Låt M‑Files sköta rutinarbetet
Automatisering av kunskapsarbete är M‑Files namn på att automatisera rutinerna kring dokument: att hitta, arkivera, skicka vidare och skydda dem. Att leta efter den senaste versionen, fråga en kollega var ett dokument finns och jaga ett godkännande: det arbetet har ingen planerat, och det är det arbetet som M‑Files tar över.
Kunskapsarbete är arbete med information
Att skriva en offert, granska ett avtal, stänga månaden och svara en kund är kunskapsarbete. Mycket av dagen går åt till rutinerna runt det, och dem tar automatisering av kunskapsarbete hand om.
Tänkandet stannar hos människor
Att skriva, bedöma, förhandla och besluta automatiseras inte. Granskningar och godkännanden görs fortfarande av de personer som har fått dem.
Letandet försvinner
Att hitta den gällande versionen, komma ihåg var en fil sparades eller fråga en kollega vilket avtal som gäller: M‑Files svarar utifrån vad varje dokument är och vad det säger.
Jagandet försvinner
Att tala om för nästa person att det är deras tur, påminna dem före tidsfristen, öppna åtkomsten när ett dokument godkänns och radera det när tiden är ute: det sköter ett arbetsflöde.
Fyra uppgifter som M‑Files tar över
- Hitta — Ställ en fråga till M‑Files Aino så svarar den utifrån era dokument. Vyer och sökning hittar resten utifrån vad varje dokument är, till exempel kund, projekt eller typ.
- Skriv och dela — Skriv i Word eller Excel som vanligt, och ange vad dokumentet är när ni sparar det i M‑Files. Den gällande versionen är den som folk öppnar, och utcheckning hindrar att två personer skriver över varandra.
- Skicka det vidare — Ett arbetsflöde talar om för nästa person att det är deras tur och ger dem uppdraget. Åtkomst och dokumentets uppgifter ändras allteftersom det går från steg till steg.
- Skydda — Vem som får se ett dokument följer av vad det är. Ändringar och nedladdningar loggas, och raderingsregler tar bort data när tiden har gått ut.
Här passar AI in
Det mesta av automatiseringen av kunskapsarbete är metadata, vyer, arbetsflöden och behörigheter. AI lägger till läsningen: den besvarar frågor utifrån dokumenten med källorna visade och föreslår de uppgifter som varje nytt dokument arkiveras efter. AI-dokumenthantering i M‑Files visar vad den kan.
Se hur långt varje ärende har kommit
Varje dokument, projekt eller ärende har sin fas, så att en lista visar vad som är planerat, pågår och är klart. Varje fas kan avisera någon, dela ut en uppgift, öppna åtkomsten eller uppdatera objektet.
- En affärsmöjlighet, till exempel — I ett CRM på M‑Files går en affärsmöjlighet från Lead via Kvalificerad till Avslutad som vunnen eller Avslutad som förlorad, och behörigheter kan hålla ett lead borta från resten av säljteamet tills det är kvalificerat.
Besluten stannar hos era medarbetare
Ni bestämmer hur dokument beskrivs
Vyer, behörigheter, arbetsflöden och raderingsregler arbetar alla utifrån de dokumenttyper och fält ni definierar. Att få dem på plats är kärnan i en implementering, och det är det arbetet vi gör tillsammans med er.
Människor granskar och godkänner
Ett arbetsflöde skickar ett dokument vidare till nästa steg, och granskningen och godkännandet görs fortfarande av de personer som har fått uppdraget.