Boka en demo
Dokument- och ärendehanteringssystem

Ärendehantering med dokumenten i ärendet

En reklamation eller ett personalärende drar med sig dokument och mejl från flera håll. I M‑Files samlas de på ärendet, som går vidare i sitt arbetsflöde medan fristerna bevakas. Vi sätter upp ärendehanteringen för privata företag och kommunala bolag.

Boka en demo Be om en gratis testperiod
En medarbetares akt i M-Files: hennes dokument, e-post och uppgifter samlade under hennes namn, med metadatakortet bredvid
Dokument- och ärendehantering

Ärendet styr, dokumenten följer med

Ett dokument- och ärendehanteringssystem håller ordning på två saker samtidigt: själva ärendet, med vem som ansvarar och när det ska vara klart, och dokumenten som hör till det. När ärendet går vidare följer dokumenten med, och när det avslutas sparas allt tillsammans.

Vad som räknas som ett ärende bestämmer verksamheten. På ett företag kan det vara en reklamation, en avvikelse, ett avtal som ska förnyas eller ett personalärende. I M‑Files får varje ärendetyp sina egna fält och steg.

Rätten att ta del av allmänna handlingar hos myndigheter gäller också handlingar hos bolag där en kommun eller region utövar ett rättsligt bestämmande inflytande, enligt 2 kap. 3 § offentlighets- och sekretesslagen. I M‑Files sparas varje handling på sitt ärende med datum och de uppgifter ni väljer, och den går att söka fram när någon begär att få ta del av den. Hur handlingar diarieförs i M‑Files står på sidan om diariesystem.

I vardagen

Alla som arbetar med ärendet ser samma bild

Se läget

Ärendet visar vem som har det och vilket steg det står i. Varje roll kan få en egen vy över sina ärenden, så att det syns vad som väntar.

Ta över

Om någon är ledig eller slutar finns hela ärendet kvar, mejlen inräknade. En kollega tar vid där arbetet slutade.

Hitta gamla ärenden

Sökningen går igenom både ärendets fält och texten i dokumenten. Ett avslutat ärende hittas på kundens namn eller på ett ord ur ett brev.

Ta med ett av era ärenden till en demo

Boka en demo
Arbetsflöde och frister

Påminnelsen kommer innan fristen går ut

Ett ärende går igenom de steg ni har bestämt, till exempel mottaget, under utredning, beslutat och avslutat. I varje steg får rätt person en uppgift med ett slutdatum.

  • Rätt mottagare — Uppgiften går till den som står som ansvarig på ärendet, eller till en roll.
  • Påminnelse i tid — Närmar sig slutdatumet skickar M‑Files en påminnelse till den som har uppgiften.
  • Automatiskt vidare — När alla som ska godkänna har svarat flyttas ärendet till nästa steg.
  • Spårbart — Varje statusbyte sparas med tid och person.
Så fungerar arbetsflöden
Avtalsregistret i M-Files med ett ramavtal markerat, och bredvid den uppgift som påminner ägaren om att besluta före uppsägningsdatumet
Här är ärendet ett avtal som ska förnyas. Beslutet ligger som en uppgift hos ansvarig, med ett slutdatum före uppsägningsdatumet.
Era andra system

Kopplat till de system ni redan har

Ett ärende behöver ofta uppgifter som redan finns någon annanstans. Vi kopplar M‑Files till de systemen, så att samma uppgift inte skrivs in två gånger.

Grunddata från affärssystemet

Kunder och anställda kan ligga kvar i affärssystemet eller en annan databas och användas som fält på ärendena i M‑Files.

Till andra system

Andra system kan i sin tur hämta sina ärendeuppgifter från ärenderegistret i M‑Files.

Mejl från Outlook

Mejl och bilagor sparas på ärendet direkt från Outlook, och M‑Files kan känna igen kunden eller kontaktpersonen i mejlet.

Brev från mallar

Ett nytt brev eller beslut skapas från en mall som fyller i kundens namn och ärendemeningen från ärendet.

Behörigheter

Känsliga ärenden stannar hos rätt personer

Vem som ser ett ärende beror på vad det gäller och vilket steg det står i. Ett personalärende syns för HR, och kollegor på andra avdelningar ser bara det som rör dem.

  • Efter ärendetyp — Varje ärendetyp får sina behörigheter, och dokumenten på ärendet ärver dem.
  • Efter steg — Åtkomsten ändras när ärendet byter steg, till exempel när ett beslut är fattat.
  • Loggat — I händelseloggen syns vem som har ändrat eller raderat något, och loggen kan exporteras.
Säkerhet och regelefterlevnad
Samma medarbetarakt sedd två gånger i M-Files: HR ser hennes dokument och e-post, en kollega på sälj ser bara anställningsintyget
Införande

Era ärendetyper först, systemet sedan

Vi börjar med de ärenden ni har i dag och bygger upp M‑Files kring dem.

  1. Vi går igenom era ärenden

    Tillsammans avgränsar vi vilka ärendetyper som ska in och vem som gör vad i dem.

  2. Fält och steg

    Vi sätter upp ärendetypernas fält och arbetsflöden i M‑Files, med de behörigheter som hör till.

  3. En pilot först

    Vi kan börja med en ärendetyp som pilot, så att ni ser hur det fungerar innan resten följer.

  4. Kopplingar

    Vi kopplar M‑Files till de affärssystem och databaser som ärendena behöver.

  5. Utbildning och support

    Vi utbildar användarna. Efter driftsättningen får ni support och teknisk rådgivning enligt ett avtalat SLA.

Nästa steg

Visa oss hur era ärenden går till

I ett webbmöte går vi igenom era ärendetyper och visar hur de kan se ut i M‑Files. Vill ni hellre prova själva först, be om en gratis testperiod. Vi svarar samma arbetsdag.

Boka en demo Be om en gratis testperiod

Ring +45 2141 6100 eller mejla sales@solutionmanagement.eu.

Frågor om ärendehantering i M‑Files

Vad är skillnaden mellan ett diariesystem och ett ärendehanteringssystem?
Ett diariesystem registrerar handlingar: vad som har kommit in eller upprättats och vilket ärende det hör till. Ett ärendehanteringssystem styr arbetet med ärendet, med ansvariga och frister. I M‑Files finns båda i samma system, och diarieföringen beskrivs på sidan om diariesystem.
Vilka ärenden kan vi hantera i M‑Files?
De ärendetyper ni har. Ni bestämmer vilka fält och steg varje typ har och vem som ser den. Reklamationer, avvikelser, avtal och personalärenden kan ligga i samma system, var och en med sin egen uppsättning.
Vad kostar dokument- och ärendehantering i M‑Files?
Det beror på vilken av M‑Files två utgåvor ni väljer, Essentials eller Enterprise, och på hur många som ska använda systemet. Till det kommer arbetet med att sätta upp och koppla systemet, och efter ett första samtal om era ärenden får ni en offert. Mer om licenserna finns på sidan Priser.
Vad händer med ett avslutat ärende?
Det stängs men finns kvar med sina dokument och hela historiken, och det går att söka fram. När det inte längre ska sparas kan en regel i arbetsflödet arkivera eller radera det, och den som ansvarar kan få granska innan något raderas.
Vem hjälper oss att komma i gång?
Det gör vi. Solution Management är auktoriserad M‑Files-återförsäljare och återförsäljare av Elements.cloud, med bas i Köpenhamn och kunder i hela Norden. Vi gör införandet och finns kvar med support efter driftsättningen.