Ta en rundtur
En introduktion till M‑Files skrivbordsklient och hur skärmen är uppbyggd.
Dokumenthantering med M‑Files
Sök en gång och få den version som gäller
Samma rutin hamnar i flera versioner i olika mappar, och ingen vet vilken man kan lita på. M‑Files är en plattform för dokumenthantering från företaget M‑Files och körs i molnet, på era egna servrar eller som hybrid. Varje dokument arkiveras efter vad det är, och den gällande versionen kommer först.
I korthet
Små företag och globala kedjor använder samma system
Passar alla storlekar
M‑Files kunder spänner från små, lokala företag till globala franchisekedjor, och ni kan bygga ut när behoven växer.
Säkert och enhetligt
Lagringen är krypterad, och åtkomsten följer vad dokumentet handlar om. Alla arbetar på samma sätt varje gång, och det ger färre fel.
Snabbt igång
Vi är auktoriserad M‑Files-återförsäljare och arbetar i hela Norden. Vi implementerar M‑Files utifrån era dokumenttyper och de människor som använder dem, och vi kan snabbt komma igång med en pilot på er egen uppgift.
Det får ni
Ett system för dokument och mer
- Alla era data från ett system — Ett dokument arkiveras efter vad det är, i de dokumenttyper ni själva definierar, och det som hör ihop hittas tillsammans. Nya dokument utgår från den godkända mallen.
- Säkert på egna servrar eller i molnet — Kör M‑Files i molnet eller på era egna servrar, med krypterad lagring och en åtkomst som följer det varje dokument handlar om. Arbetsflöden bär processen, så att alla hanterar ett dokument på samma sätt.
- Hitta det från dator, webb eller mobil — Sök i det ett dokument säger och i vad det är, från datorn, webben eller mobilen, och öppna det i Word, Excel eller PowerPoint som vanligt.
Guidad videorundtur
Se de dagliga uppgifterna bli gjorda
Korta genomgångar, en uppgift i taget. Vill ni hellre se det tillsammans med någon av oss, boka en demo.
Erkänd programvara
Erkänt av Gartner, Nucleus Research och Forrester
The Total Economic Impact™ of M‑Files
En studie från Forrester, beställd av M‑Files.
Gartner Peer Insights Strong Performer 2024
M‑Files, i kategorin Content Services Platforms.
Nucleus Research Value Matrix 2023
M‑Files utsedd till Leader inom Content Services and Collaboration.
Fler korta videor
En uppgift per video
Spara dokument
Så sparas dokument och annan data i M‑Files.
Sök och filtrera
Avancerad sökning, där en sökning snävas in med filter.
Använd vyer
Vyer är virtuella mappar som samlar dokument efter vad de är, per team eller per person.
Börja från en mall
Så skapas ett nytt dokument utifrån en av era mallar.
Tilldela en uppgift
Så får en kollega en uppgift, och så markeras den som utförd.
Videon hämtas från YouTube när du trycker på spela.
En närmare titt
Varje version samlad på ett ställe
Samma dokument hamnar i flera versioner i olika mappar, och då är kopiorna på medarbetarnas egna datorer inte ens medräknade. Med M‑Files hittar ni rätt version först, med hela historiken bakom sig, och ett dokument sparas en gång, så dubbletterna upphör.
- Förklaringarna finns i dokumenten — Affärssystemen har siffrorna. Avtalet, rutinen och rapporten som förklarar dem är dokument, och dem håller M‑Files ordning på, arkiverade efter vad de är.
- Dokument når dem som behöver dem — Ni bestämmer en gång vad varje dokumenttyp ska bära med sig. Sedan dyker den upp hos rätt personer i deras vyer och sökningar.
- Olika vägar för olika människor — Vissa vill ha färdiga vyer på sin startskärm, andra bygger egna, och en del söker bara.
- Din egen startskärm — Den visar de projekt du är involverad i och de dokument du nyligen har redigerat.
Funktioner
Titta närmare på vad M‑Files kan
Automatisering av kunskapsarbete
Hitta information med M‑Files Aino, skapa och samarbeta kring dokument, och automatisera arbetsflöden.
Se funktionenAI med M‑Files Aino
Ställ en fråga till ett dokument och få ett svar med källor, inom dina egna behörigheter.
Se funktionenMetadata i stället för mappar
Ett dokument, arkiverat en gång, synligt under varje kund, projekt och process det hör till.
Se funktionenIntelligent Metadata Layer
Nätverksmappar och SharePoint Online bredvid valvet, hittade utifrån vad dokumenten är.
Se funktionenAutomatiserade arbetsflöden
Granskning, godkännande och radering som arbetsflöden som aviserar nästa person, skapar uppdraget och registrerar vem som gjorde vad.
Se funktionenIntegration med Microsoft 365
Öppna och spara från Word, Excel och PowerPoint, och få uppgifter från M‑Files inskrivna i dokumentet. Outlook, Teams och SharePoint ingår också.
Se funktionenSäkerhet och regelefterlevnad
Åtkomst som följer dokumentet, en händelselogg, raderingsregler och kryptering.
Se funktionenM‑Files och GDPR
De tio dataskyddskraven på ett dokumentsystem, och hur M‑Files hanterar vart och ett.
Se funktionen
Arbetsflöden
Leadet når säljarna när det är värt deras tid
I ett CRM på M‑Files går varje affärsmöjlighet igenom de här stegen. Arbetsflöden körs på dokument och på andra data, till exempel projekt. Varje steg kan avisera en roll, skapa en uppgift, ge fler användare åtkomst eller ändra uppgifterna på objektet.
-
Lead
En ny affärsmöjlighet registreras. Säljare som inte ska störas av varje inkommande lead har ännu ingen åtkomst till den.
-
Kvalificerad
Sälj
Åtkomsträttigheterna öppnar nu affärsmöjligheten för säljgruppen, så att den når dem via startskärm, sökningar och vyer.
-
Stängd som vunnen eller stängd som förlorad
Varje affärsmöjlighet slutar i en av de två avslutande statusarna, och processen är densamma varje gång.
Lösningar på M‑Files
Samma plattform klarar mer än dokument
Det finns färdiga lösningar som anpassas efter era behov, och M‑Files är enkelt att bygga vidare på när ingen av dem passar.
Avtalshantering
En färdigkonfigurerad lösning för att hantera avtal under hela deras livscykel.
Läs merKvalitetsledningssystem
VisualQMS, ett komplett kvalitetsledningssystem med processerna inbyggda.
Läs merEfterlevnad av GDPR
Så uppfyller M‑Files vart och ett av de tio dataskyddskraven.
Läs merDiariesystem och ärendehantering
Diarieföring efter er journalplan, ärenden i arbetsflöden, arkivering och full spårbarhet.
Läs om diariesystemCRM, HR och många processer
Kunder, medarbetare, projekt och leverantörer med sina dokument.
Läs merTillägg från CtrlDocs
Dashboards, Teams, samredigering i OneDrive och tidrapportering, från vår utvecklingspartner CtrlDocs.
Läs merM‑Files och Elements.cloud
Era processdiagram från Elements.cloud visade inne i M‑Files, via integrationen från vår utvecklingspartner CtrlDocs.
Läs mer
Frågor
Frågor om M‑Files
Vad används M‑Files till?
Till de dokument ett företag bygger sin verksamhet på och allt runt dem: avtal, rutiner, ritningar, projektmappar, personalakter och den e-post som hör till. M‑Files sparar ett exemplar av varje dokument, arkiverat efter vad det är, med den gällande versionen först, godkännanden som arbetsflöden och behörigheter som följer dokumentet. Under lösningar ser ni det uppsatt för avtal, kvalitetsledning, personaldokument och projekt, och branschsidorna visar hur de hänger ihop.
Körs M‑Files i molnet eller på våra egna servrar?
Båda, eller som en hybrid av de två. M‑Files Cloud körs på Microsoft Azure, och där är era data krypterade både i lagringen och på vägen över internet. På era egna servrar sätter vi upp krypteringen tillsammans med er. Vad som passar era krav reder vi ut när vi avgränsar implementeringen.
Vilka utgåvor av M‑Files finns det?
Det finns två: Essentials och Enterprise. Båda omfattar metadatabaserad dokumenthantering, M‑Files Aino, integrationen med Microsoft 365 och arbetsflöden. Enterprise lägger till mer AI-kapacitet, en utökad händelselogg, krypteringsnycklar som kunden själv har, federerad inloggning samt styrd visning med vattenmärkning; Hubshare licensieras separat. Essentials har ett publicerat pris per användare på m-files.com och faktureras normalt årsvis, medan Enterprise prissätts genom offert. Priser och utgåvor går igenom offertens fyra delar, och M‑Files beskriver utgåvorna på m-files.com/editions.
Hur fungerar M‑Files tillsammans med Microsoft 365?
Ni öppnar, redigerar och sparar M‑Files-dokument från Word, Excel och PowerPoint och fyller i metadata när ni sparar, och uppgifter från M‑Files kan föras in i själva dokumentet. E-post arkiveras från Outlook med metadata, och M‑Files kan hämta kunden eller kontaktpersonen från meddelandet. Ni kan öppna innehåll från M‑Files i Teams och söka i M‑Files från Teams, och kopplingen till SharePoint Online visar innehåll från SharePoint i M‑Files utan att flytta det. M‑Files i Microsoft 365 går igenom det program för program.
Vad gör AI:n i M‑Files?
M‑Files Aino sammanfattar textdokument, svarar på frågor om ett dokument på det språk ni frågar på och visar de dokument svaret kommer från. Den använder bara innehåll som användaren har behörighet till, och M‑Files uppger att era dokument, metadata och frågor inte används för att träna den. Frågor över hela valvet och förslag på metadata är tillval som vi tar med i en offert där ni behöver dem. M‑Files Aino går igenom det.
Hur säkert är M‑Files?
Behörigheter kan följa metadata, så att ett dokument ärver behörigheterna från det projekt eller den kund det hör till, och händelseloggen registrerar ändringar, nedladdningar och raderingar och kan filtreras och exporteras. M‑Files har en ISO/IEC 27001-certifiering som omfattar M‑Files Cloud, Hubshare och Aino, är personuppgiftsbiträde enligt GDPR med ett personuppgiftsbiträdesavtal, och i M‑Files Cloud krypteras era data både i lagringen och under överföringen. Säkerhet, behörigheter och revisionsspår ger överblicken.
Finns det en gratis testperiod?
Ja, i 30 dagar. Testperioden är ett valv i molnet med grundläggande innehåll och arbetsflöden, och M‑Files Aino ingår. Ni kan bjuda in kollegor, och det naturliga nästa steget efter de 30 dagarna är en pilot på era egna dokument. Inget kreditkort behövs, och det finns ingen programvara att installera. Be om den gratis testperioden, eller boka en demo först om ni hellre vill se det tillsammans med någon av oss.
Vem implementerar M‑Files i Sverige?
Det gör vi. Solution Management är auktoriserad M‑Files-återförsäljare med bas i Köpenhamn (Søborg) och kunder i hela Norden. Vi avgränsar och levererar kompletta M‑Files-implementeringar: metadata, objekt och arbetsflöden definierade tillsammans med er, strukturen uppsatt, integration med ert CRM eller ERP där ni behöver det, och utbildning. Vi kan snabbt komma igång med en pilot, och efter driftsättningen har ni snabb tillgång till specialistkunskap, ett avtalat SLA samt teknisk rådgivning och support. Vi svarar samma arbetsdag. Läs mer under våra tjänster och om oss.