Boka en demo
Dokumenthantering för konsultföretag

Hitta offerten ni skrev i fjol

På en konsult-, advokat- eller revisionsbyrå skrivs de flesta dokument en gång och söks fram många gånger, ofta av någon annan. M‑Files sparar varje dokument under kund och uppdrag och söker i texten, så att fjolårets offert finns där för den som skriver årets.

Boka en demo
En kund öppnad i M-Files mot sina dokument, ett avtal i Word, en offert, en prislista i Excel, en PowerPoint-presentation, protokoll och en order som PDF, och mot sin e-post arkiverad från Outlook
Kundarbetet

Använd det byrån redan vet

  • Kund- och uppdragsakter — Uppdragsbrev, arbetsmaterial och leveranser hittas tillsammans under kund och uppdrag. Samma dokument visas också under ansvarig delägare, och det är fortfarande ett enda dokument.
  • Mallar och godkännanden — Offerter och rapporter utgår från godkända mallar. När en chef eller delägare ska granska ett dokument skapar M‑Files uppgiften, meddelar granskaren och registrerar godkännandet.
  • Tidigare arbete som går att hitta — Sökningen läser både dokumentens text och det de är sparade under. Smalna av resultatet på kund eller dokumenttyp, och spara en sökning ni använder ofta.
  • Konfidentiella uppdrag — Ett känsligt ärende syns bara för sitt eget team. Åtkomsten följer uppdraget, så att den gäller allt som är sparat under det.
  • E-post på uppdraget — Kundmejl sparas i M‑Files under kund och uppdrag, där hela teamet kan hitta dem.
  • När uppdraget avslutas — Ni bestämmer hur länge dokumenten sparas, per dokumenttyp eller per uppdrag. När den tiden har gått raderas de automatiskt.
En kund i M-Files öppnad till sina dokument och e-post, bredvid metadatakortet för ramavtalet
Återanvänd kunskap

Hitta tidigare arbete och använd det igen

Ett konsultföretags kunskap finns i de offerter, rapporter och arbetspapper det redan har skrivit. M‑Files sparar vart och ett en gång, visar det överallt där det hör hemma och kan sammanfatta det.

Ett dokument, många ställen

En offert sparas en gång och visas under kunden, uppdraget, partnern och branschen, så att den hittas hur man än letar efter den.

Vyer för varje verksamhetsområde

Ett team eller en roll har sina egna vyer: en partners uppdrag, förra årets offerter, rapporter per bransch, ifyllda utifrån metadata.

Sammanfattningar med M‑Files Aino

Aino sammanfattar ett textdokument, svarar på frågor om det och visar de dokument svaret kommer från, och använder bara innehåll som användaren har behörighet till.

Frågor över hela valvet

När det är uppsatt svarar Aino på frågor över hela valvet, till exempel vilka offerter som handlade om ett ämne, och kan översätta en sammanfattning till ett annat språk.

Se hur sökningen hittar tidigare arbete

Boka en demo
M-Files-webbklienten med en kund öppnad mot sina dokument och sin e-post, bredvid metadatakortet för kundens ramavtal med klass, kund, kontaktperson, datum och arbetsflödesfältet på Approved
Tillsammans med kunderna

Leverera till kunden från samma akt

Leveranserna lämnar företaget från kundakten, och det som kommer tillbaka arkiveras i den.

  • Hubshare för inbjudna kunder — Med M‑Files Hubshare ser en kund de leveranser ni delar i en hubb som kunden är inbjuden till, och inget annat.
  • Redigera ett dokument tillsammans — CtrlShare från vår utvecklingspartner CtrlDocs öppnar en leverans så att en kund kan redigera den tillsammans med er. Kunden bjuds in via e-post och bekräftar med en kod, det finns inga offentliga länkar, och det färdiga dokumentet kommer tillbaka till M‑Files som en ny version.
  • Signerade uppdragsbrev — Med integrationen till DocuSign eller Adobe Acrobat Sign och ert eget abonnemang på tjänsten kommer ett signerat uppdragsbrev automatiskt tillbaka till M‑Files.
Integrationer

Fungerar i Outlook, Office och Teams

Företaget skriver i Word, skickar från Outlook och pratar i Teams. M‑Files finns inne i alla tre, så att arkivering blir en del av att spara.

Outlook

E-post från kunder arkiveras från Outlook under kund och uppdrag med sina metadata, och M‑Files kan hämta kunden eller kontaktpersonen från meddelandet.

Word, Excel och PowerPoint

Offerter och rapporter sparas i M‑Files från Office med sina metadata. En mall fyller i kundens och uppdragets namn när ett dokument skapas utifrån den, och uppgifter från M‑Files i dokumentet hålls aktuella.

Teams

Öppna innehåll från M‑Files och sök i valvet från Teams.

Tid

Registrera timmarna där arbetet ligger

CtrlTime från vår utvecklingspartner CtrlDocs registrerar tid i en kalender på en kund eller ett projekt i M‑Files. Veckorapporter skickas till en chef eller administratör för godkännande, och de registrerade timmarna ger underlag för löner och kundfakturor.

CtrlTime på ctrldocs.com
Två bilder av CtrlTime: tidrapporter som väntar på godkännande i M-Files bredvid en veckas registreringar per projekt, och ett processdiagram från tidsregistrering och godkännande av veckorapporten till underlagen för lön och fakturor
Tidrapporter som väntar på godkännande, och vägen från registrerade timmar till underlag för lön och fakturor.
Nästa steg

Skriv årets offert utifrån fjolårets

Vi svarar samma arbetsdag. Fråga om mallar, granskningar och sökning, eller använd den gratis 30-dagars testperioden till att lära känna M‑Files.

Boka en demo Be om en gratis testperiod

Frågor om sökning, åtkomst och timmar

Vad täcker sökningen?
Den enkla sökningen täcker både dokumentens text och deras metadata. Den avancerade sökningen smalnar av resultatet på kund, dokumenttyp eller någon annan egenskap, och en sökning ni använder ofta kan sparas som en vy.
Hur kan ett dokument ligga under både kunden och delägaren?
Varje dokument har kund, uppdrag och dokumenttyp som metadata. Det sparas en gång och visas överallt där metadata stämmer, så att det inte finns någon extra kopia.
Hur styrs åtkomsten till ett konfidentiellt uppdrag?
Åtkomst kan styras av valfri metadata, även uppdraget, och av dokumentklasser. Gallringsregler ligger på samma sätt på dokumentklassen eller uppdraget.
Hur når en granskning fram till delägaren?
Granskningen körs som ett arbetsflöde. Det skapar uppgiften, meddelar granskaren och registrerar godkännandet.
Vad kan tid registreras på?
CtrlTime registrerar tid på vilken typ av objekt i M‑Files som helst, till exempel en kund eller ett projekt. Det är ett tillägg från vår utvecklingspartner CtrlDocs och körs på alla utgåvor av M‑Files, i molnet eller på era egna servrar.
Är det här för konsultföretag?
Ja. Uppsättningen är först och främst gjord för konsultföretag och passar på samma sätt advokat- och revisionsbyråer: kunden och uppdraget är det som allt arkiveras under, offerter och rapporter utgår från godkända mallar, granskningar körs som arbetsflöden, och fritextsökning hittar tidigare arbete. Vi är auktoriserad M‑Files-återförsäljare i Köpenhamn, vi avgränsar och levererar kompletta implementeringar, och vi kan snabbt komma igång med en pilot.
Kan vi dela leveranser med kunderna?
Via M‑Files Hubshare ser en kund de dokument ni delar i en hubb som kunden är inbjuden till. Ska ni skriva ett dokument tillsammans öppnar CtrlShare från vår utvecklingspartner CtrlDocs det så att en inbjuden kund kan redigera det, och det färdiga dokumentet kommer tillbaka till M‑Files som en ny version.
Kan M‑Files Aino sammanfatta tidigare arbete?
Ja. Aino sammanfattar ett textdokument, svarar på frågor om det och visar de dokument svaret kommer från, och använder bara innehåll som användaren har behörighet till. När det är uppsatt svarar Aino också över hela valvet. M‑Files uppger att era dokument och frågor inte används för att träna Aino. M‑Files Aino går igenom det.
Relaterade lösningar

Lösningar som hänger ihop med kundakterna

Avtalshantering

Avtal sparade per motpart, med arbetsflöden för granskning och godkännande.

Se avtalshantering 

CRM

Leads, affärsmöjligheter och kunder med sina dokument, från lead till vunnen eller förlorad affär.

Se CRM på M‑Files 

Projekthantering

Projektdokument och uppgifter kopplade till projektet.

Se projektdokumentation 

Dokumenthantering

Alla dokument hittade utifrån vad de handlar om, med versioner och godkännanden.

Se dokumenthantering 

Microsoft 365

Offerter i Word, e-post från Outlook och valvet i Teams.

Se M‑Files i Microsoft 365 

M‑Files Aino

Sammanfattningar och svar från era egna dokument, inom behörigheterna i M‑Files.

Se M‑Files Aino