Dokument­håndterings­system: sådan vælger I

Software, der ved, hvad hver fil er#

Et dokumenthåndteringssystem gemmer dokumenter sammen med oplysninger om dem, styrer, hvem der må se og ændre dem, bevarer alle versioner og sender dem gennem godkendelser. Et fildrev gemmer filer. Et DMS gemmer filer og ved, hvad de er.

Det er den anden halvdel, der tjener sig hjem. Når systemet ved, at en fil er en kontrakt, at den hører til en bestemt kunde og et bestemt projekt, og at den udløber i år, kan det finde den, beskytte den og rykke for den. Derfor får et DMS styr på det, der aldrig rigtig falder på plads på et fildrev: tre versioner af den samme procedure, en kontrakt ingen kan finde, en godkendelse der ligger i en e-mailtråd, og personoplysninger der skulle have været slettet for to år siden.

Derfor ender fildrevet i rod#

På et fildrev er det mappen, der skaber rodet, uanset hvor omhyggelige folk er. En mappe kan kun rumme et dokument ét sted, så leverandøraftalen ligger under leverandøren eller under projektet, og nogen laver en kopi til det andet sted. Søgningen redder jer ikke: den går på filnavnet og på det, personen tilfældigvis tænkte på, da filen blev gemt. Rettighederne blev sat pr. mappe, for år tilbage, af en der siden er stoppet. Hvilken version der gælder, og hvem der godkendte den, er et gæt.

Uanset hvilke systemer I ender med at sammenligne, er det de samme fem ting, der gør arbejdet.

Papir skal også kunne komme ind#

Ikke alle dokumenter kommer som en fil. Underskrevne aftaler, følgesedler, certifikater og gamle personalemapper dukker op på papir, og et DMS skal kunne få dem ind. En scanner giver jer et billede af siden; tekstgenkendelse (OCR) læser ordene på den, så en scanning kan søges som ethvert andet dokument og arkiveres efter, hvad den er. I M‑Files gør M‑Files OCR scannede sider til søgbare PDF'er.

Det virker der, hvor dokumenterne bliver til#

De fleste dokumenter begynder i Word eller i en e-mail, så et DMS, der lever i et separat vindue, bliver sprunget over på en travl dag. M‑Files arbejder sammen med Outlook, Teams, Word, Excel og PowerPoint. I arkiverer en e-mail fra Outlook med dens metadata, og M‑Files kan hente kunden eller kontaktpersonen fra mailen. I åbner, redigerer og gemmer dokumenter inde fra Office-programmerne og udfylder metadata, mens I gemmer, og I kan søge i M‑Files fra Teams. Flere kan skrive i det samme dokument på én gang, i M‑Files Cloud med Microsoft 365 eller med tilføjelsen CtrlShare i alle udgaver af M‑Files. Det, I allerede har, behøver ikke flytte først: Connectoren til SharePoint Online lader jer finde og håndtere indhold i SharePoint Online fra M‑Files, og andre connectorer viser netværksdrev og andre arkiver ved siden af vaulten. Microsoft 365 Copilot kan arbejde med dokumenter i M‑Files og respekterer M‑Files' rettigheder, via lagring i Microsoft 365 eller M‑Files' Copilot-connector, for brugere med en Copilot-licens. Siden om Microsoft 365 gennemgår hver af dem.

DMS, ESDH, ECM og records management#

Fire betegnelser bruges om ting, der overlapper hinanden. Et dokumenthåndteringssystem håndterer dokumenter: filer med et liv af udkast, godkendelser, versioner og til sidst sletning. ESDH, elektronisk sags- og dokumenthåndtering, bygger det samme op om sager, så hvert dokument journaliseres på en sag med en ansvarlig og frister. Arbejder I i sager, så læs om ESDH-systemer.

Enterprise content management (ECM) er den bredere betegnelse for alt en organisations indhold, dokumenterne inklusive, og processerne omkring det. Records management, eller arkivstyring, er den del, der handler om at opbevare og kassere: hvilke dokumenter der skal gemmes, hvor længe, og hvordan de destrueres, når perioden er gået. Leverandørerne bruger betegnelserne løst, så spørg, hvad et produkt gør, frem for hvad det hedder.

Cloud eller egne servere#

Hvor et DMS kører, er et af de praktiske forhold, der skiller systemerne fra hinanden, for kernefunktionerne ser nogenlunde ens ud, uanset hvilket system I kigger på. De fleste tilbydes både i skyen og på egne servere. Cloud betyder, at leverandøren driver servere, opdateringer og backup. På egne servere (on-premises) gør jeres egen it-afdeling det. Nogle regulerede organisationer har brug for det sidste. For alle andre betyder cloud som regel mindre drift for jer selv.

Hvad det koster i praksis#

Licensprisen alene siger meget lidt om, hvad et DMS kommer til at koste jer. Et tilbud har fire dele: licensen, implementeringen, oplæringen og support efter idriftsættelsen. Licensen afhænger af udgaven og af, hvem der skal bruge systemet. Resten afhænger af jeres dokumenter og jeres processer.

Det er især disse ting, der flytter prisen:

• Hvor mange der skal bruge systemet, og om hver især skal have en navngiven licens, dele en samtidig licens eller kun læse.
• Hvor mange dokumenttyper og workflows der skal sættes op, og hvilken type I begynder med.
• Hvor meget der skal flyttes ind fra fildrev, SharePoint eller et tidligere system.
• Hvilke systemer dokumenterne skal arbejde sammen med, for eksempel CRM eller ERP.
• Hvor mange der skal oplæres, og hvilken support I vil have efter idriftsættelsen.

Vær skeptisk over for en samlet pris, der gives, før nogen har set på jeres dokumenter. Vi går de fire dele op hver for sig i tilbuddet og kan begynde med en pilot på én dokumenttype. Priser og udgaver viser, hvad der indgår.