Boka en demo
Intelligent Metadata Layer (IML)

Alla dokument, var de än ligger

Med Intelligent Metadata Layer hittar M‑Files dokument utifrån vad de är, var de än ligger. Nätverksmappar och SharePoint Online visas bredvid valvet, så att medarbetarna söker på ett ställe och arbetar på ett ställe. Inget behöver flyttas första dagen.

Boka en demo Alla funktioner
Illustration: en nätverksmapp, en SharePoint Online-webbplats och M-Files-valvet kopplade till ett M-Files-fönster, där ritningar visas med ritningstyp, revision och arbetsflödesstatus bredvid metadatakortet för en sammanställningsritning
Kopplingar

Era nätverksmappar, inne i M‑Files

En koppling tar in ett annat ställe där dokumenten ligger i M‑Files. En nätverksmapp eller en SharePoint Online-webbplats visas då bredvid valvet, och medarbetarna öppnar, redigerar och hittar filerna i det M‑Files de redan använder.

  • Redigerad där filen ligger — En fil i en nätverksmapp öppnas från M‑Files, och ändringen sparas tillbaka i mappen.
  • En sökning för allt — En sökning i M‑Files täcker valvet och alla anslutna ställen på en gång.
  • Samma sak på dator, webb och mobil — M‑Files Desktop, M‑Files Web och mobilappen visar dokumenten, oavsett var de ligger.
En kund öppnad i M-Files mot sina dokument, ett avtal i Word, en offert, en prislista i Excel, en PowerPoint-presentation, protokoll och en order som PDF, och mot sin e-post arkiverad från Outlook
I er egen takt

Inget behöver flyttas första dagen

Dokumenten kan ligga kvar där de är medan medarbetarna börjar hitta dem genom M‑Files. Varje team ger sina dokument uppgifter, eller flyttar dem, när det är redo.

  1. Anslut mapparna

    Nätverksmappen eller SharePoint-webbplatsen ansluts, och filerna kan hittas och öppnas från M‑Files direkt.

  2. Beskriv det som spelar roll

    Ett dokument som får sina uppgifter, som dokumenttyp och den kund eller det projekt det hör till, visas i vyer, får versionshistorik och kan följa ett arbetsflöde.

  3. Flytta när ett team är redo

    Dokumenten flyttas in i valvet en avdelning, ett team eller en person i taget, eller ligger kvar där de är för gott.

Se en nätverksmapp inne i M‑Files

Boka en demo
Metadatakortet för ett dokument som just lagts till i M-Files, i Draft, med AI:ns föreslagna processområde och beskrivning i lila rutor under de tomma fälten, en föreslagen egenskap Keywords som en knapp, och en ruta öppen på beskrivningen som frågar om värdet ska läggas till, med källan till värdet och en notering om att det är AI-genererat
AI i lagret

Uppgifterna föreslagna åt er

Att ge tusentals gamla filer deras uppgifter är den långsamma delen av varje flytt. M‑Files läser varje dokument och föreslår värden för de fält som era administratörer väljer, som kunden, projektet eller dokumenttypen. Varje förslag väntar tills en person godkänner det.

  • Befintliga filer i stor skala — Samma förslag kan köras över de dokument som redan ligger i en ansluten mapp, så att en flytt börjar med uppgifterna halvvägs ifyllda.
  • Mer från M‑Files Aino — Aino svarar också på frågor utifrån dokumenten och sammanfattar dem.
AI med M‑Files Aino
Nästa steg

Se era dokument på ett ställe

Boka en demo, så visar vi hur lagret skulle fungera med de mappar och webbplatser ni har i dag. Därefter kan vi snabbt komma igång med en pilot på era egna dokument.

Boka en demo

Frågor om Intelligent Metadata Layer

Vad är Intelligent Metadata Layer?
Den del av M‑Files som ordnar information efter vad den handlar om, oavsett vilket system eller vilken mapp den ligger i. Valvet och andra ställen, som nätverksmappar och SharePoint Online, samlas i ett M‑Files med en sökning, och lagret lägger till AI som föreslår metadata. Det kom med M‑Files 2018.
Måste vi flytta våra dokument till M‑Files?
Nej. Med kopplingar kan dokumenten ligga kvar i den nätverksmapp eller på den SharePoint Online-webbplats där de ligger i dag och ändå hittas, öppnas och redigeras från M‑Files. Ett dokument får metadata när det behöver vyer, versionshistorik eller ett arbetsflöde, och flyttas in i valvet först när ni bestämmer det.
Vilka system kan M‑Files kopplas till?
Nätverksmappar och SharePoint Online är de vanliga. Varje ställe har sin egen koppling, och M‑Files Catalog visar de kopplingar som finns. Vilka ni behöver bestämmer vi när vi planerar implementeringen.
Vad ändras när ett dokument får metadata?
M‑Files börjar hantera det. Det visas i de vyer det passar in i, får versionshistorik, kan kopplas till kunder, projekt och andra dokument och kan följa ett arbetsflöde. En fil utan metadata kan ändå öppnas och redigeras från M‑Files.
Kan SharePoint vara kvar?
Ja. Med kopplingen till SharePoint Online hittar och hanterar medarbetarna innehållet i SharePoint Online från M‑Files utan att flytta det. M‑Files vs. SharePoint jämför de två och berättar när det är vettigt att behålla båda.
Vem fyller i metadata?
Det gör medarbetarna, med hjälp. M‑Files föreslår värden för de fält som era administratörer väljer, och varje förslag väntar tills en person godkänner det. Metadata i stället för mappar förklarar hur fälten används när de är ifyllda.
Hur kommer vi igång?
Med ett ställe och ett team. Vi ansluter mappen eller webbplatsen, bestämmer tillsammans med er vilka dokument som får sina uppgifter först och bygger ut därifrån allteftersom fler team kommer med.