Tillbaka till en tidigare version
Versionshanteringen sparar varje ändring som en ny version, så tidigare versioner kan öppnas och återställas och ett misstag rättas på en gång.
Diarieföring och ärendehantering på M‑Files
Diariesystem och ärendehantering i ett
När handlingar, mejl och ärenden ligger i olika system är det svårt att se vad som hör till vilket ärende och hur långt det kommit. I M‑Files diarieförs varje handling på sitt ärende, ärendet går genom sina steg, och allt sparas med versionshistorik och revisionsspår.
Diariesystem
Vad är ett diariesystem?
Ett diariesystem eller ärendehanteringssystem byggs ofta i, eller tillsammans med, ett dokumenthanteringssystem. Diariesystemen växte fram ur den offentliga sektorns behov av att effektivisera hanteringen av handlingar och ärenden, med alla data, dokument och uppgifter som hör till dem.
Uppgiften berör ofta flera it-system, men den är också ett arbetssätt där diarieföring, arkivering, ärendehantering och dokumenthantering ingår. Därför blir ett system för diarier och ärenden ofta ett tvärgående system som följer ärendet genom hela dess livscykel, från den första handlingen till arkivet.
M‑Files är ett ECM-system och en standardlösning där dokumenthantering, ärendehantering och diarium ligger i samma system. Diarie- och ärendehantering hör till de lösningar vi sätter upp på M‑Files, på samma plattform som dokumenthantering. Mer om själva plattformen finns på sidan Dokumenthantering med M‑Files.
Funktioner
Det här ska ett diariesystem klara
Insamling (capture)
Handlingar kommer in från andra it-system, som skannat papper och som elektroniska dokument och formulär. M‑Files tar emot dem och sätter metadata automatiskt, halvautomatiskt eller manuellt, så att rätt medarbetare och rätt system hittar dem.
Arbetsflöden
Ett dokument eller ärende behandlas steg för steg, av en person eller med överlämning mellan medarbetare med olika kompetens. I M‑Files får det rätt arbetsflöde automatiskt utifrån till exempel dokumenttyp, ärendetyp eller region.
Arkivering
Dokument och data sparas med metadata, klassificering och revisionsspår under den tid lagen kräver, och handläggare hittar tidigare ärenden. I M‑Files är arkivet sökbart, och regler i arbetsflödet raderar uppgifter när lagringstiden går ut eller när en person begär radering enligt GDPR.
Diarieföring
Dokument, mejl och andra data diarieförs efter den klassificeringsstruktur eller diarieplan som organisationen använder. Då kopplas varje handling till rätt ärende.
Utskick
Utskick följer de standarder som verksamheten eller myndigheten har beslutat om, till exempel för layout och tonalitet. Massutskick kan delvis automatiseras, och dokumentmallar i M‑Files fyller i namn och adress i nya dokument.
Sökning
Ett diariesystem låter er söka strukturerat i alla data, ofta med möjlighet att skriva tjänsteanteckningar på ärenden och dokument. I M‑Files hittar sökningen rätt handling i rätt version med hjälp av styrd metadata.
Ärendehantering (case management)
Ärendehantering efter er verksamhet
Ärendehanteringen sätts upp så som verksamheten eller myndigheten vill ha den. Ett ärende får just de fält som behövs, till exempel ärendemening, kund eller organisation, ansvarig, datum och status, och handlingarna kopplas till ärendet. Kunden eller organisationen är själv registrerad med sina uppgifter, så de skrivs in en gång.
- Ärendet går vidare av sig självt — Ärendet förs mellan faser i ett arbetsflöde, och handläggningen kan lämnas över automatiskt till nästa medarbetare.
- Åtkomst som följer steget — Vem som kommer åt ärendet och dess handlingar styrs av flera parametrar, bland annat vilket steg ärendet står i.
- Bevakade tidsfrister — Ärenden och handlingar bevakas mot sina tidsfrister, och påminnelser går automatiskt till rätt personer i verksamheten.
- Ihop med era andra system — M‑Files ärenderegister kan vara grunden för ärendeuppgifter i andra system. Ni kan också behålla ärende- och grunddata i andra databaser och använda dem som metadata i M‑Files, eller indexera data från andra system för hantering i M‑Files.
Exempel
Ett ärende från registrering till arkiv
Steg, fält och regler sätts upp efter er verksamhet.
-
Registrering
Registrator
Ärendet läggs upp med ärendemening, organisation, ansvarig, datum och status.
-
Diarieföring
Registrator eller handläggare
Inkomna handlingar, mejl och skannade dokument sparas i M‑Files och kopplas till ärendet enligt er klassificeringsstruktur.
-
Handläggning
Ansvarig handläggare
Arbetsflödet för ärendet vidare mellan faser och medarbetare, och åtkomsten följer det steg ärendet står i.
-
Bevakning
Ansvarig
Tidsfristerna bevakas, och M‑Files påminner innan en frist går ut.
-
Avslutat och arkiverat
Ärendet och dess handlingar finns kvar, sökbara med versionshistorik och revisionsspår. Gallringsregler i arbetsflödet raderar uppgifter när lagringstiden har gått ut.
Microsoft Office
Skriv i Word, spara direkt på ärendet
M‑Files följer med in i Word, Excel, PowerPoint och Outlook. Checkar du ut ett dokument öppnas det i rätt program, och M‑Files har en egen flik i menyfliksområdet.
Word, Excel och PowerPoint
Öppna dokument från M‑Files direkt i Office och spara dem tillbaka, med metadatakortet framme när du sparar. Namn, adress, utgångsdatum och andra fält ni har definierat infogas automatiskt i dokument och mallar, och olika versioner av samma dokument kan jämföras.
Outlook
Arkivera e-post, med eller utan bilagor, från Outlook i M‑Files, så sparas den med metadata och behandlas automatiskt. Det fungerar i klassiska Outlook, i nya Outlook och i Outlook på webben.
Hur M‑Files fungerar med Office, Outlook, Teams och SharePoint beskrivs på sidan Integration med Microsoft 365.
Skapa och ta emot dokument
Alla vägar in i diariesystemet
Dokument skapas i M‑Files, i Office, från e-post, genom import från andra system eller genom skanning. Beroende på dokumenttyp startar ett arbetsflöde automatiskt, till exempel för godkännande, och rätt personer får aviseringar eller uppgifter.
OCR och skanning
Pappersdokument skannas in, även med kameran i M‑Files mobilapp, och M‑Files OCR gör sidorna till sökbara PDF-filer.
Dokumentmallar
Nya dokument skapas direkt i M‑Files från mallar som fyller i dokumentets metadata.
E-post
Handlingar tas emot från e-postsystemet, till exempel när mejl sparas i M‑Files från Outlook.
Import från mappar
Större mängder dokument tas emot på en gång genom import från befintliga mappar.
Databasimport
Register från andra databaser läses in i M‑Files och används som metadata på ärenden och dokument.
Från vilket program som helst
Spara från vilket program som helst till M‑Files-enheten i Utforskaren i Windows, eller ladda upp via webbläsaren.
Diarieföring och spårbarhet
Diarieför efter er egen struktur
I M‑Files diarieförs dokument och annan data efter en intern klassificeringsstruktur, och i stort sett vilken klassificeringsstruktur som helst kan byggas upp med de metadata organisationen definierar. Oftast kopplas handlingarna till register över kunder, personer, projekt och platser, så att det som hör ihop hittas i rätt sammanhang.
Vem gjorde vad och när
Versionshistoriken visar vem som ändrade vad och när, för dokument, ärenden och alla andra typer av objekt.
Även metadata och behörigheter
Spårbarheten gäller ändringar i dokumentets innehåll, i dess metadata och i dess åtkomsträttigheter.
GDPR
Tio GDPR-krav på ett diariesystem
Dataskyddsförordningen (GDPR) ställer krav på hur personuppgifter skyddas, loggas och raderas. Sidan om M‑Files och GDPR går igenom tio krav på ett ärende- eller dokumentsystem och hur M‑Files svarar på vart och ett.
- Åtkomstkontroll — Åtkomsten följer dokumentets typ och vem det gäller, och användarna loggar in med det konto de redan har, via Microsoft Entra ID eller er Windows-domän.
- Loggning — Händelseloggen registrerar ändringar, nedladdningar och raderingar och kan filtreras och exporteras.
- Radering — Uppgifter om en person kan hittas och raderas när personen begär det, och raderingsregler körs automatiskt.
- Export och kryptering — Dokument exporteras i originalformat eller som PDF och annan data till Excel. Kommunikation, fildata och databas kan krypteras.
Frågor om diariesystem på M‑Files
Kan vi prova M‑Files innan vi bestämmer oss?
Ja. Den gratis 30-dagars testperioden ger er ett valv i molnet med grundläggande innehåll och arbetsflöden och kärnan i M‑Files, M‑Files Aino inräknad. Det finns inget att installera, och ni behöver inget kreditkort.
Fungerar det med nya Outlook?
Ja, via M‑Files for Outlook. Det fungerar i klassiska Outlook, i nya Outlook och i Outlook på webben, och i klassiska Outlook kan ni också dra ett e-postmeddelande direkt in i M‑Files.
Körs M‑Files i molnet eller på egna servrar?
Båda går. M‑Files kan köras i molnet, på era egna servrar eller som en hybrid av de två, och M‑Files Cloud drivs i Microsoft Azure. Vad som passar era krav reder vi ut tillsammans med er.
Är en gallrad handling borta för gott?
Inte direkt. En radering i M‑Files döljer handlingen för användarna, och den slutliga förstöringen är ett eget steg. Gallringsreglerna byggs som arbetsflöden som arkiverar eller raderar efter en bestämd tid, och ett arbetsflöde kan avisera någon eller begära en granskning först.