Boka en demo
Dokumenthantering i finanssektorn

Hela kundakten framme vid första samtalet

Avtalet ligger i ett system, legitimationen i en gemensam mapp och korrespondensen i en kollegas inkorg. M‑Files samlar kundens dokument under kunden, öppna bara för dem som arbetar med kunden, och raderar dem när era regler säger det.

Boka en demo
M-Files-webbklienten med en kund öppnad till sina dokument och e-post bredvid metadatakortet för kundens ramavtal, med klass, kund, kontaktperson, datum och arbetsflödesbandet på Approved
Kundens dokument

Vet vad ni har om varje kund

Kundakter

Avtal, legitimation och korrespondens sparas under kunden. Öppna kunden, så ligger allt samlat, oavsett vem som sparade det.

Avtal och fullmakter

Granskning och godkännande följer den väg ni bestämmer. M‑Files meddelar varje person när det är deras tur och skapar uppgiften åt dem.

Åtkomst per roll

Rådgivare ser sina egna kunder, och compliancefunktionen ser det den behöver. När revisorerna frågar visar loggen vem som har ändrat, laddat ned eller laddat upp vad.

Gallring enligt regel

Varje dokumenttyp har sin egen gallringsregel, räknad från ett datum som kundrelationens slut. En lista visar vad som står på tur för radering.

Begäran om registerutdrag

Allt om en person hittas med en sökning och exporteras i originalformat eller som PDF.

E-post i kundakten

Kundmejl sparas i M‑Files under kunden, så att korrespondensen är en del av kundakten och kollegorna kan hitta den.

Livscykel

Era regler följer varje kunddokument

Dokumenttyper, roller och tider sätts upp efter era egna arkiveringskrav. Så här kan det se ut.

  1. Arkiverat

    Rådgivare

    Rådgivaren sparar dokumentet under kunden som den typ av dokument det är.

  2. I bruk

    Roller med åtkomst

    Bara de roller som arbetar med kunden kan öppna dokumentet. Ändringar, nedladdningar och uppladdningar loggas.

  3. Tiden löper ut

    Gallringsregel

    Regeln räknar från det datum ni har valt och visar de dokument som står på tur för radering.

  4. Raderat

    Dokumenten raderas automatiskt, så som regeln säger.

Onboarding av kunder

Ta emot en ny kund med en checklista

Ett arbetsflöde kan sättas upp så att en ny kund blir en lista över de dokument som era egna regler kräver, med en uppgift för vart och ett, en påminnelse före tidsfristen och en åtkomst som öppnas för rätt roller allteftersom akten blir komplett.

En checklista per kund

De dokument som ska samlas in för en ny kund sätts upp som uppgifter på kunden, så att kundakten visar vad som har kommit in och vad som fortfarande saknas.

Uppgifter med en tidsfrist

Varje dokument som ska samlas in är en uppgift till en namngiven person eller till den rådgivare som hämtas från kundens metadata, med en automatisk påminnelse innan tidsfristen går ut.

Åtkomst efter roll när akten är komplett

En status i arbetsflödet kan ändra behörigheterna, så att compliance ser akten medan den granskas och rådgivaren arbetar med den när den är godkänd.

Godkänt och dokumenterat

När alla tilldelade godkännare har svarat kan arbetsflödet gå vidare av sig självt, och varje statusbyte finns i händelseloggen med tidpunkt och användare.

Begäran om registerutdrag

Begäran om registerutdrag i tid

När en kund frågar vad ni har om dem är svaret en sökning, en export och en tidsfrist.

  • Hitta allt om en person — Dokument om en person bär personen som metadata, så att de hittas tillsammans, och den avancerade sökningen hittar resten på namn eller en annan identifierare.
  • Exportera det som det är — Dokument exporteras i originalformat eller som PDF, och övriga data som Excel.
  • En månad enligt GDPR — En begäran om registerutdrag ska normalt besvaras inom en månad, och tiden kan förlängas med ytterligare två månader i komplicerade fall.
En medarbetares akt i M-Files: hennes dokument, e-post och uppgifter samlade under hennes namn, med metadatakortet bredvid

Se en kundakt så som en rådgivare ser den

Boka en demo
Samarbete med kunder

Skriv avtalet tillsammans med kunden

När en kund eller en extern rådgivare behöver redigera samma avtal öppnar CtrlShare från vår utvecklingspartner CtrlDocs det, så att alla kan skriva i det samtidigt i OneDrive for Business. De bjuds in via e-post och bekräftar med en kod, och det finns inga publika länkar. Det färdiga dokumentet går tillbaka till M‑Files som en ny version.

CtrlShare på ctrldocs.com
Delningsdialogen i CtrlShare med en M-Files-användare och en medarbetare som kan redigera, och en extern kontakt som kan läsa
Två kollegor kan redigera, och den externa kontakten kan bara läsa.
En kund i M-Files öppnad till sina dokument och e-post, bredvid metadatakortet för ramavtalet
Säker delning

Säker delning med kunder

En kund ser det ni delar och inget annat, och det kunden skickar tillbaka arkiveras i kundakten.

  • Dela en hubb med en kund — Med M‑Files Hubshare ser en kund de dokument ni delar i en hubb som kunden är inbjuden till, och inget annat.
  • Redigera eller bara läsa — Varje person som bjuds in via CtrlShare kan redigera eller bara läsa, och delningsdialogen visar vem som har vad. Det finns inga offentliga länkar.
Integrationer

Fungerar med ert kärnsystem och Office

Kundlistan hör hemma i ert kärnsystem eller CRM, och dokumenten skapas i Outlook och Office. M‑Files håller listan synkroniserad och arkiverar dokumenten där de skrivs.

Kärnsystem och CRM

Listor som kunder och rådgivare hålls synkroniserade med ert kärnsystem eller CRM, så att ett dokument arkiveras under samma kund som resten av företaget använder. Vi sköter integrationsarbetet.

Outlook

E-post från kunder arkiveras från Outlook under kunden med sina metadata, och M‑Files kan hämta kunden eller kontaktpersonen från meddelandet.

Word, Excel och PowerPoint

Avtal och rapporter sparas i M‑Files från Office med sina metadata. Kundens namn och avtalsnumret kan föras in i dokumentet från M‑Files och hållas aktuella.

Skannad legitimation

Legitimation och signerade blanketter på papper skannas, och M‑Files OCR gör dem till sökbara PDF-filer som arkiveras under kunden.

Teams

Öppna innehåll från M‑Files och sök i valvet från Teams.

Elektronisk signatur

Med integrationen till DocuSign eller Adobe Acrobat Sign och ert eget abonnemang på tjänsten kommer signerade avtal automatiskt tillbaka till M‑Files.

Nästa steg

Fråga hur era regler skulle se ut i M‑Files

Berätta vilka arkiveringskrav ni arbetar under, så svarar vi samma arbetsdag. Under den gratis 30-dagars testperioden kan ni prova M‑Files själva.

Boka en demo Be om en gratis testperiod

Det här vill compliance och it veta

Hur styrs åtkomsten?
Åtkomst ges till personer eller grupper. Den kan sättas på alla metadata, till exempel kunden, och på varje dokumentklass, och ett arbetsflöde kan utöka eller begränsa den allteftersom dokumentet går vidare.
Vad registrerar händelseloggen?
M‑Files loggar ändringar i dokument och deras metadata samt varje nedladdning och uppladdning av ett dokument. En administratör kan filtrera och söka i händelseloggen och exportera den för analys i andra verktyg.
Hur fungerar en gallringsregel?
En gallringsregel ligger på ett enskilt dokument, på en dokumentklass eller på metadata som kunden och räknar från ett datum som kundrelationens slut. En notis kan skickas innan tiden löper ut, och en vy visar de kommande raderingarna. När tiden har gått raderas dokumenten automatiskt.
Hur hittar vi allt om en person?
Dokument om en person har personen som metadata, så att de hittas tillsammans. Där det inte är fallet hittar den avancerade sökningen dem på namn eller en annan identifierare. Dokument exporteras i originalformat eller som PDF, och andra data som Excel.
Är data krypterade?
Fildata och själva databasen kan krypteras, och kommunikationen med M‑Files kan sättas upp så att den går över en säker, krypterad anslutning. I M‑Files Cloud, som körs på Microsoft Azure, är data krypterade både i lagringen och under överföringen. M‑Files har en ISO/IEC 27001-certifiering som omfattar M‑Files Cloud, Hubshare och Aino, och är personuppgiftsbiträde enligt GDPR med ett personuppgiftsbiträdesavtal.
Hur skriver vi ett avtal tillsammans med en kund?
Med CtrlShare, ett tillägg från vår utvecklingspartner CtrlDocs. Det öppnar dokumentet för samredigering i realtid i OneDrive for Business, kunden bjuds in via e-post och bekräftar med en kod, och det färdiga dokumentet kommer tillbaka till M‑Files som en ny version. Det körs på alla utgåvor av M‑Files, i molnet eller på era egna servrar.
Hur besvarar vi en begäran om registerutdrag i tid?
Inom en månad enligt GDPR, och tiden kan förlängas med ytterligare två månader i komplicerade fall. Dokumenten hittas via personens metadata eller den avancerade sökningen och exporteras i originalformat, som PDF eller som Excel. Dokumenthantering enligt GDPR går igenom stegen i ett svar.
Kan ett arbetsflöde sköta vår onboarding av kunder?
Ja, som en rad uppgifter och statusar på kunden. Varje dokument som era regler kräver är en uppgift till en namngiven person eller till den rådgivare som hämtas från metadata, med en påminnelse före tidsfristen; ett statusbyte kan utöka åtkomsten till compliance eller rådgivaren; och när alla tilldelade godkännare har svarat kan arbetsflödet gå vidare av sig självt. Arbetsflöden sätts upp i ett grafiskt verktyg utan programmering.
Relaterat

Jämför M‑Files med tio krav på dataskydd

Hantering av regelefterlevnad

Så stöder M‑Files arbetet med regelefterlevnad med metadata, arbetsflöden och loggar.

Se regelefterlevnad i M‑Files 

GDPR i M‑Files

De tio kraven på dataskydd och hur M‑Files uppfyller vart och ett.

Se de tio kraven 

GDPR-guide

En guide till dokumenthantering enligt GDPR.

Läs guiden 

Avtalshantering

Avtal och fullmakter arkiverade efter motpart, med en påminnelse före uppsägningsdatumet.

Se avtalshantering 

Säkerhet och händelselogg

Behörigheter, lagring och en registrering av varje ändring och nedladdning.

Se säkerhet och loggning 

Dokumenthantering

Alla dokument hittade utifrån vad de handlar om, med versioner och godkännanden.

Se dokumenthantering