Boka en demo
Automatisering av kunskapsarbete

Låt M‑Files sköta rutinarbetet

Automatisering av kunskapsarbete är M‑Files namn på att automatisera rutinerna kring dokument: att hitta, arkivera, skicka vidare och skydda dem. Att leta efter den senaste versionen, fråga en kollega var ett dokument finns och jaga ett godkännande: det arbetet har ingen planerat, och det är det arbetet som M‑Files tar över.

Be om en gratis testperiod Boka en demo
Startsidan med vyer i ett M-Files-valv: de gemensamma vyerna från styrande dokument och uppgifter till ändringsbegäranden och registrerade händelser, och de övriga vyerna nedanför
Begreppet

Det här räknas som kunskapsarbete

Kunskapsarbete är arbete med information snarare än med maskiner eller varor: att skriva en offert, granska ett avtal, stänga månaden, svara en kund. Mycket av dagen går åt till rutinerna runt det, och det är de rutinerna som automatisering av kunskapsarbete tar hand om.

Tänkandet stannar hos människor

Att skriva, bedöma, förhandla och besluta automatiseras inte. Granskningar och godkännanden görs fortfarande av de personer som har fått dem.

Letandet försvinner

Att hitta den gällande versionen, komma ihåg var en fil sparades eller fråga en kollega vilket avtal som gäller: M‑Files svarar utifrån vad varje dokument är och vad det säger.

Jagandet försvinner

Att tala om för nästa person att det är deras tur, påminna dem före tidsfristen, öppna åtkomsten när ett dokument godkänns och radera det när tiden är ute: det sköter ett arbetsflöde.

De fyra delarna

Fyra uppgifter som M‑Files tar över

  • Hitta — Ställ en fråga till M‑Files Aino så svarar den utifrån era dokument. Vyer och sökning hittar resten utifrån vad varje dokument är, till exempel kund, projekt eller typ.
  • Skriv och dela — Skriv i Word eller Excel som vanligt, och ange vad dokumentet är när ni sparar det i M‑Files. Den gällande versionen är den som folk öppnar, och utcheckning hindrar att två personer skriver över varandra.
  • Skicka det vidare — Ett arbetsflöde talar om för nästa person att det är deras tur och ger dem uppdraget. Åtkomst och dokumentets uppgifter ändras allteftersom det går från steg till steg.
  • Skydda — Vem som får se ett dokument följer av vad det är. Ändringar och nedladdningar loggas, och raderingsregler tar bort data när tiden har gått ut.
M-Files-webbklienten med en lista över publicerade rutiner och policyer, där en är öppnad mot de objekt som är kopplade till den, och dess metadatakort med godkännare, datum och nästa granskningsdatum i den högra rutan
AI i M‑Files

Här passar AI in

Det mesta av automatiseringen av kunskapsarbete är metadata, vyer, arbetsflöden och behörigheter. AI lägger till läsning och förslag.

Sammanfattningar och svar från Aino

M‑Files Aino sammanfattar ett textdokument, svarar på frågor om det på det språk ni frågar på och visar de dokument svaret kommer från. Aino finns i skrivbords- och webbklienten och använder bara innehåll som användaren har behörighet till. Frågor över hela valvet är en konfiguration som vi tar med i en offert där ni behöver den.

Metadata föreslås, människor beslutar

Med M‑Files Metadata Agent föreslår M‑Files metadata när dokument läggs in. Administratörerna väljer vilka fält den föreslår värden för, användarna granskar förslagen, och befintliga dokument kan få metadata i stor skala.

Microsoft 365 Copilot

Microsoft 365 Copilot kan arbeta med dokument i M‑Files och respekterar M‑Files behörigheter, via lagring i Microsoft 365 eller M‑Files koppling till Copilot, för användare med en Copilot-licens.

Automatisering ni kan se

Se hur långt varje ärende har kommit

Varje dokument, projekt eller ärende har sin fas, så att en lista visar vad som är planerat, pågår och är klart. Varje fas kan avisera någon, dela ut en uppgift, öppna åtkomsten eller uppdatera objektet.

  • En affärsmöjlighet, till exempel — I ett CRM på M‑Files går en affärsmöjlighet från Lead via Kvalificerad till Avslutad som vunnen eller Avslutad som förlorad, och behörigheter kan hålla ett lead borta från resten av säljteamet tills det är kvalificerat.
Se hur arbetsflöden fungerar
Tre skärmar ur M-Files: en lista över korrigerande åtgärder med status i arbetsflödet för var och en, arbetskopian av en rutin med arbetsflödet på For Approval, och versionshistoriken som visar vilken status varje version hade
Korrigerande åtgärder i en lista med den status var och en har, och en rutin på väg genom godkännandet.

Se ett dokument hitta vägen till nästa person

Boka en demo
Vem bestämmer

Besluten stannar hos era medarbetare

Ni bestämmer hur dokument beskrivs

Vyer, behörigheter, arbetsflöden och raderingsregler arbetar alla utifrån de dokumenttyper och fält ni definierar. Att få dem på plats är kärnan i en implementering, och det är det arbetet vi gör tillsammans med er.

Aino läser bara det du får läsa

Aino svarar utifrån dokument som den som frågar har tillgång till, och det är det som gör den användbar i ett företag med konfidentiella filer. Enligt M‑Files används era dokument, metadata och frågor inte för att träna Aino.

Människor granskar och godkänner

Aino hittar och svarar, och ett arbetsflöde skickar ett dokument vidare till nästa steg. Granskningen och godkännandet görs fortfarande av de personer som har fått uppdraget.

Nästa steg

Prova gratis i 30 dagar

Testperioden är ett valv i molnet med grundläggande innehåll och arbetsflöden, och M‑Files Aino ingår. Inget kreditkort, ingen programvara att installera.

Be om en testperiod Boka en demo

Frågor om automatisering av kunskapsarbete

Vad är automatisering av kunskapsarbete?
M‑Files namn på att automatisera rutinerna kring dokument: att hitta dem, arkivera dem med rätt uppgifter, skicka dem vidare till nästa person och skydda dem. I praktiken är det metadata i stället för mappar, vyer och sökning som arbetar utifrån de metadata, arbetsflöden som tilldelar uppgifter och aviserar, behörigheter som följer dokumentet och M‑Files Aino för sammanfattningar och svar. Det här gör M‑Files går igenom plattformen.
Hur skiljer det sig från kontorsautomatisering?
Kontorsautomatisering är den äldre och bredare termen för programvara som tar över administrativa uppgifter: kopplad utskrift, makron, ifyllnad av formulär. Automatisering av kunskapsarbete är snävare och nyare. Det handlar om de dokument och den information som kunskapsarbetare skapar och använder, och om rutinerna med att hitta, arkivera, godkänna och spara dem. Själva uppgifterna kräver fortfarande en människa; rutinerna runt dem gör det inte.
Kräver automatisering av kunskapsarbete AI?
Nej. Det mesta är metadata, vyer, arbetsflöden och behörigheter, som inte kräver någon AI alls. M‑Files Aino lägger till sammanfattningar och svar med källor och ingår i båda utgåvorna av M‑Files och i den gratis 30-dagars testperioden. Förslag på metadata kommer med M‑Files Metadata Agent, som licensieras separat.
Vad ingår i den gratis testperioden?
Ett valv i molnet med grundläggande innehåll och arbetsflöden samt M‑Files Aino. Den varar i 30 dagar, kräver varken kreditkort eller installation, och ni kan bjuda in kollegor.
Kan Aino fylla i fälten åt oss?
Ja, med M‑Files Metadata Agent, som licensieras separat. Den föreslår metadata när dokument läggs in, för de fält som era administratörer väljer, och användarna granskar förslagen.
Kan Aino svara över hela valvet?
Aino besvarar frågor om det dokument ni har framför er. M‑Files erbjuder också en konfiguration för frågor över hela valvet, och den tar vi med i en offert där ni behöver den.
Hur sätts loggning och raderingsregler upp?
Händelseloggen i M‑Files registrerar ändringar, nedladdningar och raderingar och kan filtreras och exporteras. Raderingsregler sätts upp som arbetsflöden som arkiverar eller raderar dokument efter en bestämd tid.
Var körs det?
M‑Files har en skrivbordsklient för Windows, en webbportal och en mobilapp. Det kan köras i molnet, på era egna servrar eller som en hybrid av de två.