Boka en demo
CRM på M‑Files

Öppna en kund och allt finns där

En kund ringer om sin offert. Offerten ligger i ett system, det signerade avtalet i ett annat och e-posten i en kollegas inkorg. På M‑Files ligger kunder och affärsmöjligheter i samma valv som dokumenten, så hela kunden öppnas på ett ställe. Behåll ert CRM och koppla det, eller driv försäljningen enbart på M‑Files.

Boka en demo
Tre skärmar ur ett CRM byggt på M-Files: en dashboard över kunder och affärsmöjligheter med diagram, säljpipelinen som en tavla med en kolumn för varje fas, och samma pipeline som lista
Koppla ert CRM

Behåll ert CRM och koppla dokumenten

De flesta företag har redan ett CRM, och säljarna ska inte behöva lämna det. M‑Files håller listor som kunder och kontakter synkroniserade med en extern databas, så att en offert, ett avtal eller ett e-postmeddelande arkiveras under samma kund som ert CRM känner till, och CRM-systemet behåller styrningen av pipelinen.

En kundlista

Kunder och kontakter hålls synkroniserade från ert CRM, så att en kund skapas en gång, stavas på ett sätt och hittas under samma namn i båda systemen.

Dokumenten under CRM-systemets kund

Offerten, det signerade avtalet och e-posten visas under kunden i M‑Files, i ett exemplar vardera, med versionshistoriken och godkännandena bakom sig.

E-post arkiverad från Outlook

E-post arkiveras från Outlook med sina metadata, och M‑Files kan hämta kunden eller kontaktpersonen från meddelandet.

Uppsatt som en del av projektet

Vi definierar metadata, objekt och arbetsflöden tillsammans med er och integrerar M‑Files med ert CRM eller ERP där ni behöver det. Vilket CRM ni använder tittar vi på när vi avgränsar projektet.

Utan ett separat CRM

När M‑Files räcker

Ett litet säljteam vars arbete mest handlar om dokument behöver inte alltid ett CRM vid sidan av M‑Files. Kunder, kontakter och affärsmöjligheter är objekt i valvet, och ett arbetsflöde leder varje affärsmöjlighet från lead till avslut.

  • En pipeline som arbetsflöde — En affärsmöjlighet går igenom Lead, Kvalificerad och Avslutad, som vunnen eller förlorad. Varje status kan avisera en roll, skapa en uppgift och ändra vem som har åtkomst, och det är så resten av teamet ser ett lead när det har kvalificerats.
  • Offerter utifrån en mall — En offert som skrivs utifrån er Word-mall får kundens namn och kontaktpersonen ifyllda från affärsmöjligheten och arkiveras under kunden när ni sparar.
  • Dashboards kan komma senare — Vyer per person ingår i M‑Files. När teamet vill ha en tavla, en säljdashboard eller tabeller som går att sortera lägger CtrlPortals från vår utvecklingspartner CtrlDocs till dem på samma data.
En kunds portal i M-Files, byggd med CtrlPortals: kundens uppgifter, ett diagram över avslutade affärsmöjligheter per månad och kommentarstråden bredvid
Från lead till avslut

Säljarna ser ett lead först när det är kvalificerat

En affärsmöjlighet går igenom de här stegen i M‑Files.

  1. Lead

    Här börjar varje ny affärsmöjlighet.

  2. Kvalificerad

    Säljare som inte ska störas av varje inkommande lead får åtkomst först här.

  3. Avslutad som vunnen eller avslutad som förlorad

    Oavsett utfall finns affärsmöjligheten kvar i valvet med sina dokument.

För säljteamet

Varje dokument ligger under sin kund

Kunden med allt under sig

Offerter, avtal och andra dokument kopplas till kunden, kontakten eller affärsmöjligheten och visas under den. Mejl som sparas från Outlook hamnar på samma ställe.

Din egen pipeline

Vyer sätts upp för hela säljteamet eller av varje säljare, till exempel de öppna affärsmöjligheter man själv äger.

Åtkomst som följer affären

Hur långt en affärsmöjlighet har kommit avgör vem som ser den. Resten av säljteamet får åtkomst när ett lead är kvalificerat.

Ett namn per kund

Kunderna kan hämtas från ert ERP via en integration, så en kund har ett namn i båda systemen.

Se en kund med dokumenten under sig

Boka en CRM-demo
Med CtrlPortals

Hela pipelinen på en skärm

CtrlPortals från vår utvecklingspartner CtrlDocs lägger till dashboards och portaler i M‑Files. För säljarna betyder det en tabell med kunder och affärsmöjligheter att söka och sortera i, formulär att redigera dem i och en säljdashboard, allt på aktuella data från valvet.

  • Sorterbara listor — Vilken vy i M‑Files som helst blir en tabell med sökpanel, som kan sorteras och exporteras till Excel.
  • Diagram — Diagram från data i M‑Files eller SQL Server, till exempel affärsmöjligheter efter status i arbetsflödet.
  • Kommentarer — Kommentera en kund eller en affär och nämn en kollega, som då får en avisering.
CtrlPortals på ctrldocs.com
En CtrlPortals-lista över affärsmöjligheter grupperade efter fas, från Lead till Vunnen, med ägare, värde och förväntat avslutsdatum för var och en, det samlade värdet längst ner och en teckenförklaring med fyra säljare under
Pipelinen som lista, grupperad efter fas, med ägare och värde på varje affär och totalen längst ner.
Tavlan

Se vad som är under förhandling just nu

Tavlan visar affärsmöjligheterna med en kolumn för varje fas, och varje kolumn summerar sitt värde. När en affär flyttas till nästa fas byter den status i M‑Files, enligt arbetsflödets egna regler.

  • Färg per säljare — Varje kort bär sin ägares färg, med en teckenförklaring under tavlan.
  • Filtrera till en person — Ett filter på ägare, kund eller fas gäller för tavlan, listan och kalendern på samma gång.
En säljtavla med en kolumn för var och en av faserna Lead, Qualified och Proposal, ett kort per affärsmöjlighet med ägare och värde och summan av värdena längst ner i varje kolumn
Nästa steg

Följ en affär från lead till avslut

I en demo öppnar vi en kund med sina dokument, tar en affärsmöjlighet genom arbetsflödet och visar säljvyerna. Berätta var era kunddokument finns i dag, så svarar vi samma arbetsdag.

Boka en demo Priser och utgåvor
Frågor

Frågor om att sköta försäljningen i M‑Files

Hur går en affärsmöjlighet från steg till steg?
Genom ett arbetsflöde i M‑Files med statusarna Lead, Kvalificerad, Avslutad som vunnen och Avslutad som förlorad. Varje status kan skicka aviseringar till utvalda roller, skapa uppgifter, ge fler användare åtkomst eller ändra metadata, och det är så resten av säljteamet får åtkomst vid Kvalificerad.
Hur hänger kunder, affärsmöjligheter och dokument ihop?
Kunder, kontakter och affärsmöjligheter är objekt i samma valv som dokumenten, och dokumenten kopplas till dem via metadata. Vyerna filtrerar på samma metadata, och det är så en säljare får en lista över de öppna affärsmöjligheter som säljaren själv äger.
Hur hamnar mejlen under kunden?
Ni arkiverar dem från Outlook i M‑Files, och M‑Files kan hämta kunden eller kontaktpersonen från meddelandet. Det fungerar i klassiska Outlook, i nya Outlook och i Outlook på webben.
Behöver vi CtrlPortals för att använda M‑Files som CRM?
Nej. Kunder, affärsmöjligheter, arbetsflödet och vyerna är M‑Files. CtrlPortals är en separat produkt från vår utvecklingspartner CtrlDocs, och den lägger till dashboards, sorterbara tabeller och formulär.
Kan vi behålla vårt nuvarande CRM?
Ja. M‑Files håller listor som kunder och kontakter synkroniserade med en extern databas, så att CRM-systemet förblir det ställe där kundlistan och pipelinen styrs, och M‑Files arkiverar dokumenten och e-posten under de kunder det känner till. Integrationen med ert CRM eller ERP är en del av den implementering vi avgränsar tillsammans med er.
Vilka CRM-system kan kopplas?
M‑Files håller objektlistor synkroniserade med en extern databas. Hur ert CRM gör sina data tillgängliga avgör hur kopplingen byggs, och det tittar vi på när vi avgränsar projektet tillsammans med er. Under våra tjänster kan ni läsa om integration och API-arbete.
Kan vi skriva offerter utifrån en mall?
Ja. En mall i M‑Files fyller i uppgifter som kundens namn när en offert skapas utifrån den, och fälten uppdateras när dokumentet öppnas i Office. Offerten sparas under kunden och affärsmöjligheten med sina metadata, och det signerade avtalet hamnar på samma ställe; se avtalshantering.