Hvad er et dokumenthåndteringssystem?

Software, der ved, hvad hver fil er#

Et dokumenthåndteringssystem gemmer dokumenter sammen med oplysninger om dem, styrer, hvem der må se og ændre dem, bevarer alle versioner og sender dem gennem godkendelser. Et fildrev gemmer filer. Et DMS gemmer filer og ved, hvad de er.

Det er den anden halvdel, der tjener sig hjem. Når systemet ved, at en fil er en kontrakt, at den hører til en bestemt kunde og et bestemt projekt, og at den udløber i år, kan det finde den, beskytte den og rykke for den. Derfor får et DMS styr på det, der aldrig rigtig falder på plads på et fildrev: tre versioner af den samme procedure, en kontrakt ingen kan finde, en godkendelse der ligger i en e-mailtråd, og personoplysninger der skulle have været slettet for to år siden.

Derfor ender fildrevet i rod#

På et fildrev er det mappen, der skaber rodet, uanset hvor omhyggelige folk er. En mappe kan kun rumme et dokument ét sted, så leverandøraftalen ligger under leverandøren eller under projektet, og nogen laver en kopi til det andet sted. Søgningen redder jer ikke: den går på filnavnet og på det, personen tilfældigvis tænkte på, da filen blev gemt. Rettighederne blev sat pr. mappe, for år tilbage, af en der siden er stoppet. Hvilken version der gælder, og hvem der godkendte den, er et gæt.

Den rimelige indvending er, at I jo allerede har SharePoint. SharePoint forbedrer det med biblioteker, versioner og metadatakolonner, og for mange teams er det nok. Forskellen, der er tilbage, er, hvor reglerne kommer fra: i SharePoint sætter mennesker adgang og andre regler på sites, biblioteker, mapper eller elementer, i stedet for at reglerne følger af de oplysninger, der er gemt sammen med dokumentet. Guiden M‑Files vs. SharePoint går i dybden med forskellene.

Uanset hvad I ender med at sammenligne, er det de samme fem ting, der gør arbejdet.

Papir skal også kunne komme ind#

Ikke alle dokumenter kommer som en fil. Underskrevne aftaler, følgesedler, certifikater og gamle personalemapper dukker op på papir, og et DMS skal kunne få dem ind. En scanner giver jer et billede af siden; tekstgenkendelse (OCR) læser ordene på den, så en scanning kan søges som ethvert andet dokument og arkiveres efter, hvad den er. I M‑Files gør M‑Files OCR scannede sider til søgbare PDF'er.

Det virker der, hvor dokumenterne bliver til#

De fleste dokumenter begynder i Word eller i en e-mail, så et DMS, der lever i et separat vindue, bliver sprunget over på en travl dag. M‑Files arbejder sammen med Outlook, Teams, Word, Excel og PowerPoint. I arkiverer en e-mail fra Outlook med dens metadata, og M‑Files kan hente kunden eller kontaktpersonen fra mailen. I åbner, redigerer og gemmer dokumenter inde fra Office-programmerne og udfylder metadata, mens I gemmer, og I kan søge i M‑Files fra Teams. Flere kan skrive i det samme dokument på én gang, i M‑Files Cloud med Microsoft 365 eller med tilføjelsen CtrlShare i alle udgaver af M‑Files. Det, I allerede har, behøver ikke flytte først: Connectoren til SharePoint Online lader jer finde og håndtere indhold i SharePoint Online fra M‑Files, og andre connectorer viser netværksdrev og andre arkiver ved siden af vaulten. Microsoft 365 Copilot kan arbejde med dokumenter i M‑Files og respekterer M‑Files' rettigheder, via lagring i Microsoft 365 eller M‑Files' Copilot-connector, for brugere med en Copilot-licens. Siden om Microsoft 365 gennemgår hver af dem.

DMS, ECM og records management#

Tre betegnelser bruges om ting, der overlapper hinanden. Et dokumenthåndteringssystem håndterer dokumenter: filer med et liv af udkast, godkendelser, versioner og til sidst sletning. Enterprise content management (ECM) er den bredere betegnelse for alt en organisations indhold, dokumenterne inklusive, og processerne omkring det. Records management, eller arkivstyring, er den del, der handler om at opbevare og kassere: hvilke dokumenter der skal gemmes, hvor længe, og hvordan de destrueres, når perioden er gået. Leverandørerne bruger de tre betegnelser løst, så spørg, hvad et produkt gør, frem for hvad det hedder.

Cloud eller egne servere#

Hvor et DMS kører, er et af de praktiske forhold, der skiller systemerne fra hinanden, for kernefunktionerne ser nogenlunde ens ud, uanset hvilket system I kigger på. De fleste tilbydes både i skyen og på egne servere. Cloud betyder, at leverandøren driver servere, opdateringer og backup. På egne servere (on-premises) gør jeres egen it-afdeling det. Nogle regulerede organisationer har brug for det sidste. For alle andre betyder cloud som regel mindre drift for jer selv.

Hvad det koster i praksis#

Licensprisen alene siger meget lidt om, hvad et DMS kommer til at koste jer. Et DMS koster i tre dele: licenserne, implementeringen (opsætning af systemet til jeres dokumenttyper, flytning af eksisterende filer, oplæring) og support efter idriftsættelsen. Kun licenserne kommer fra en prisliste. Implementering og support afhænger af jeres dokumenter og jeres processer, så vær skeptisk over for en samlet pris, der gives, før nogen har set på dem.

Syv spørgsmål, I bør stille, før I køber#

En demo viser, hvad et system kan. Spørgsmålene her handler om, hvordan det gør det, og det er den del, I skal leve med bagefter. De to første betyder mest.

• Kan et dokument ligge under kunden og projektet uden en kopi?
• Hvordan sættes adgangen: mappe for mappe eller ud fra dokumentets egne felter?
• Virker det inde i Outlook, Teams og Word, eller er det et separat program, folk skal åbne?
• Hvad registrerer loggen, og kan vi eksportere den?
• Hvordan håndteres opbevaring og sletning af personoplysninger?
• Hvad sker der med vores eksisterende fildrev: Er migrering med i tilbuddet?
• Kan vi prøve det, før vi skriver under?

Stil dem til alle de systemer, I ser på, også vores eget.