Dokumenthantering för teknik och bygg med M-Files

Q: Kan vi använda revisionsbokstäver i stället för versionsnummer?

Ja. Varje ändring är en ny version av samma dokument, och M-Files kan använda ert eget versionsschema, till exempel revisionsbokstäverna A, B och C. Utgåvans syfte och utgivningsdatumet är metadata på ritningen i båda fallen.

Q: Är M-Files ett EDMS för teknik och bygg?

M-Files är ett dokumenthanteringssystem, och vi sätter upp det för projekt inom teknik och bygg: dokumentklasser för ritningar, beskrivningar och korrespondens, projektet som det objekt allt arkiveras under, arbetsflödet för utgivning och lagringsreglerna. Ritningar arkiveras som dokument med revision och syfte. Vilka CAD- eller BIM-verktyg ni ritar i tar vi upp på det första mötet; berätta vilka ni använder, så berättar vi hur ritningsfilerna skulle arkiveras.

Från projektering till överlämning

Hela projektet samlat på ett ställe

Revision och utgåvans syfte

Varje ritning har sitt projekt, sitt skede och sin revision, med utgivningsdatum och syfte med utgåvan. Ersatta revisioner finns kvar i historiken bakom den gällande.

Utgåvor med namn och datum

Varje utgåva är ett registrerat steg med godkännare och datum. Samma steg kan meddela dem som behöver ritningen att den är ute.

Korrespondens

Mejl och brev sparas på projektet och det dokument de gäller. En sökning hittar dem igen många år senare.

Alla projekt sparade på samma sätt

Den som kommer in i ett projekt hittar rätt som i det förra, eftersom alla projekt har samma typer av dokument och samma fält.

Ett team i Teams för varje projekt

CtrlTeams från vår utvecklingspartner CtrlDocs skapar teamet och kanalen utifrån M‑Files-projektet, med medlemmar, mappar och mallar.

Sparat efter överlämning

Ni bestämmer hur länge varje typ av dokument, eller ett helt projekt, ska sparas. Det ligger kvar tills den tiden har gått.

Ritningsförteckning

En ritningsförteckning som arbetsflödet håller aktuell

Era projekt ger kanske ut ritningar på ett annat sätt. Statusar, godkännare och aviseringar sätts upp efter det, och en vy som listar varje utgåva med syfte, godkännare och datum är projektets ritningsförteckning.

Pågående

Projektör

Ritningen revideras som en ny version av samma dokument.
Granskningshandling

Granskare

Granskarna får besked, och utgivningsdatumet registreras.
Bygghandling

Godkännare

Godkännandet registreras med namn och datum, och åtkomsten kan utökas till arbetslaget på bygget.
Relationshandling

Den slutliga revisionen finns kvar i projektet med de tidigare revisionerna i historiken.

Se en ritning ges ut som bygghandling

Boka en demo

På arbetsplatsen

Arbetsplatsen och underentreprenörerna

De som behöver den gällande ritningen sitter sällan vid ett skrivbord på ritkontoret. Samma valv är öppet för dem på webben och i mobilen, och för inbjudna partner genom en hubb.

Webb och mobil — Arbetslaget på plats öppnar samma valv i webbportalen eller mobilappen och ser den gällande revisionen först, med de ersatta bakom den i historiken.
Åtkomst som utökas vid utgivning — När en ritning ges ut som bygghandling kan arbetsflödet utöka åtkomsten till arbetslaget på plats i samma stund, så att de ser den så snart den är ute.
Hubshare för inbjudna partner — Med M‑Files Hubshare delas utvalda ritningar och dokument med inbjudna beställare och underentreprenörer, som bara ser de hubbar de är inbjudna till.
Redigera ett dokument med en partner — CtrlShare från vår utvecklingspartner CtrlDocs öppnar ett dokument så att en inbjuden partner kan redigera det tillsammans med er. Partnern bjuds in via e-post och bekräftar med en kod, det finns inga offentliga länkar, och det färdiga dokumentet kommer tillbaka till M‑Files som en ny version.

Versionshistoriken för en ritning i M-Files: fem versioner från revision A till C, vem som ändrade varje och om den låg för godkännande eller var godkänd, bredvid ritningens metadatakort

Integrationer

Fungerar med Outlook, Office och filservern

Projektets korrespondens och beskrivningar skapas i Outlook och Office. M‑Files arkiverar dem därifrån, och ritningar som fortfarande ligger på en filserver visas utan att flyttas.

Outlook

E-post om en ritning eller en ändring arkiveras från Outlook under projektet och det dokument den gäller, med sina metadata, och M‑Files kan hämta kontaktpersonen från meddelandet.

Word, Excel och PowerPoint

Beskrivningar, arbetsberedningar och rapporter sparas i M‑Files från Office med sina metadata. Dokumentnummer, revision och status kan föras in i själva dokumentet och hållas aktuella.

Teams

Öppna innehåll från M‑Files och sök i valvet från Teams, och CtrlTeams och CtrlSync knyter ett team till sitt projekt.

Nätverksmappar och SharePoint

Kopplingar visar ritningar och dokument som fortfarande ligger i en nätverksmapp eller i SharePoint Online inne i M‑Files utan att flytta dem, så att en migrering kan vänta.

ERP och projektsystem

Listor som projekt, kunder och leverantörer hålls synkroniserade med ert ERP- eller projektsystem, så att en ritning arkiveras under det projektnummer som alla redan använder. Vi sköter integrationsarbetet.

Elektronisk signatur

Med integrationen till DocuSign eller Adobe Acrobat Sign och ert eget abonnemang på tjänsten kommer signerade överlämningsdokument och avtal automatiskt tillbaka till M‑Files.

Microsoft Teams

För projekt som lever i Microsoft Teams

CtrlTeams och CtrlSync, två tillägg från vår utvecklingspartner CtrlDocs, knyter varje team till sitt M‑Files-projekt.

En generisk projektmall i M-Files med dokumentmallar, mappstruktur och mappar som General, Reports och Templates

Varje nytt team börjar med samma mappar

CtrlTeams sparar era standardmappar och dokumentmallar som en projektmall i M‑Files. Aktivera kopplingen på ett projekt, så skapas teamet eller kanalen med medlemmar, mappar och malldokument.

Behörigheterna i M‑Files avgör vem som kan se och redigera varje team och kanal.

Samma projektdokument i fliken Filer i Microsoft Teams och i M-Files, med en pil från Teams till M-Files — Samma projektdokument i fliken Filer i Teams och i M‑Files.

Det teamet skriver i Teams sparas i M‑Files

CtrlSync håller en kopia i M‑Files av dokumenten från ett team, en kanal eller en SharePoint-webbplats. Varje senare ändring sparar en ny version, och dokumenten finns kvar i M‑Files när teamet tas bort.

En fritextsökning täcker dokumenten från alla synkroniserade webbplatser.

Se båda på ctrldocs.com

Nästa steg

Ha svaret redo när någon frågar flera år senare

Boka en demo och fråga om ritningsrevisioner, utgåvor och Microsoft Teams. Vill ni hellre se er omkring på egen hand först finns den gratis 30-dagars testperioden.

Boka en demo Be om en gratis testperiod

Det här frågar den dokumentansvarige

Hur registreras en ritnings revision?

Revision, utgivningsdatum och syfte med utgåvan är metadata på ritningen, bredvid projekt och skede. M‑Files sparar varje ändring som en ny version av samma dokument, så att ersatta revisioner finns kvar i versionshistoriken.

Vad registrerar ritningsförteckningen?

Varje utgåva är en status i ett arbetsflöde. Statusen registrerar godkännare och datum, utgåvans syfte är metadata på ritningen, och arbetsflödet kan avisera dem som behöver ritningen och ändra vem som har åtkomst. En vy som listar ett projekts utgåvor med syfte, godkännare och datum är ritningsförteckningen. Statusar, godkännare och aviseringar sätts upp efter hur era projekt ger ut ritningar.

Hur hålls dokument från olika projekt enhetliga?

Alla projekt använder samma dokumentklasser och samma metadata, så att dokument från olika projekt hittas på samma sätt.

Hur sparas dokument från Teams i M‑Files?

CtrlSync hämtar metadata från den mapp ett dokument ligger i och från dess namn, så att dokumenten kommer in i M‑Files med metadata. CtrlTeams och CtrlSync är produkter från vår utvecklingspartner CtrlDocs och körs på alla utgåvor av M‑Files, i molnet eller på era egna servrar.

Hur bestäms lagringstiden?

Lagringsregler sätts upp som arbetsflöden som arkiverar eller raderar dokument efter en bestämd tid, räknad från ett datum som överlämningen, per dokumentklass eller för hela projektet. Ett arbetsflöde kan avisera någon eller begära en granskning innan något raderas, och ett raderat dokument döljs och förstörs först i ett separat steg.

Kan arbetslaget på plats och underentreprenörerna se ritningarna?

Era egna medarbetare öppnar valvet i webbportalen eller mobilappen, och arbetsflödet kan utöka åtkomsten till arbetslaget på plats när en ritning ges ut som bygghandling. Inbjudna beställare och underentreprenörer ser utvalda dokument via M‑Files Hubshare eller redigerar ett dokument tillsammans med er via CtrlShare från vår utvecklingspartner CtrlDocs.

Kan vi använda revisionsbokstäver i stället för versionsnummer?

Ja. Varje ändring är en ny version av samma dokument, och M‑Files kan använda ert eget versionsschema, till exempel revisionsbokstäverna A, B och C. Utgåvans syfte och utgivningsdatumet är metadata på ritningen i båda fallen.

Är M‑Files ett EDMS för teknik och bygg?

M‑Files är ett dokumenthanteringssystem, och vi sätter upp det för projekt inom teknik och bygg: dokumentklasser för ritningar, beskrivningar och korrespondens, projektet som det objekt allt arkiveras under, arbetsflödet för utgivning och lagringsreglerna. Ritningar arkiveras som dokument med revision och syfte. Vilka CAD- eller BIM-verktyg ni ritar i tar vi upp på det första mötet; berätta vilka ni använder, så berättar vi hur ritningsfilerna skulle arkiveras.

Relaterat

Hitta den revision som gällde vid gjutningen