Boka en demo
Processkartläggning i Elements.cloud

Processkartor som används

Processen kartlades en gång, i ett ritprogram, och de som gör jobbet har aldrig sett den. Elements.cloud kartlägger processer i UPN, Universal Process Notation, och alla hittar processerna för sin egen roll online, med dokumenten bifogade. Vi är återförsäljare av Elements.cloud och ger råd om det.

Boka en demo Kontakta oss
Tre skärmar med processkartor: redigeraren i Elements.cloud där en rekryteringsprocess ritas, ett processdiagram öppet inne i M-Files bredvid dokumentlistan, och ett diagram där aktiviteterna visar de roller som utför dem och ISO-märkningar
UPN

En notation för dem som gör jobbet

UPN, Universal Process Notation, är en enkel notation som går snabbt för processgruppen att rita och är lätt för alla andra att förstå och agera efter. Det är den notation som Elements.cloud använder, och den som TIBCO Nimbus använde före det.

En sorts ruta

Varje aktivitet är samma sorts ruta, med återkommande symboler för bifogade dokument, webblänkar och andra stödjande data. Det finns inget att lära sig innan man läser en karta.

I lager från överblick till detalj

Kartorna är byggda i lager: företagets processer på en sida, och varje aktivitet öppnar ett mer detaljerat diagram under sig.

Roller på aktiviteterna

Roller och resurser sitter på aktiviteterna, och standarder som ISO 9001 märks ut där de gäller, så att var och en ser vad de ska göra och vilket krav det uppfyller.

För hela företaget

När alla kan se kartan

  • Rita den tillsammans i en workshop — Ritverktyget körs i webbläsaren och är enkelt nog att använda direkt i en workshop, med dra och släpp, swimlanes, val av utseende och vägledning på skärmen.
  • Nå fram till dem som gör jobbet — Varje medarbetare öppnar en portal med de godkända processerna och dokumenten för just sin roll.
  • ISO 9001 på de aktiviteter den gäller — Referensmodeller som ISO 9001 märks på de aktiviteter de gäller, så att medarbetarna möter kravet mitt i sitt eget arbete. Det är grunden för ett kvalitetsledningssystem som arbetar med ISO.
  • Se hur processerna används — Verksamhetsanalys visar hur organisationen arbetar med sina processer. Versionskontroll och en ändringslogg bevarar historiken.
Ett företags övergripande processkarta inne i M-Files med standardflaggorna påslagna, där varje processruta är märkt med de standarder som gäller för den
Projektet

Från första workshoppen till en publicerad karta

Vi har implementerat lösningar för processledning i mer än tio år. Projekt skiljer sig åt, men de flesta går igenom de här faserna.

  1. Börja med hela företaget på en sida

    I workshoppar ritar processägarna ett enda översiktsdiagram. Det rymmer de operativa processerna, från ledning och utveckling till försäljning och leverans, och stödprocesserna som ekonomi och HR, it och kvalitet.

  2. Processägarna delegerar detaljerna

    Varje processägare delegerar den detaljerade kartläggningen till författare och följer arbetet. Befintliga SOP:ar kan vara utgångspunkten, eftersom AI:n i Elements.cloud kan ta fram processdiagram ur text.

  3. Lägg roller och dokument på aktiviteterna

    Roller och resurser läggs på aktiviteterna, dokumenten länkas dit och standarder som ISO 9001 märks där de gäller. När M‑Files rymmer dokumenten visas processkartorna också inne i M‑Files.

  4. Publicera när det är godkänt

    Ett diagram går igenom utkast, granskning och godkännande. Sedan dyker det upp i portalen hos de roller det berör.

  5. Fortsätt att förbättra

    Ändringar görs i ett nytt utkast och publiceras när de är godkända, så att kartan som används får vara i fred. Analysen visar var arbetet ska läggas härnäst.

Se en processkarta ritas i Elements.cloud

Boka en demo
Från utkast till publicerat

Varje ändring granskas innan den publiceras

  1. Utkast

    Processförfattare

    Författaren skapar eller ändrar diagrammet i ett utkast. Slutanvändarna ser fortfarande den publicerade versionen.

  2. Granskning

    Granskare

    Utkastet granskas innan det går vidare till godkännande.

  3. Godkännande

    Godkännare

    Det godkända diagrammet är klart att publicera, och ändringen är registrerad i historiken.

  4. Publicerat

    Slutanvändarna ser det godkända diagrammet i portalen för sin roll.

Vår syn

Processledning som syns i arbetet

Alla förstår sin roll

Processerna dokumenteras strukturerat och på ett klart, enkelt språk. Varje medarbetare förstår sin roll i alla sammanhang där de deltar, och känner till sina uppgifter och sitt ansvar.

Processerna är en del av arbetsdagen

En process som folk tittar på ofta styr det de gör och visar var deras arbete möter nästa teams.

Kartan stämmer med verkligheten

De som använder kartan föreslår ändringar i den, så att den dokumenterade processen ligger nära hur arbetet faktiskt görs.

Tillsammans med M‑Files

Varje aktivitet öppnar sin rutin

När M‑Files rymmer era dokument öppnas processkartan inne i M‑Files, bredvid de dokument den styr. Kopplingen mellan de två är CtrlProcesses, en produkt från vår utvecklingspartner CtrlDocs.

  • Nå den från båda hållen — Öppna processen från M‑Files eller från Elements.cloud, och se M‑Files-innehåll i sitt affärssammanhang.
  • Starta arbetet från diagrammet — En aktivitet kan starta det arbete den beskriver: ett nytt dokument utifrån dess mall, eller ett nytt projekt, direkt från kartan.
  • Kvalitetsprocesser kopplade till kartan — Arbetsflöden i M‑Files för kvalitetsprocesser är kopplade till de visuella processerna.
CtrlProcesses på ctrldocs.com
Två processkartor inne i M-Files: företagets processer som ett landskap, och en process med en aktivitet öppnad mot den rutin och den instruktion som är knutna till den och det avsnitt i ISO 9001 som den svarar mot
Relaterat

För kvalitetschefer och Nimbus-kunder

VisualQMS

Ett komplett kvalitetsledningssystem på M‑Files, med era processkartor inbyggda.

Besök visualqms.com 

Ersätta TIBCO Nimbus

TIBCO avvecklade Nimbus 2025. Elements.cloud använder samma UPN-notation, och vi hjälper er att flytta.

Läs om flytten 

Kvalitetsledning

Styrda dokument, utbildning, revisioner och CAPA i VisualQMS, som körs på M‑Files.

Se kvalitetsledning 

Dokumenthantering

Rutinerna bakom aktiviteterna, med sina versioner och godkännanden.

Se dokumenthantering 
Nästa steg

Börja med en process

Berätta vilken process ni skulle kartlägga först och vilka som ska följa den. Mejla sales@solutionmanagement.eu eller ring +45 2141 6100. Vi svarar samma arbetsdag.

Boka en demo Kontakta oss

Frågor om Elements.cloud och UPN

Vad är UPN?
Universal Process Notation, en enkel notation som går snabbt för processgruppen att rita och är lätt för alla andra att förstå och agera på. Den har en enda typ av ruta med återkommande symboler för bifogade dokument, webblänkar och andra stöddata. Kartorna är uppbyggda i lager, så man börjar i en översikt och går ner i mer detaljerade diagram.
Var körs Elements.cloud?
I molnet. Elements.cloud är en molntjänst för att fånga, hantera och sprida processkunskap till hela organisationen, och både författare och läsare når den via webbläsaren.
Hur kopplas dokument till en aktivitet?
Dokument kopplas till aktiviteterna i en process via URL-biblioteket i Elements.cloud. En aktivitet kan också rymma webblänkar och media, bland annat video.
Vem bestämmer vad folk kan se och redigera?
Det gör ni. Åtkomststyrningen i Elements.cloud avgör vem som får se och redigera vad, och fullständig versionskontroll med en ändringslogg bevarar historiken.
Vad kräver kopplingen till M‑Files?
M‑Files som ert dokumentregister och CtrlProcesses från vår utvecklingspartner CtrlDocs. CtrlProcesses hämtar processinnehållet från Elements.cloud in i M‑Files och visar diagrammen bredvid de objekt de gäller, så att folk ser processen runt det dokument de har framför sig.
Kan personer utanför företaget se en process?
Ja. Elements.cloud kan fungera som ett enkelt, processbaserat extranät, där kunder och andra intressenter ser utvalda processer och det innehåll som hör till.
UPN eller BPMN?
UPN är gjord för dem som gör arbetet: en sorts ruta, roller på aktiviteterna, dokument bifogade och kartor i lager från överblick ner till detalj, så att en process kan ritas direkt i en workshop och läsas utan utbildning. BPMN är en mer teknisk notation med många symboltyper, gjord för att specificera processer som system utför. Är era läsare medarbetare som ska följa en process, och bär kartorna ISO 9001-märkningar och dokument, är UPN rätt val. Det är den notation som Elements.cloud och VisualQMS använder.
Är Elements.cloud ett ritverktyg?
Det kan rita, men det är den mindre delen. Elements.cloud kartlägger processer i UPN i webbläsaren, publicerar dem till varje roll, kopplar dem till era dokument och märker dem med ISO 9001, så att kartorna öppnas och följs i stället för att arkiveras. En demo visar det på en av era egna processer.