M‑Files Aino
Svarar på frågor om ett dokument, sammanfattar det och översätter sammanfattningen. Inbyggd i båda utgåvorna av M‑Files.
AI-dokumenthantering
Fråga dokumenten vad som står i dem
Med AI-dokumenthantering i M‑Files frågar ni ett avtal vad uppsägningstiden är och får svaret med källan. AI:n läser bara det som den som frågar har behörighet till. M‑Files Aino är inbyggd och ingår i den gratis 30-dagars testperioden.
Definition
Vad är AI-dokumenthantering?
AI-dokumenthantering är artificiell intelligens som arbetar inne i dokumentsystemet. Den läser de dokument som den som frågar har tillgång till, svarar med källan och föreslår de uppgifter som ett nytt dokument ska arkiveras efter. Skillnaden mot en chattbot vid sidan av är att den arbetar med de behörigheter och dokument ni redan har.
I M‑Files kommer svar och sammanfattningar från M‑Files Aino, som ingår i båda utgåvorna. M‑Files Metadata Agent föreslår uppgifterna, och CtrlScout från vår utvecklingspartner CtrlDocs ställer frågorna över hela valvet.
I vardagen
Läsningen som AI:n sköter åt er
Hitta det med egna ord
Beskriv det du letar efter så som du skulle säga det till en kollega. Du behöver varken kunna rätt sökord eller veta vilket dokument det står i.
Fråga om ett dokument
Fråga om en klausul, ett datum eller vem som skriver under, så kommer svaret från dokumentets egen text. Du behöver inte läsa igenom det först.
Få en sammanfattning först
En sammanfattning visar om ett dokument behöver läsas i sin helhet, och sammanfattningen kan översättas till ett annat språk.
Kontrollera källan
Varje svar visar de dokument det bygger på. Öppna ett av dem och kontrollera själv innan du litar på svaret.
Metadataförslag
Ifyllt när dokumentet kommer in
När ett dokument läggs till läser M‑Files Metadata Agent det och föreslår dess uppgifter: kunden eller projektet, en beskrivning, nyckelord, de datum som betyder något. Varje förslag väntar tills en person godkänner det, så dokumentet är arkiverat efter de uppgifterna från den dag det kommer in.
- Er administratör väljer fälten — Förslag kommer bara för de fält ni har bett om, i de dokumenttyper ni definierar.
- En person godkänner varje förslag — Inget hamnar på kortet förrän den som sparar dokumentet säger ja, och källan till varje värde är ett klick bort.
- För de dokument ni redan har — Samma förslag kan köras över befintliga dokument i stor skala, till exempel när en nätverksmapp flyttas in i M‑Files.
Dokumentets väg
Från inkommande fil till svar med källa
AI:n läser längs vägen. Människor godkänner uppgifterna och fattar besluten.
-
Filen kommer in
Alla i teamet
Ett avtal, en rutin eller ett mejl sparas i M‑Files.
-
Uppgifter föreslås
AI
AI:n läser den och föreslår kunden, dokumenttypen och de datum som betyder något.
-
En person godkänner
Den som sparar
Varje förslag väntar tills den som sparar dokumentet godkänner det.
-
Åtkomsten följer med
M‑Files
Vem som får öppna dokumentet följer av dess uppgifter, till exempel den kund eller det projekt det hör till.
-
Ett svar med källa
Någon ställer en fråga och får ett svar utifrån de dokument de får öppna, med källorna visade.
Efter dokumenttyp
Vad AI gör med varje typ av dokument
Vad AI:n gör beror på dokumentet, och beslutet ligger hos en person varje gång.
| Dokument | Det gör AI:n | Det beslutar en människa |
|---|---|---|
| Avtal (försäljning, inköp) | Svarar på frågor om klausuler och uppsägningstider och visar källan | Om avtalet ska förnyas eller sägas upp |
| Rutiner (kvalitet) | Svarar på vad en rutin säger och vem som godkänner den | Om en ny version godkänns |
| Upphandlingar och offerter (försäljning) | Sammanfattar underlaget och översätter sammanfattningen | Om ni ska lämna anbud |
| Leverantörsavtal (inköp) | Räknar och grupperar dem per leverantör i ett diagram, med CtrlScout | Vilka leverantörer ni behåller |
| Personalakter (HR) | Svarar bara dem som får öppna akten | Vem som får se vilka akter |
| Inskannad post (ekonomi, administration) | Läser brevet när OCR har gjort det sökbart och föreslår dess uppgifter | Vem som hanterar det |
Exempel
Frågor som folk ställer till sina dokument
Några exempel på de frågor som AI:n i M‑Files besvarar. Varje svar visar de dokument det kommer från.
Vilken uppsägningstid gäller?
Ställd till ett avtal: ett svar utifrån avtalets egen text med källan visad, så att ni kan kontrollera klausulen innan ni svarar motparten.
Vem godkände den här rutinen?
Besvarad utifrån rutinens text, och det går snabbare än att läsa revisionstabellen längst bak i ett dokument som ni inte har öppnat på ett år.
Sammanfatta underlaget på svenska
En sammanfattning av ett textdokument översatt till ett annat språk, så att ett danskt eller engelskt upphandlingsunderlag kan bedömas på svenska innan någon läser allt.
Fråga på svenska om danska och engelska dokument
En fråga på svenska om ett danskt eller engelskt avtal får sitt svar på svenska, från en text som ingen har behövt översätta först.
Hur många avtal har varje leverantör?
Ställd över hela valvet med CtrlScout från vår utvecklingspartner CtrlDocs: ett antal per leverantör i ett diagram, med en notering om vad som räknades.
Innan ni väljer
Sex frågor till varje AI-lösning
Innan ni låter en AI läsa era dokument finns det sex frågor som varje leverantör bör kunna svara på. Här är svaren för M‑Files.
Kan vi se var svaret kommer ifrån?
Ja. Aino visar de dokument som svaret bygger på under svaret, och CtrlScout numrerar sina källor som länkar ni kan öppna.
Håller den sig inom behörigheterna?
Ja. Aino och CtrlScout läser med de behörigheter som den som frågar har i M‑Files, så svaret bygger på det personen själv får öppna.
Används våra dokument för träning?
Nej. Enligt M‑Files används era dokument, metadata och frågor inte för att träna Aino.
Hämtar den kunskap från internet?
Nej. Aino använder bara innehållet i valvet och ingen kunskap utifrån.
Vem fattar besluten?
Era medarbetare. AI:n läser och föreslår, medan granskning och godkännande ligger hos de personer som arbetsflödet ger uppgiften.
Är tjänsten certifierad?
M‑Files är certifierat enligt ISO/IEC 27001, och certifieringen omfattar M‑Files Cloud, Hubshare och Aino. M‑Files är personuppgiftsbiträde enligt GDPR och erbjuder ett personuppgiftsbiträdesavtal.
Sekretess
AI:n läser med dina behörigheter
Ett svar bygger på de dokument som den som frågar kan öppna. Utanför HR får man inget ur personalakterna, hur frågan än ställs. Aino och CtrlScout använder de behörigheter ni redan har i M‑Files.
- Åtkomst som följer dokumentet — Ett avtal kan ärva åtkomsten från den kund eller det projekt det hör till.
- Räkningar inom åtkomsten — CtrlScout räknar bara det som den som frågar har tillgång till.
Verktygen
Vilket verktyg som gör vad
Frågor om ett dokument sköter M‑Files Aino, som ingår i båda utgåvorna av M‑Files. För frågor över hela valvet, med räkningar och diagram, sätter vi upp CtrlScout från vår utvecklingspartner CtrlDocs.
M‑Files Metadata Agent
Föreslår uppgifterna när dokument läggs in och lägger till dem i befintliga dokument i stor skala.
CtrlScout
Frågar över hela valvet, räknar och visar resultatet i diagram och skriver utkastet till mejlet. På alla utgåvor av M‑Files, i molnet eller på era egna servrar.
CtrlScout på ctrldocs.comMicrosoft 365 Copilot
Arbetar med dokument i M‑Files inom M‑Files behörigheter, när lagring i Microsoft 365 eller M‑Files koppling är uppsatt och användarna har en Copilot-licens.
M‑Files i Microsoft 365
Kom igång
Börja med en dokumenttyp
Ett första projekt tar en dokumenttyp från uppgifterna till de första svaren. Nästa typ följer när den första fungerar.
-
Steg 1: Välj dokumenttypen
Välj en sorts dokument som många letar efter, till exempel avtal eller rutiner.
-
Steg 2: Bestäm uppgifterna
Kom överens om vilka uppgifter som beskriver den: kunden eller leverantören, typen och de datum som betyder något.
-
Steg 3: Anslut där de ligger
Nätverksmappar och SharePoint Online kan anslutas, så att dokumenten hittas från M‑Files där de ligger.
-
Steg 4: Fyll i de befintliga filerna
M‑Files Metadata Agent lägger till uppgifterna i de dokument ni redan har, i stor skala.
-
Steg 5: Kör en pilot
Ett team arbetar med sina egna dokument och ställer sina egna frågor innan nästa typ läggs till.
Vi lämnar offert på licensen för M‑Files och uppsättningen tillsammans.
Frågor om AI-dokumenthantering
Kan vi prova innan vi köper?
Ja. Den gratis 30-dagars testperioden av M‑Files omfattar M‑Files Aino. Det är ett valv i molnet med grundläggande innehåll och arbetsflöden, utan kreditkort och utan programvara att installera, och ni ber om den via vårt kontaktformulär.
Kan AI:n visa mig dokument som jag inte har tillgång till?
Nej. Både Aino och CtrlScout svarar inom varje användares behörigheter, utifrån det innehåll personen har rätt att se.
Kan AI svara över alla våra dokument?
Ja, på två sätt. M‑Files erbjuder en konfiguration så att Aino kan svara på frågor över hela valvet, och CtrlScout från vår utvecklingspartner CtrlDocs ställer frågor över hela valvet på alla utgåvor av M‑Files och räknar och visar det den hittar i diagram.
Behöver vi OCR utöver AI?
De gör olika saker. M‑Files OCR gör en skannad sida till en sökbar PDF, och därefter läser Aino den som vilket annat textdokument som helst, svarar på frågor om den och kan hjälpa till att klassificera den.
Vilka språk arbetar AI:n på?
Aino och CtrlScout svarar på det språk som frågan ställs på, så en svensk fråga om ett engelskt avtal får ett svenskt svar. Aino kan också översätta en sammanfattning till ett annat språk.
Kan AI fylla i uppgifterna när ett dokument sparas?
Ja, med M‑Files Metadata Agent. Den föreslår värden när dokument läggs in, administratörerna väljer vilka fält den ger förslag för, och användarna granskar förslagen innan de sparas.
Hur gör vi med dokument i nätverksmappar och SharePoint?
De kan ligga kvar där de är. Med kopplingar visar M‑Files nätverksmappar och SharePoint Online bredvid valvet, så att medarbetarna hittar allt på ett ställe, och befintliga dokument kan få sina uppgifter i stor skala. Intelligent Metadata Layer förklarar hur.
Kan Microsoft 365 Copilot använda våra dokument i M‑Files?
Ja. Microsoft 365 Copilot kan arbeta med dokument i M‑Files, antingen från lagring i Microsoft 365 eller via M‑Files Connector for Copilot, för användare med en Copilot-licens. Enligt M‑Files respekterar Copilot de behörigheter som är satta i M‑Files. M‑Files i Microsoft 365 berättar mer.
Fattar AI:n beslut eller godkänner dokument?
Nej. AI:n hittar information, besvarar frågor och föreslår uppgifter. Granskningar och godkännanden ligger kvar hos de personer och arbetsflöden ni har satt upp i M‑Files.
Ingår AI i vår licens för M‑Files?
M‑Files Aino ingår i båda utgåvorna av M‑Files, Essentials och Enterprise, och Enterprise har mer AI-kapacitet. Frågor över hela valvet och förslag på metadata licensieras separat, och CtrlScout är ett tillägg från CtrlDocs. En offert omfattar utgåvan, vilka som ska använda systemet, eftersom tillfälliga användare och användare som bara läser kan ha egna licenstyper, och hur mycket vi sätter upp.