Hela personalakten på ett ställe
Anställningsavtalet ligger i ett låst skåp, anteckningarna från utvecklingssamtalen i chefens OneDrive och intygen i någons inkorg. På M‑Files har varje medarbetare en personalakt som bara HR och närmaste chef kan öppna, och som raderas i tid när personen har slutat.
Det här innehåller en personalakt
Hantering av HR-dokument samlar alla dokument om en medarbetare i en akt, registrerar vad varje dokument är och tillämpar regler för vem som får öppna det och när det raderas. I M‑Files byggs akten av metadata: varje dokument bär medarbetaren, sin typ och sina datum. Vilka dokumenttyper ni sparar bestämmer ni själva; här är de vanliga.
Anställningsavtal
Det signerade avtalet och alla senare tillägg, sparade som ett dokument med sina versioner, så att de villkor som gällde ett visst datum går att slå upp.
Ansökan och cv
Det personen sökte med, sparat tillsammans med medarbetaren efter anställningen och bara öppet för HR.
Anteckningar från medarbetarsamtal
Anteckningarna från varje medarbetarsamtal, öppna för medarbetaren, chefen och HR och stängda för alla andra.
Certifikat och utbildning
Certifikat med ett utgångsdatum och den utbildning som rollen kräver, så att en uppgift om förnyelse kan gå till chefen i tid.
Brev och e-post
Ändringar av lön eller arbetstid och e-posten kring dem, arkiverade från Outlook under medarbetaren.
Datum som styr reglerna
Anställningsdatum, slutdatum och datumen på certifikat. Påminnelser räknar framåt från dem, och raderingsregeln räknar från slutdatumet.
Introduktion och avslut som ett arbetsflöde
Ett arbetsflöde i M‑Files kan sättas upp för att följa en medarbetare från det signerade avtalet till den dag då akten raderas. Varje status fördelar uppgifter, skickar påminnelser före tidsfristen och ändrar vem som har åtkomst.
-
Anställd
HR
Medarbetaren skapas, avtalet arkiveras, och introduktionsuppgifterna går till HR, it och chefen, var och en med en tidsfrist. Signeras avtalet med DocuSign eller Adobe Acrobat Sign via ert eget abonnemang kommer den signerade kopian själv tillbaka till M‑Files.
-
I tjänst
HR och chefen
Anteckningar från medarbetarsamtal, certifikat och ändringar i avtalet arkiveras under medarbetaren allteftersom de kommer. Vem som får öppna varje dokument följer av vilken typ av dokument det är.
-
Slutar
HR
Slutdatumet sätts, avslutsuppgifterna skickas ut, och när akten går över till sin status för avslutad anställning kan arbetsflödet begränsa vem som har åtkomst till den.
-
Raderat enligt regeln
En lagringsregel räknar från slutdatumet och raderar de personliga dokumenten efter den tid ni bestämmer. HR kan få besked innan det sker, eller bli ombedd att granska dem först.
HR vet var det finns och vem som ser det
GDPR kräver att ni vet var personuppgifterna finns, vem som kan se dem och när de raderas. Med en akt per medarbetare går det att slå upp.
- Sparat efter vad det är — Ansökningar, anställningsavtal och anteckningar från utvecklingssamtal sparas som var sin typ av dokument. Typen avgör vilka uppgifter som registreras och vem som får öppna dokumentet.
- Bara öppet för rätt personer — Vissa dokument är till för medarbetaren och HR. Andra är till för medarbetaren, närmaste chef och HR. Regeln gäller i alla vyer.
- Raderat i tid — Varje medarbetare har ett anställningsdatum och ett slutdatum. En raderingsregel räknar från slutdatumet och raderar de personliga dokumenten automatiskt.
- Besked innan något raderas — HR kan få besked innan en radering sker, eller följa kommande raderingar i en vy.
- En sökning per registerutdrag — När en medarbetare begär registerutdrag hittar en sökning alla dokument om personen. De kan exporteras i originalformat eller som PDF.
- Krypterad lagring — Fildata och databasen kan krypteras, och kommunikationen med M‑Files kan gå över en säker anslutning.
Fungerar med de system HR redan har
Listan över medarbetare finns i ert HR- eller lönesystem, avtalet skrivs i Word och pappren kommer via e-post. Var och en av dem kan kopplas till M‑Files.
HR- och lönesystem
Listor som medarbetare och avdelningar kan hållas synkroniserade med en extern databas, så att en medarbetare skapas en gång och stavas på ett sätt.
Word-mallar
Ett anställningsavtal som skrivs utifrån er mall får namn, titel och anställningsdatum ifyllda från medarbetarens uppgifter, och fälten uppdateras när dokumentet öppnas i Office.
Outlook
E-post om en medarbetare arkiveras från Outlook med sina metadata, så att den hamnar i personalakten och inte i en inkorg.
Inloggning med Microsoft Entra ID
Användarna kan logga in via Microsoft Entra ID, så att enkel inloggning och flerfaktorsautentisering följer er uppsättning hos Microsoft.
Pappren i skåpet
Gamla personalakter skannas en gång, och M‑Files OCR gör dem till sökbara PDF-filer som arkiveras under medarbetaren.
M‑Files Cloud
En ISO/IEC 27001-certifiering omfattar M‑Files Cloud, Hubshare och Aino, och M‑Files är personuppgiftsbiträde enligt GDPR med ett personuppgiftsbiträdesavtal.