oveni — Mere AI-kapacitet, en udvidet hændelseslog, krypteringsnøgler i jeres egen Azure Key Vault, fødereret login samt styret visning med vandmærkning. Hubshare, til deling med inviterede kunder og partnere, licenseres separat.
  • Licenstyper — Ud over licenser til navngivne brugere har M‑Files licenser til samtidige brugere og licenser med kun læseadgang, så licensen kan følge, hvordan den enkelte bruger systemet.
  • Et tilbuds fire dele — Licenser, implementering, oplæring og support efter idriftsættelsen. Vi gør dem op hver for sig, så I kan se, hvad hver del dækker, og begynde med en pilot, hvis I foretrækker det.
Næste skridt

Vis os de dokumenter, der driller

Fortæl os, hvilke dokumenter folk ikke kan finde eller ikke stoler på i dag. I en demo viser vi, hvordan de ville blive arkiveret og fundet i M‑Files, og vi kan starte med en pilot. Vi svarer samme arbejdsdag.

Book en demo Priser og udgaver
Spørgsmål

Spørgsmål om at flytte til M‑Files

Hvad er et dokumenthåndteringssystem?
Software, der samler dokumenterne ét sted, registrerer, hvad hvert enkelt er, og styrer versioner, adgang, godkendelser og sletning. Et fællesdrev gemmer filer; et dokumenthåndteringssystem ved også, hvad hver fil er, og anvender de regler, der følger af det. Det skal I se efter i et DMS går mere i dybden.
Skal vi flytte det hele ind på én gang?
Nej. Med connectorer viser M‑Files indhold fra netværksdrev og SharePoint Online side om side med dokumenterne i vaulten uden at flytte det, så resten kan følge efter én dokumenttype ad gangen.
Hvordan kommer mails ind i M‑Files?
De arkiveres fra Outlook med metadata, og M‑Files kan hente kunden eller kontaktpersonen fra mailen. Det virker i klassisk Outlook, i det nye Outlook og i Outlook på nettet. M‑Files i Microsoft 365 gennemgår Outlook, Office og Teams.
Hvordan bestemmes adgangen til et dokument?
Rettighederne følger dokumentets klasse og metadata, så de sættes for en type dokument og gælder i alle visninger. En projektplan kan fx arve rettighederne fra sit projekt.
Hvad registrerer loggen?
Hændelsesloggen i M‑Files viser hver ændring, download og upload og hvert trin i et workflow med tidspunkt og bruger. Den kan filtreres og eksporteres, og med M‑Files' modul til avanceret logning registrerer den også, hver gang en fil åbnes.
Hvordan sættes godkendelser og påmindelser op?
Som workflows. Hvert trin kan give den næste besked, oprette en opgave og ændre, hvem der har adgang. En påmindelse, før en kontrakt udløber, sættes op på samme måde med en notifikation fra workflowet eller en opgave med en frist.
Kører det i skyen eller på vores egne servere?
Begge dele, eller en kombination. M‑Files Cloud kører på Microsoft Azure, og dér er jeres data krypteret både i lageret og på vej over internettet.
Hvad indgår i en implementering?
Vi afgrænser og leverer komplette M‑Files-implementeringer. Metadata, objekter og workflows defineres sammen med jer, strukturen sættes op, og M‑Files integreres med jeres CRM eller ERP, hvor I har brug for det. Vi kan hurtigt komme i gang med en pilot på jeres egen opgave. Under vores ydelser kan I se alle områderne.
Hvordan adskiller M‑Files sig fra SharePoint?
SharePoint organiserer dokumenter i websteder og biblioteker, med metadatakolonner ved siden af mapperne, og rettigheder nedarves fra webstedet, biblioteket eller mappen, medmindre de ændres for det enkelte element. M‑Files arkiverer et dokument efter dets metadata, så det vises under hver kunde og hvert projekt, det hører til, og rettighederne følger det, dokumentet er. Mange virksomheder bruger begge dele. M‑Files vs. SharePoint gennemgår forskellene, og hvornår det giver mening at beholde begge.
Kan vi scanne papirdokumenter?
Ja. M‑Files OCR gør scannede sider til søgbare PDF'er, så en scannet aftale kan findes på ordene i den.
Kan dokumenter underskrives elektronisk?
Med integrationen til DocuSign eller Adobe Acrobat Sign og jeres eget abonnement på tjenesten kommer underskrevne dokumenter automatisk tilbage til M‑Files. Godkendelser internt i virksomheden er trin i et workflow, som registreres i hændelsesloggen, og en godkendelse kan få en elektronisk signatur med M‑Files' modul til elektroniske signaturer.
Kan M‑Files udfylde metadata for os?
Ja, på tre måder. Dokumentskabeloner udfylder oplysninger som kundens navn, når et dokument oprettes ud fra dem, et workflow kan ændre metadata, efterhånden som dokumentet bevæger sig videre, og med M‑Files Metadata Agent foreslår M‑Files metadata, når dokumenter lægges ind, i de felter, jeres administratorer vælger.
Hvor sikkert er M‑Files Cloud?
M‑Files har en ISO/IEC 27001-certificering, der dækker M‑Files Cloud, Hubshare og Aino. M‑Files er databehandler under GDPR og tilbyder en databehandleraftale, og nøglerne til krypteringen af filerne kan opbevares i jeres egen Azure Key Vault. Sikkerhed, rettigheder og hændelseslog går i detaljer.