M‑Files vs. SharePoint

Har ni redan SharePoint handlar frågan sällan om vilken produkt som vinner. Den är snävare än så: vilka dokument kan ligga i ett system som är organiserat efter plats, och vilka behöver regler som följer med själva dokumentet? De två har mer gemensamt än de flesta jämförelser vill kännas vid, så vi börjar där.

Var de överlappar#

Mycket av det som jämförs är avgjort innan jämförelsen börjar. Båda sparar versioner, båda fungerar med Microsoft Office, och båda låter er beskriva ett dokument med metadata i stället för ett filnamn. Samredigering är det enda stället där grunderna inte är likvärdiga. I SharePoint är redigering i realtid i Word och Excel standard. I M‑Files kommer den med M‑Files Cloud och Microsoft 365, och CtrlShare, ett tillägg från vår utvecklingspartner CtrlDocs, ger den i alla utgåvor av M‑Files, i molnet eller på era egna servrar.

SharePoint ingår dessutom i Microsoft 365, och det väger in. Ett team som behöver en gemensam plats för filer med lite struktur har redan en, och för den uppgiften är det ett rimligt val. Skillnaderna visar sig senare, när ett dokument måste följa en regel.

Var de skiljer sig åt#

M‑Files och SharePoint går isär på fem ställen, och de fyra första är samma skillnad sedd från fyra håll: i SharePoint hänger en regel på en plats, i M‑Files hänger den på dokumentet.

Var ett dokument ligger#

SharePoint organiserar dokument i webbplatser, bibliotek och mappar med metadatakolumner ovanpå, och ett dokument lagras i ett bibliotek. M‑Files har ingen mappstruktur alls: ett dokument arkiveras efter sina metadata och dyker upp i varje vy som matchar. Resten av jämförelsen följer av den skillnaden, och i praktiken avgör den en sak: om ett avtal kan ligga under leverantören och projektet samtidigt, utan en kopia.

Vem som får se det#

Behörigheter i SharePoint sätts på webbplatser, bibliotek, mappar eller objekt, så åtkomsten är en egenskap hos platsen. I M‑Files kan åtkomsten följa dokumentets typ och vilket som helst av dess fält (kund, projekt, ärende), så att allt som är märkt HR kan vara synligt för medarbetaren, chefen och HR. Ändrar ni de uppgifterna har ni ändrat åtkomsten. Behörigheterna kan också utökas eller begränsas allteftersom ett godkännande går vidare.

Hur ett godkännande går till#

Ett arbetsflöde avgör när folk agerar på ett dokument, och ett godkännande är bara värt något om det lämnar något efter sig. I SharePoint bygger ett godkännande på de inbyggda godkännandena i listor och bibliotek eller på ett flöde i Power Automate. I M‑Files är arbetsflöden en del av plattformen: varje steg kan avisera personer, skapa uppgifter, ge fler personer åtkomst och ändra dokumentets fält, och varje ändring loggas.

När det raderas#

Att spara dokument är den lätta halvan av bevarandet; att radera dem i tid är den svåra. I Microsoft 365 hanteras bevarande med kvarhållningsprinciper och kvarhållningsetiketter i Microsoft Purview, och den Microsoft-licens ni har avgör hur långt de räcker. I M‑Files sätts en raderingsregel på ett enskilt dokument, på en dokumenttyp eller på ett fältvärde, och den körs automatiskt, med en avisering eller en vy över kommande raderingar. Även här sitter regeln på dokumentet.

Det som inte är dokument#

M‑Files hanterar också sådant som inte är dokument. Kunder, projekt, medarbetare och ärenden får samma fält, arbetsflöden och åtkomstregler. Ett CRM på M‑Files fungerar på det sättet: affärsmöjligheter går från Lead via Kvalificerad till Avslutad som vunnen eller Avslutad som förlorad, och varje affärsmöjlighets dokument och e-post ligger under den. Sidan om CRM visar hur det ser ut.

Vad de kostar i licens#

SharePoint ingår i de flesta Microsoft 365-planer för företag, så för många organisationer är licensen redan betald. Vad planen omfattar varierar: kvarhållningsprinciper och kvarhållningsetiketter i Microsoft Purview finns från Microsoft 365 E3 och Business Premium, medan vissa avancerade inställningar för kvarhållning, som händelsebaserad kvarhållning och dispositionsgranskning, kräver licenser på E5-nivå.

M‑Files är ett eget abonnemang som säljs i två utgåvor. Essentials har ett publicerat pris per användare på m-files.com och faktureras normalt årsvis; Enterprise prissätts genom offert. Båda omfattar metadatabaserad dokumenthantering, M‑Files Aino, integration med Microsoft 365 och arbetsflöden. Enterprise lägger till mer AI-kapacitet, en utökad händelselogg, krypteringsnycklar som kunden själv har, federerad inloggning och styrd visning med vattenmärkning, och Hubshare licensieras separat. Implementering och support tillkommer oavsett licens; priser och utgåvor visar vad som ingår i en offert.

Där SharePoint är det bättre valet#

En teamwebbplats för ett projekts arbetsfiler, utan särskilda krav på regelefterlevnad, är precis vad SharePoint är till för, och ingen av skillnaderna mellan de två ändrar på det. Detsamma gäller ett intranät med sidor, nyheter och ett dokumentbibliotek vid sidan om. Och en organisation som redan själv bygger och underhåller flöden i Power Automate och principer i Purview och vill stanna på en plattform har goda skäl att stanna där.

Där M‑Files är det bättre valet#

M‑Files gör sig förtjänt av sin plats på en snävare grupp dokument: de som måste finnas under flera saker samtidigt (kund, projekt, avtal, process) och de vars regler för åtkomst och radering måste följa dokumentet snarare än platsen det ligger på. Det gäller godkännanden som måste lämna ett underlag som någon frågar efter om tre år. Och det gäller sådant som inte är dokument alls, till exempel kunder och ärenden, som hanteras med samma fält och arbetsflöden.

Håll de två mot era egna dokument snarare än mot varandra.