Book en demo
Software til kontraktstyring på M‑Files

Få besked, før kontrakten fornyes

En leverandørkontrakt blev fornyet af sig selv, fordi opsigelsesfristen kun stod i én persons kalender. På M‑Files arkiveres hver kontrakt med sine datoer og sin ejer, og ejeren får en opgave før opsigelsesfristen. Den underskrevne kopi og udkastene følger kontrakten.

Book en demo
M-Files-webklienten med et kontraktregister, hvor aftalerne står efter den dato, hver af dem løber til, med type og status i workflowet, ved siden af rammeaftalens metadatakort
Det grundlæggende

Det gør software til kontraktstyring

Software til kontraktstyring samler alle kontrakter i ét register med modpart, ejer og de datoer, der betyder noget, kører gennemgang, godkendelse og underskrift som et workflow og minder den rette person om opsigelsesfristen i god tid. På M‑Files bygger registret sig selv ud fra kontrakternes metadata.

Skrevet ud fra en skabelon

En ny kontrakt starter fra jeres godkendte skabelon i Word, og skabelonen udfylder modparten og datoerne ud fra kontraktens oplysninger.

Godkendt i et workflow

Gennemgang og godkendelse er opgaver med frister. Hver overlevering registreres med tidspunkt og bruger, og workflowet går videre, når alle godkendere har svaret.

Underskrevet elektronisk

Med integrationen til DocuSign eller Adobe Acrobat Sign og jeres eget abonnement på tjenesten kommer den underskrevne kontrakt automatisk tilbage til M‑Files.

Arkiveret under modparten

Ét eksemplar af kontrakten vises under kunden eller leverandøren, under ejeren og i registret, fordi det er kontraktens metadata og ikke mapper.

En påmindelse før opsigelsesfristen

Kontraktejeren får en opgave et fastsat stykke tid før opsigelsesfristen. Påmindelserne sættes op efter behov, så andre datoer på kontrakten kan få deres egen opgave.

Arkiveret eller slettet efter regler

Når en kontrakt er udløbet, arkiverer eller sletter en opbevaringsregel den efter den periode, I har fastsat, og nogen kan få besked, før det sker.

Fra udkast til fornyelse

Kontrakten har en ansvarlig i hver fase

Når én fase er færdig, får den næste besked om, at det er deres tur.

  1. Udkast

    Kontraktejer

    Kontrakten skrives i Word ud fra en godkendt skabelon, der udfylder modparten og datoerne fra kontraktens egne oplysninger.

  2. Gennemgang og godkendelse

    Gennemlæsere og godkendere

    Gennemlæsere og godkendere får hver deres opgave med en frist og en påmindelse inden, og hvert trin logges med hvem og hvornår.

  3. Underskrevet

    Kontraktejer

    Kontrakten sendes til underskrift med DocuSign eller Adobe Acrobat Sign via jeres eget abonnement på tjenesten, og den underskrevne kopi kommer selv tilbage til kontrakten. Udkastene bliver i versionshistorikken.

  4. I kraft

    Alle med adgang

    Kontrakten findes under modparten og i kontraktregistret, sorteret efter slutdato eller opsigelsesfrist.

  5. Forny eller afslut

    Før opsigelsesfristen får kontraktejeren en opgave om at tage stilling. En udløbet kontrakt arkiveres eller slettes af en opbevaringsregel efter den periode, I fastsætter.

I det daglige

Kontraktregistret holder sig selv ajour

  • Et kontraktregister, I kan filtrere — Se de aktive kontrakter efter modpart, ejer eller slutdato. Listen bygger på kontrakterne selv, så der er ikke noget regneark at holde ajour.
  • Påmindelser om fornyelse går til en rolle — Opgaver og notifikationer går til en rolle som kontraktejer. Påmindelsen er der stadig, når den, der havde rollen, er stoppet.
  • Åben for dem, det vedrører — Hvem der kan åbne en kontrakt, følger af, hvilken slags kontrakt det er. Adgangen kan udvides eller begrænses, efterhånden som kontrakten går fra udkast til underskrevet.
  • Én stavemåde for hver modpart — Modparterne kan komme fra jeres CRM eller ERP via en integration, så samme kunde kun staves på én måde.
  • Skrevet i Word — Udkast åbnes fra Word og gemmes direkte tilbage i M‑Files. En skabelon kan udfylde oplysninger som modparten.
  • Et spor af, hvem der ændrede hvad — Ændringer af kontrakten og dens oplysninger logges, og det samme gør downloads og uploads.
Aftaleregistret i M-Files med en rammeaftale markeret, og ved siden af den opgave, der minder ejeren om at beslutte sig inden opsigelsesfristen
Integrationer

Virker med Office, Outlook og jeres ERP

Kontrakter skrives i Word, forhandles over e-mail og hører til kunder og leverandører, som jeres andre systemer allerede kender. Hver af delene kan kobles til M‑Files.

Word, Excel og PowerPoint

Åbn, redigér og gem kontrakter fra Office, og udfyld metadata, mens I gemmer. Oplysninger fra M‑Files, som modparten, kan indsættes i selve dokumentet og holdes opdateret.

Outlook

E-mails fra forhandlingen arkiveres fra Outlook med deres metadata, og M‑Files kan hente modparten eller kontaktpersonen fra mailen.

CRM og ERP

Lister som kunder og leverandører holdes synkroniseret med jeres forretningssystem, så en kontrakt arkiveres under den samme modpart, som jeres ERP kender, og staves på én måde.

Teams

Åbn kontrakter, og søg i vaulten fra Teams.

M‑Files Aino

Spørg Aino, hvad en kontrakt siger, og få svaret sammen med det dokument, det kommer fra, eller få et resumé af en lang aftale. Aino bruger kun indhold, I har adgang til.

Scannede kontrakter

Underskrevne papirkontrakter scannes, og M‑Files OCR gør dem til søgbare PDF'er, så en gammel aftale kan findes på ordene i den.

Se en kontrakt gå fra udkast til fornyelse

Book en demo
I den samme vault

Kontrakter hører til nogen

En leverandøraftale, en kundekontrakt og en ansættelseskontrakt er alle kontrakter, og hver af dem hører også til en leverandør, en kunde eller en medarbejder. Den samme vault gemmer dem sammen med leverandøren, kunden og medarbejderen.

Leverandøraftaler

Under leverandøren, ved siden af dens certifikater og listen over det, der udløber først.

Læs mere 

Kundekontrakter

Under kunden, med tilbuddet, e-mailene og den salgsmulighed, de kom fra.

Læs mere 

Ansættelseskontrakter

I personalemappen, kun åben for HR og lederen og slettet efter reglerne, når medarbejderen er fratrådt.

Læs mere 
Vejen dertil

Fra regneark til register

Vi afgrænser og leverer komplette M‑Files-implementeringer, og kontrakter er et godt sted at begynde med en pilot. M‑Files sælges som Essentials og Enterprise; Essentials har en offentliggjort pris pr. bruger på m-files.com, og Enterprise prissættes efter tilbud.

  1. Afgrænsning

    Sammen

    Vi gennemgår, hvilke slags kontrakter I har, hvem der ejer dem, hvilke datoer der betyder noget, og hvem der må se hvad.

  2. Opsætning

    Vores konsulenter

    Kontrakttypen, dens metadata, registret, workflowet og påmindelserne sættes op, jeres skabeloner bliver lagt ind, og modparterne kobles til jeres CRM eller ERP, hvor I ønsker det.

  3. Kontrakterne kommer ind

    Sammen

    Eksisterende kontrakter scannes eller flyttes ind med deres modpart og datoer. Med M‑Files Metadata Agent kan M‑Files foreslå metadata til eksisterende dokumenter i stor stil.

  4. I drift, med support

    Efter idriftsættelsen har I hurtig adgang til specialistviden, en aftalt SLA samt teknisk rådgivning og support, og henvendelser besvares samme arbejdsdag.

Næste skridt

Følg en kontrakt fra udkast til fornyelse

I en demo tager vi én kontrakt fra første udkast til den underskrevne kopi og videre til opgaven før opsigelsesfristen. Fortæl os, hvordan I holder styr på fornyelser i dag, så svarer vi samme arbejdsdag.

Book en demo Priser og udgaver
Spørgsmål

Spørgsmål om påmindelser og underskrift

Hvordan virker påmindelserne?
De er en del af kontraktens workflow i M‑Files. Hver tilstand i workflowet kan give en rolle besked, oprette en opgave med en frist, ændre, hvem der har adgang, eller opdatere metadata. Påmindelsen før opsigelsesfristen er en opgave til kontraktejeren, og I bestemmer, hvor længe før fristen den kommer.
Kan vi underskrive med DocuSign eller Adobe Acrobat Sign?
Ja. Med M‑Files' integration med DocuSign eller Adobe Acrobat Sign og jeres eget abonnement på tjenesten kommer det underskrevne dokument automatisk tilbage i M‑Files. Ellers føjer kontraktejeren den underskrevne kopi til kontrakten.
Hvor bliver udkastene af, når kontrakten er underskrevet?
De bliver i kontraktens versionshistorik. M‑Files gemmer hver ændring som en ny version, så man åbner den gældende, og de tidligere stadig kan findes frem.
Hvordan bestemmes adgangen til en kontrakt?
Rettighederne følger kontraktens klasse og metadata, og workflowet kan ændre dem, efterhånden som kontrakten skrider frem. Et udkast kan begrænses til dem, der arbejder på det, og den underskrevne kontrakt åbnes for en bredere kreds.
Hvem får påmindelsen, og kan der være flere?
Opgaven går til en rolle, som kontraktejer, der hentes fra kontraktens metadata, så den overlever udskiftning i personalet. Påmindelser sættes op med notifikationer fra workflowet og frister på opgaver, så en kontrakt kan have én opgave før opsigelsesfristen og en anden før slutdatoen, hver til den rolle, I vælger.
Kan vi bruge vores egne kontraktskabeloner?
Ja. Jeres skabeloner gemmes i M‑Files som skabeloner, og når en kontrakt oprettes ud fra én af dem, udfylder M‑Files de felter, I har markeret, for eksempel modpartens navn, ud fra kontraktens oplysninger. Felterne opdateres, når dokumentet åbnes i Office, eller når det tjekkes ind.
Hvordan kommer vores eksisterende kontrakter ind?
Papirkontrakter scannes, og M‑Files OCR gør dem til søgbare PDF'er. Filer på et fællesdrev eller i SharePoint Online kan først vises via connectorer og flyttes ind senere. Hver kontrakt skal have sin modpart og sine datoer udfyldt, og med M‑Files Metadata Agent kan M‑Files foreslå dem til eksisterende dokumenter i stor stil. Dokumenthåndtering på M‑Files beskriver skiftet fra et fællesdrev.
Kører det i skyen eller på vores egne servere?
Begge dele, eller som en hybrid af de to. M‑Files Cloud kører på Microsoft Azure, hvor jeres data er krypteret både i lagringen og på vej over internettet, og M‑Files har en ISO/IEC 27001-certificering, der dækker M‑Files Cloud, Hubshare og Aino. Priser og udgaver viser, hvad et tilbud indeholder.