Boka en demo
Metadatastyrd dokumenthantering

Hitta dokument utifrån vad de är

Ett leverantörsavtal hör till leverantören och projektet det tecknades för. En mappstruktur tvingar er att välja. I M‑Files sparar ni det en gång och anger vad det är. Då dyker det upp på båda ställena, och bland avtalen som löper ut i år.

Boka en demo Alla funktioner
Tre skärmar ur M-Files: ett registrerat ärende öppnat mot den korrigerande åtgärd, den ändringsbegäran, det processdiagram och det dokument som är kopplade till det, valvets lista över vyer, och metadatakortet för en rutin med klass, godkännare och datum
Inga mappar, inga dubbletter

Mappar eller metadata

Metadata är det M‑Files vet om ett dokument: vad det är, vilken kund, vilket projekt eller vilket avtal det hör till, vem som äger det och de datum som spelar roll. Metadatastyrd dokumenthantering arkiverar ett dokument efter de uppgifterna i stället för efter en mappsökväg, och den enda förändringen ligger bakom varje rad i tabellen.

Metadata (M‑Files)Mappar
Ett exemplar, visat under varje kund och varje projekt det hör till
Hittas efter kund, typ eller år Delvis
En projektplan ärver sitt projekts behörigheter Delvis
Varje ändring sparad som en version, med den gällande först
En vy för varje team eller person, utan att något flyttas
Befintliga filer förs in utan att flyttas för hand

Befintliga filer: med kopplingar, en del av Intelligent Metadata Layer, visar M‑Files innehåll från nätverksmappar och SharePoint Online vid sidan av valvet utan att flytta det, och med M‑Files Metadata Agent kan befintliga dokument få metadata i stor skala. Kommer ni från SharePoint, där biblioteken använder metadatakolumner vid sidan av mappar? M‑Files vs. SharePoint jämför de två och berättar när det är vettigt att behålla båda.

I praktiken

Sysslor som försvinner med mapparna

  • Filnamn enligt regler — Ingen behöver skriva "2026_Avtal_Slutlig_v3" igen. Dokumenttypen, kunden och datumet är fält ni fyller i, och M‑Files håller reda på versionerna.
  • Att minnas var det hamnade — Ni slutar fråga var det sparades och frågar i stället vad det är. Filtrera på kund och dokumenttyp, oavsett vem som sparade det och när.
  • Att hålla kopior uppdaterade — Projektmappen, kundmappen och bilagan i mejlet blir ett dokument med en versionshistorik.
M-Files-webbklienten med en kund öppnad till sina dokument och e-post bredvid metadatakortet för kundens ramavtal, med klass, kund, kontaktperson, datum och arbetsflödesbandet på Approved
Vyer

Dokument ordnade för ditt arbete

En vy är en lista som fyller sig själv: de aktiva projekt du är involverad i, eller de dokument du nyligen har redigerat. Vissa är uppsatta för hela företaget eller ett team, och du lägger till dina egna. Dokumenten flyttas aldrig, så ett nytt team kräver ingen omorganisering.

  • Nya dokument dyker upp av sig själva — Spara ett dokument så visas det i varje vy det passar in i. Ingen behöver arkivera det en gång till.
  • Vyer för varje team — En administratör ger varje grupp de vyer arbetet kräver. En sökning du ofta upprepar kan sparas som din egen vy.
  • Välbekant för den som tänker i mappar — Vyer öppnas som mappar, och med skrivbordsklienten för Windows visas valvet som en enhet i Utforskaren.
Två skärmar ur M-Files: listan över gemensamma vyer, från styrande dokument och uppgifter till ändringsbegäranden och registrerade ärenden, och vyn med styrande dokument öppnad med sina rutiner och policyer
De vyer som ett företag delar, och en av dem öppnad: de publicerade styrande dokumenten.

Se ett nytt dokument hamna i rätt vyer

Boka en demo
Startsidan med vyer i ett M-Files-valv: de gemensamma vyerna från styrande dokument och uppgifter till ändringsbegäranden och registrerade händelser, och de övriga vyerna nedanför
Gamla vanor

När mappar ändå känns naturliga

Ingen behöver sluta tänka i mappar första dagen. Vyer öppnas som mappar och fyller sig själva, så att vanan kan leva vidare medan arkiveringen under ytan är metadata.

  • Valvet som en enhet — Med skrivbordsklienten för Windows visas valvet och dess vyer som en enhet i Utforskaren, så att de som lever i Utforskaren kan fortsätta arbeta som de brukar.
  • Vyer som öppnas som mappar — En vy för en kund öppnas mot kundens avtal, projekt och e-post på samma sätt som en mapp skulle göra, förutom att den fyller sig själv och att samma dokument kan ligga i flera vyer samtidigt.
  • När ett ställe räcker — Ett dokument som hör till ett projekt och inget annat ligger lika bra i en vy som i en mapp. Skillnaden syns den dag det också hör till en leverantör, en kund eller en revision.
Vägen dit

Fem beslut som vi fattar tillsammans med er

  1. Lista dokumenttyperna

    Avtal, ritningar, rutiner och fakturor blir var för sig en dokumenttyp i M‑Files.

  2. Bestäm vad som beskriver var och en

    Ett avtal har en motpart, ett start- och slutdatum och en ägare. Det blir fälten som folk fyller i.

  3. Koppla till era system

    Kunderna hämtas från CRM-systemet och projekten från affärssystemet, så att ingen skriver in ett namn två gånger.

  4. Tilldela ansvar och arbetsflöden

    Bestäm vem som ansvarar för varje dokumenttyp, vem som arbetar med den och vilket arbetsflöde den följer.

  5. Börja med en pilot

    Börja med ett område och bygg ut allteftersom fler team kommer med.

Nästa steg

Se samma dokument från tre håll

Boka en demo och se ett avtal under sin kund, sitt projekt och sitt utgångsår, med vyer och behörigheter som arbetar utifrån samma fält. Därefter kan vi snabbt komma igång med en pilot på era egna uppgifter.

Boka en demo

Frågor om metadata

Vad är metadata i dokumenthantering?
De uppgifter ett system har om ett dokument: vad det är (ett avtal, en ritning, en rutin), vilken kund, vilket projekt eller vilket avtal det hör till, vem som äger det och datum som signeringsdatumet eller nästa granskning. En nätverksmapp har ett namn och en sökväg. M‑Files har uppgifterna som fält och använder dem för sökning, vyer, behörigheter, arbetsflöden och raderingsregler. Varför M‑Files förklarar tanken bakom.
Vem fyller i fälten?
Det gör användarna, med hjälp av systemet. När ett dokument sparas i M‑Files öppnas fälten för ifyllning, och en mall kan fylla i uppgifter som kundens namn när ett dokument skapas utifrån den. Med M‑Files Metadata Agent föreslår M‑Files värdena för de fält som era administratörer väljer, och kan lägga till metadata på befintliga dokument i stor skala, till exempel vid en migrering. Den licensieras separat.
Vad mer använder samma fält?
Sökning, behörigheter, arbetsflöden och raderingsregler. Behörigheter kan följa fälten, så att ett dokument kan ärva behörigheterna från det projekt eller den kund det hör till. Raderingsregler sätts upp som arbetsflöden som arkiverar eller raderar dokument efter en bestämd tid.
Hur fungerar sökningen vid sidan av vyerna?
En enkel sökning letar både i dokumentens innehåll och i deras metadata och rangordnar resultaten. Avancerad sökning begränsar dem efter dokumenttyp, processområde eller vilket annat fält som helst.
Varifrån kommer kund- och projektnamnen?
M‑Files kan hålla listor som kunder, projekt eller medarbetare synkroniserade med en extern databas, så att namnen kommer från det system som redan har dem. Vilka system vi kopplar, och hur, bestäms under implementeringen.
Måste folk ge upp mapparna helt?
Vyer beter sig som virtuella mappar, så att vanan kan leva vidare, och skrivbordsklienten visar valvet som en enhet i Utforskaren. M‑Files har också en webbportal och en mobilapp.
Hur flyttar vi en nätverksmapp till M‑Files?
I etapper. Med kopplingar visar M‑Files innehåll från nätverksmappar och SharePoint Online vid sidan av valvet utan att flytta det. Sedan förs dokumenten in en typ i taget, och med M‑Files Metadata Agent kan befintliga dokument få metadata i stor skala. Dokumenthantering på M‑Files beskriver vägen från nätverksmapp till M‑Files.
Är det samma sak som metadatakolumner i SharePoint?
Inte riktigt. SharePoint-bibliotek kan använda metadatakolumner vid sidan av mappar, och behörigheter ärvs från webbplatsen, biblioteket eller mappen om de inte ändras för det enskilda objektet. I M‑Files är metadata själva arkiveringen: ett dokument visas under varje kund och varje projekt det hör till, och behörigheterna följer det dokumentet är. Många företag använder båda, SharePoint för teamwebbplatser och M‑Files för de dokument som ska följa regler. M‑Files vs. SharePoint går igenom skillnaderna.