På den här sidan
- Programvara som vet vad varje fil är
- Därför blir det rörigt på filservern
- Fem saker varje DMS gör
- Papper behöver också en väg in
- Det fungerar där dokumenten skapas
- DMS, ECM och records management
- Moln eller egna servrar
- Vad det kostar i praktiken
- Sju frågor att ställa innan ni köper
- Systemet vi implementerar är M‑Files
- Det här frågar folk om ett DMS
Programvara som vet vad varje fil är#
Ett dokumenthanteringssystem lagrar dokument tillsammans med information om dem, styr vem som får se och ändra dem, sparar varje version och driver dem genom godkännanden. En filserver lagrar filer. Ett DMS lagrar filer och vet vad de är.
Det är den andra halvan som betalar sig. När systemet vet att en fil är ett avtal, att den hör till en viss kund och ett visst projekt, och att den löper ut i år, kan det hitta den, skydda den och påminna om den. Därför reder ett DMS ut det som aldrig blir löst på en filserver: tre versioner av samma rutin, ett avtal ingen hittar, ett godkännande som ligger i en mejltråd, och personuppgifter som borde ha raderats för två år sedan.
Därför blir det rörigt på filservern#
På en filserver är det mappen som skapar röran, hur noggranna folk än är. En mapp kan bara innehålla ett dokument på exakt ett ställe, så leverantörsavtalet hamnar under leverantören eller under projektet, och någon gör en kopia till det andra stället. Sökningen räddar er inte: den går på filnamnet och på vad den som sparade filen råkade tänka på. Behörigheterna sattes per mapp, för flera år sedan, av någon som sedan dess har slutat. Vilken version som gäller, och vem som godkände den, är en gissning.
Den rimliga invändningen är att ni redan har SharePoint. SharePoint förbättrar det med bibliotek, versioner och metadatakolumner, och för många team räcker det. Skillnaden som återstår är var reglerna kommer ifrån: i SharePoint sätter människor åtkomst och andra regler på webbplatser, bibliotek, mappar eller objekt, i stället för att reglerna följer av den information som lagras tillsammans med dokumentet. Guiden M‑Files vs. SharePoint går igenom skillnaderna.
Vad ni än jämför är det samma fem saker som gör jobbet under ytan.
Fem saker varje DMS gör
1. Det vet vad varje dokument är
Varje dokument bär med sig några fakta som fält: typ, kund, projekt, ägare och slutdatum. Det är dokumentets metadata. Allt annat i systemet läser de fälten, och därför måste de gå snabbt att fylla i.
2. Ni hittar det utifrån det ni minns
Sök i hela texten, eller filtrera på fälten. En vy är en sparad sökning, till exempel aktiva avtal för mina kunder som löper ut i år. Olika team ser samma dokument genom var sin vy, och dokumenten ligger kvar där de är.
3. Det finns en gällande version
Varje sparning blir en version, och historiken visar vem som ändrade vad. Utcheckning hindrar två personer från att skriva över varandra. Ska flera skriva samtidigt stöder systemet samredigering.
4. Godkännanden lämnar spår
Granskning, godkännande, publicering och radering körs som ett arbetsflöde: en fast följd av steg med en avisering och en uppgift till rätt person i varje steg. Det är hit godkännandet från mejltråden hör, och noteringen av varje steg är ert revisionsspår.
5. Rätt personer ser det
Regler avgör vem som får se, redigera eller radera ett dokument. Helst följer de fälten, så att ett konfidentiellt dokument förblir konfidentiellt var det än dyker upp. En logg noterar vad som hänt med varje dokument, för GDPR, ISO-revisioner och era egna revisorer.
Papper behöver också en väg in#
Alla dokument kommer inte som filer. Signerade avtal, följesedlar, certifikat och gamla personalakter dyker upp på papper, och ett DMS behöver ett sätt att fånga in dem. En skanner ger er en bild av sidan; textigenkänning (OCR) läser orden på den, så att en skanning kan sökas som vilket annat dokument som helst och arkiveras efter vad den är. I M‑Files gör M‑Files OCR skannade sidor till sökbara PDF-filer.
Det fungerar där dokumenten skapas#
De flesta dokument börjar i Word eller i ett e-postmeddelande, så ett DMS som lever i ett eget fönster hoppas över en stressig dag. M‑Files fungerar tillsammans med Outlook, Teams, Word, Excel och PowerPoint. Ni arkiverar ett e-postmeddelande från Outlook med dess metadata, och M‑Files kan hämta kunden eller kontaktpersonen från meddelandet. Ni öppnar, redigerar och sparar dokument inifrån Office-programmen och fyller i metadata när ni sparar, och ni kan söka i M‑Files från Teams. Flera kan skriva i samma dokument samtidigt, i M‑Files Cloud med Microsoft 365 eller med tillägget CtrlShare i alla utgåvor av M‑Files. Det ni redan har behöver inte flyttas först: kopplingen till SharePoint Online låter er hitta och hantera innehåll i SharePoint Online från M‑Files, och andra kopplingar visar nätverksmappar och andra arkiv vid sidan av valvet. Microsoft 365 Copilot kan arbeta med dokument i M‑Files och respekterar M‑Files behörigheter, via lagring i Microsoft 365 eller M‑Files koppling till Copilot, för användare med en Copilot-licens. Sidan om Microsoft 365 går igenom var och en av dem.
DMS, ECM och records management#
Tre beteckningar används för saker som överlappar varandra. Ett dokumenthanteringssystem hanterar dokument: filer med ett liv av utkast, godkännanden, versioner och till sist radering. Enterprise content management (ECM) är den bredare termen för allt en organisations innehåll, dokumenten inräknade, och processerna runt det. Records management, eller arkivhantering, är den del som handlar om att bevara och gallra: vilka dokument som ska sparas, hur länge och hur de förstörs när tiden har gått ut. Leverantörerna använder de tre beteckningarna löst, så fråga vad en produkt gör snarare än vad den kallas.
Moln eller egna servrar#
Var ett DMS körs är en av de praktiska saker som skiljer systemen åt, eftersom kärnfunktionerna ser ungefär likadana ut vilket system ni än tittar på. De flesta erbjuds både i molnet och på egna servrar. Moln betyder att leverantören sköter servrar, uppdateringar och säkerhetskopior. På egna servrar (on-premises) gör er egen it-avdelning det. Vissa reglerade organisationer behöver det senare. För alla andra innebär molnet oftast mindre att driva själva.
Vad det kostar i praktiken#
Licenspriset i sig säger mycket lite om vad ett DMS kommer att kosta er. Ett DMS kostar i tre delar: licenserna, implementeringen (uppsättning av systemet för era dokumenttyper, flytt av befintliga filer, utbildning) och support efter driftsättningen. Bara licenserna kommer från en prislista. Implementering och support beror på era dokument och era processer, så var skeptisk mot ett totalpris som ges innan någon har tittat på dem.
Sju frågor att ställa innan ni köper#
En demo visar vad ett system kan. De här frågorna handlar om hur det gör det, och det är den delen ni ska leva med efteråt. De två första betyder mest.
- Kan ett dokument ligga under kunden och projektet utan en kopia?
- Hur sätts åtkomsten: mapp för mapp, eller utifrån dokumentets egna fält?
- Fungerar det inne i Outlook, Teams och Word, eller är det ett separat program som folk måste öppna?
- Vad registrerar loggen, och kan vi exportera den?
- Hur hanteras lagring och radering av personuppgifter?
- Vad händer med vår befintliga filserver: ingår migrering i offerten?
- Kan vi prova det innan vi skriver på?
Ställ dem till alla system ni tittar på, även vårt eget.
Systemet vi implementerar är M‑Files
Vi är auktoriserad M‑Files-återförsäljare och återförsäljare av Elements.cloud. M‑Files arkiverar varje dokument efter vad det är, utan någon mappstruktur under, och det är så det besvarar de två första av de sju frågorna. Guiden Varför M‑Files visar vad det förändrar, och den gratis 30-dagars testperioden besvarar den sista.
