Hitta godkänd version flera år senare
Ett projekt producerar ritningar, rapporter, avtal, protokoll och en hel del e-post. Flera år senare frågar någon vilken version som gällde ett visst datum och vem som godkände den. I M‑Files hör varje dokument till sitt projekt och behåller hela sin historik, även godkännandena.
Alla i projektet öppnar samma version
Sparat en gång under projektet
Ett dokument hör till projektet, så det visas under projektet och i alla andra listor där det passar. Det finns bara ett exemplar.
Alla tidigare versioner sparas
Varje sparad ändring är en ny version, och de tidigare finns kvar. Så länge du har ett dokument utcheckat kan ingen annan redigera det.
Godkännandet går vidare till nästa person
Dokumenten går genom granskning och godkännande steg för steg. Varje steg kan lämna uppgiften vidare till nästa person och ändra vem som har åtkomst.
Listor med dina egna projekt
Var och en kan ha listor som de aktiva projekt man själv är involverad i eller de dokument man nyligen har redigerat.
Öppna det från datorn eller telefonen
Projektdokumenten öppnas från skrivbordsklienten för Windows, webbportalen eller mobilappen.
En dashboard per projekt
Med CtrlPortals från vår utvecklingspartner CtrlDocs får varje projekt en dashboard med framsteg, öppna punkter och ett Gantt-schema över planen, hämtat från aktuella data.
Dela med kunder och underleverantörer
Ett projekt stannar sällan inom ett företag. Kunden vill ha de gällande ritningarna, underleverantören behöver skriva i arbetsberedningen, och korrespondensen ska hamna hos projektet.
- Hubshare för kunden — Med M‑Files Hubshare delar ni utvalt projektinnehåll med inbjudna kunder och partner, som bara ser de hubbar de är inbjudna till.
- CtrlShare för att skriva tillsammans — CtrlShare från vår utvecklingspartner CtrlDocs öppnar ett dokument så att en underleverantör kan redigera det tillsammans med er i OneDrive for Business. Underleverantören bjuds in via e-post och bekräftar med en kod, och det finns inga offentliga länkar. Dokumentet kommer tillbaka till M‑Files som en ny version.
- E-post under projektet — E-post till och från kunden arkiveras från Outlook med projektet angivet, och M‑Files kan hämta kunden eller kontaktpersonen från meddelandet.
Se var projektet står, direkt från M‑Files
Projektets uppgifter finns i M‑Files bredvid dokumenten. CtrlPortals från vår utvecklingspartner CtrlDocs ritar dem som en plan, med en stapel för varje uppgift, pilar mellan de uppgifter som beror på varandra och en linje för i dag. Samma uppgifter kan visas som en tavla, en kalender eller en lista.
- Tavlan till veckomötet — Tavlan visar uppgifterna efter status, med timmarna i varje kolumn summerade nedanför.
- En färg per person — Staplar och kort bär den ansvariges färg, så planen kan läsas efter vem som gör vad.
Varje nytt projekt får sitt team i Teams
CtrlTeams från vår utvecklingspartner CtrlDocs skapar teamet och dess kanaler utifrån projektet i M‑Files och hämtar tillbaka dokumenten med projektets uppgifter på.
Från mall till arkiv
Ge projektet en mall och aktivera kopplingen. Teamet skapas med medlemmar, mappar och malldokument. Man arbetar i Teams, filerna kommer tillbaka till M‑Files, och till sist stängs och arkiveras teamet.
Ställ in mapparna en gång och få dem i varje team
Välj en standardmappstruktur för projektet, så dyker samma mappar upp i dess team eller kanal när kopplingen aktiveras.
Godkända mallar, oavsett var dokumentet skapas
Ett team börjar med de godkända versionerna av era dokumentmallar. Nya dokument kommer tillbaka till M‑Files med rätt uppgifter, oavsett om de skapats från en mall, i en mapp eller i chatten.
Arkiverat när projektet stängs
När projektet är slut behövs dokumenten fortfarande under garantitiden, till nästa etapp eller vid en tvist, och senare gör de inte det. En regel sköter båda delarna.
Arkiverat eller raderat enligt regler
En lagringsregel som räknar från projektets slutdatum markerar dokumenten för arkivering eller raderar dem efter den tid ni bestämmer. Vid radering döljs ett dokument först för användarna; den slutliga destruktionen är ett separat steg.
Teamet i Teams stängs samtidigt
Med CtrlTeams från vår utvecklingspartner CtrlDocs stängs och arkiveras projektets team i Microsoft Teams när projektet är slut, och filerna finns tillbaka i M‑Files med projektets uppgifter på.
Hittat flera år senare
Sök efter projekt, datum, typ eller ett ord i texten. Det som öppnas är den godkända versionen, med de tidigare bakom sig, från skrivbordsklienten, webbportalen eller mobilappen.