Licenser og abonnementer
Under leverandøren, med fornyelsesdato og opsigelsesvarsel, så ejeren tager stilling, før næste periode begynder.
Software til kontraktstyring
Få besked, før kontrakten fornyes
En leverandørkontrakt blev fornyet af sig selv, fordi opsigelsesfristen kun stod i én persons kalender. Vi sætter et register op, hvor hver kontrakt har sine datoer og en ejer, der får en opgave før opsigelsesfristen. Udkastene og den underskrevne kopi følger kontrakten.
Det grundlæggende
Det gør software til kontraktstyring
Software til kontraktstyring, også kaldet et kontraktstyringssystem eller CLM (contract lifecycle management), samler alle kontrakter i ét register med modpart, ejer og de datoer, der betyder noget. Godkendelse og underskrift kører som et workflow, og den rette person får besked i god tid før opsigelsesfristen. Leverandør- og kundekontrakter, fortrolighedsaftaler, lejekontrakter, licenser, rammeaftaler og databehandleraftaler hører alle hjemme i registret.
Skrevet ud fra en skabelon
En ny kontrakt starter fra jeres godkendte skabelon i Word, og skabelonen udfylder modparten og datoerne ud fra kontraktens oplysninger.
Godkendt i et workflow
Gennemgang og godkendelse er opgaver med frister. Hver overlevering registreres med tidspunkt og bruger, og workflowet går videre, når alle godkendere har svaret.
Underskrevet elektronisk
Med integrationen til DocuSign eller Adobe Acrobat Sign og jeres eget abonnement på tjenesten kommer den underskrevne kontrakt selv tilbage til registret.
Arkiveret under modparten
Ét eksemplar af kontrakten vises under kunden eller leverandøren, under ejeren og i registret, fordi det er kontraktens metadata og ikke mapper.
En påmindelse før opsigelsesfristen
Kontraktejeren får en opgave et fastsat stykke tid før opsigelsesfristen. Påmindelserne sættes op efter behov, så andre datoer på kontrakten kan få deres egen opgave.
Arkiveret eller slettet efter regler
Når en kontrakt er udløbet, arkiverer eller sletter en opbevaringsregel den efter den periode, I har fastsat, og nogen kan få besked, før det sker.
Fra udkast til fornyelse
Kontrakten har en ansvarlig i hver fase
Når én fase er færdig, får den næste besked om, at det er deres tur. Faserne er et workflow, der sættes op efter den måde, I godkender kontrakter på i dag.
-
Udkast og forhandling
Kontraktejer og modpart
Kontrakten skrives i Word ud fra en godkendt skabelon. Med CtrlShare fra vores udviklingspartner CtrlDocs inviteres modparten via e-mail til at arbejde i det samme udkast.
-
Gennemgang og godkendelse
Gennemlæsere og godkendere
Gennemlæsere og godkendere får hver deres opgave med en frist og en påmindelse inden, og hvert trin logges med hvem og hvornår.
-
Underskrevet
Kontraktejer
Kontrakten sendes til underskrift med DocuSign eller Adobe Acrobat Sign via jeres eget abonnement på tjenesten, og den underskrevne kopi kommer selv tilbage til kontrakten. Udkastene bliver i versionshistorikken.
-
I kraft
Alle med adgang
Kontrakten findes under modparten og i registret, sorteret efter slutdato eller opsigelsesfrist. Andre forpligtelser i den kan nå den ansvarlige som opgaver.
-
Forny eller afslut
Før opsigelsesfristen får kontraktejeren en opgave om at tage stilling. En udløbet kontrakt arkiveres eller slettes af en opbevaringsregel efter den periode, I fastsætter.
I det daglige
Kontraktregistret holder sig selv ajour
- Et kontraktregister, I kan filtrere — Se de aktive kontrakter efter modpart, ejer eller slutdato, uden et regneark, der skal holdes ajour.
- Påmindelser om fornyelse går til en rolle — Opgaver og notifikationer går til en rolle som kontraktejer, så påmindelsen stadig er der, når nogen stopper.
- Forpligtelser med en ejer og en frist — En prisregulering, en levering eller et certifikat fra leverandøren kan hver blive en opgave til den ansvarlige med sin egen frist.
- Kommende opsigelsesfrister i en kalender — CtrlPortals fra vores udviklingspartner CtrlDocs viser registret som en kalender over opsigelsesfristerne eller som en liste, der lægger kontrakternes værdi sammen.
Integrationer
Skrevet i Word, forhandlet over e-mail
Kontrakter skrives i Word, forhandles over e-mail og hører til kunder og leverandører, som jeres andre systemer allerede kender. Vores kontraktstyring kører på M‑Files, som kobles til dem alle.
Word, Excel og PowerPoint
Åbn, redigér og gem kontrakter fra Office, og udfyld metadata, mens I gemmer. Oplysninger fra M‑Files, som modparten, kan indsættes i selve dokumentet og holdes opdateret.
Outlook
E-mails fra forhandlingen arkiveres fra Outlook med deres metadata, og M‑Files kan hente modparten eller kontaktpersonen fra mailen.
CtrlShare
Del et udkast med modparten i ét trin. Modparten inviteres via e-mail og redigerer i browseren, og resultatet kommer tilbage til kontrakten som en ny version. Fra vores udviklingspartner CtrlDocs.
CRM og ERP
Lister som kunder og leverandører holdes synkroniseret med jeres forretningssystem, så en kontrakt arkiveres under den samme modpart, som jeres ERP kender, og staves på én måde.
Teams
Åbn kontrakter, og søg i vaulten fra Teams.
Scannede kontrakter
Underskrevne papirkontrakter scannes, og M‑Files OCR gør dem til søgbare PDF'er, så en gammel aftale kan findes på ordene i den.
I den samme vault
Kontrakter hører til nogen
En kontrakt er altid indgået med nogen: en leverandør, en kunde, en medarbejder eller en udlejer. Den samme vault gemmer kontrakten under parten, sammen med partens øvrige dokumenter.
Leverandøraftaler
Under leverandøren, ved siden af dens certifikater og listen over det, der udløber først.
Læs mereKundekontrakter
Under kunden, med tilbuddet, e-mailene og den salgsmulighed, de kom fra.
Læs mereAnsættelseskontrakter
I personalemappen, kun åben for HR og lederen og slettet efter reglerne, når medarbejderen er fratrådt.
Læs mereLejekontrakter
Under udlejeren, med én opgave før opsigelsesfristen og en anden før hver huslejeregulering.
Fortrolighedsaftaler
Under den part, de er indgået med, og kun åbne for dem, der deltager i drøftelserne.
AI på hver kontrakt
Spørg kontrakten, og se, hvor svaret kommer fra
M‑Files Aino, AI-assistenten i M‑Files, besvarer spørgsmål om en kontrakt og viser det dokument, hvert svar kommer fra. Den laver et resumé af en lang aftale, oversætter resuméet til en kollega og bruger kun indhold, som den, der spørger, har adgang til.
Regneark eller register
Når regnearket ikke længere slår til
En kontraktliste i Excel fungerer, så længe én person holder den ajour, og kontrakterne er få. Her er, hvad der ændrer sig, når de flytter ind i et register.
| Funktion | I et regneark | I kontraktregistret |
|---|---|---|
| Fornyelser | En dato i en celle, som ses, når nogen åbner filen | En opgave til ejeren før opsigelsesfristen |
| Godkendelser | En mailtråd | Opgaver med frister, og hvert trin logges med hvem og hvornår |
| Den underskrevne kopi | Der, hvor den, der skrev under, gemte den | På kontrakten, med udkastene i versionshistorikken |
| Modparten | Skrevet i hånden og nogle gange stavet på flere måder | Én kunde eller leverandør, som kontrakten ligger under |
| Adgang | Alle, der åbner filen, ser alle kontrakter | Følger kontrakttypen |
| Når nogen stopper | Påmindelserne i deres kalender forsvinder med dem | Opgaverne går til rollen, og historikken bliver i loggen |
| Spørgsmål til indholdet | Åbn hver kontrakt, og læs den | Spørg Aino, og se kilden |
Før I vælger
Fem spørgsmål, før I vælger et kontraktstyringssystem
1. Hvor kommer oplysningerne om kontrakterne fra?
Jeres kunder og leverandører ligger sandsynligvis allerede i et CRM- eller ERP-system. Et kontraktstyringssystem, der bruger den samme liste, sparer jer for at skrive hver modpart ind igen og stave den på en ny måde.
2. Hvilke slags kontrakter har I, og hvem må se dem?
Ansættelseskontrakter, fortrolighedsaftaler og leverandøraftaler har sjældent de samme læsere. Skriv typerne ned, og beslut, hvem der må åbne hver af dem, før I ser på skærmbilleder.
3. Skal I styre hele kontraktens liv, eller er et register nok?
Nogle virksomheder vil have udkast, forhandling og godkendelse i ét forløb. Andre har først og fremmest brug for en pålidelig liste og en påmindelse før hver opsigelsesfrist. Svaret afgør, hvor stort det første skridt skal være.
4. Hvor arbejder folk i dag?
Kontrakter skrives i Word, sendes frem og tilbage i Outlook og drøftes i Teams. Bed om at se systemet inde fra de programmer, for det er dér, det skal bruges.
5. Et særskilt værktøj eller jeres dokumentsystem?
Et særskilt værktøj er ét sted mere at lede. I det dokumentsystem, I allerede bruger, ligger kontrakterne ved siden af tilbuddet, mailene og leverandørens certifikater. Er det SharePoint, viser vores sammenligning af M‑Files og SharePoint, hvordan de to adskiller sig.
På hver kontrakt
Oplysningerne, der styrer kontrakten
Tag en rammeaftale, der udløber 31. december med tre måneders opsigelsesvarsel. Slutdatoen er 31. december, men den dato, der tæller, er 30. september, den sidste dag, aftalen kan opsiges. Registret holder styr på begge, og ejerens opgave kommer før den første.
| Oplysning | Hvad den gør |
|---|---|
| Kontrakttype | Fortrolighedsaftale, lejekontrakt, licens, rammeaftale, databehandleraftale og så videre. Den afgør, hvem der må åbne kontrakten. |
| Modpart | Lægger kontrakten under kunden eller leverandøren. Listen over modparter kan holdes i takt med jeres CRM eller ERP. |
| Ejer | Modtager opgaverne. Ejeren står på kontrakten, så en ny ejer overtager den næste opgave. |
| Start- og slutdato | Sorterer registret og viser, hvilke kontrakter der løber. |
| Opsigelsesfrist | Udløser en opgave til ejeren et fastsat stykke tid før. |
| Fornyelsesvilkår | Om kontrakten fornyes af sig selv, og for hvor længe, står dér, hvor ejeren ser det. |
| Andre datoer | Prisreguleringer, leveringer og certifikater, som leverandøren skal sende, hver med sin egen opgave og frist. |
| Værdi | Lægges sammen på tværs af kontrakter i en liste i CtrlPortals fra vores udviklingspartner CtrlDocs. |
| Status | Hvor kontrakten er i sit workflow, fra udkast til afsluttet. Hver ændring logges med tidspunkt og bruger. |
Vejen dertil
Fra regneark til register
Vi afgrænser og leverer opsætningen på M‑Files, og kontrakter er en god pilot: begynd med dem, der har en opsigelsesfrist. Prisen afhænger af udgaven af M‑Files, licenstyperne, sky eller egne servere og opsætningens omfang. Priser og udgaver viser, hvad et tilbud indeholder.
-
Afgrænsning
Sammen
Vi gennemgår, hvilke slags kontrakter I har, hvem der ejer dem, hvilke datoer der betyder noget, og hvem der må se hvad.
-
Opsætning
Vores konsulenter
Kontrakttypen, dens metadata, registret, workflowet og påmindelserne sættes op, jeres skabeloner bliver lagt ind, og modparterne kobles til jeres CRM eller ERP, hvor I ønsker det.
-
Kontrakterne kommer ind
Sammen
Eksisterende kontrakter scannes eller flyttes ind med deres modpart og datoer. Med M‑Files Metadata Agent kan M‑Files foreslå metadata til eksisterende dokumenter i stor stil.
-
I drift, med support
Efter idriftsættelsen har I hurtig adgang til specialistviden, en aftalt SLA samt teknisk rådgivning og support, og henvendelser besvares samme arbejdsdag.
Spørgsmål
Spørgsmål om kontraktstyring
Hvad er et kontraktstyringssystem?
Et system, der samler alle kontrakter i ét register med modpart, ejer og de datoer, der betyder noget, kører godkendelse og underskrift som et workflow og minder ejeren om opsigelsesfristen i god tid. Vi sætter det op på M‑Files, så kontrakterne ligger i samme system som dokumenterne omkring dem.
Hvad er forskellen på kontraktstyring og kontrakthåndtering?
Ordene bruges som regel om det samme: at have styr på kontrakterne fra første udkast til fornyelse eller ophør. CLM (contract lifecycle management) er den engelske betegnelse for hele forløbet. Vores opsætning dækker hele forløbet, og registret med påmindelserne er et godt sted at begynde.
Hvad koster et kontraktstyringssystem?
Fem ting afgør det: hvilken af de to udgaver af M‑Files I vælger, Essentials eller Enterprise, de licenstyper, jeres brugere har brug for, sky eller egne servere, jeres eget abonnement på DocuSign eller Adobe Acrobat Sign, hvis I underskriver elektronisk, og opsætningens omfang. Vi giver ét samlet tilbud, og Priser og udgaver viser, hvad det indeholder.
Hvordan virker påmindelserne?
De er en del af kontraktens workflow i M‑Files. Hver status i workflowet kan give en rolle besked, oprette en opgave med en frist, ændre, hvem der har adgang, eller opdatere metadata. Påmindelsen før opsigelsesfristen er en opgave til kontraktejeren, og I bestemmer, hvor længe før fristen den kommer.
Kan en kontrakt have mere end én frist?
Ja. Ud over opsigelsesfristen kan slutdatoen, en prisregulering, en levering eller et certifikat fra leverandøren hver få sin egen opgave og frist. Hver opgave går til en rolle, der hentes fra kontrakten, for eksempel kontraktejer, så den stadig kommer frem, når der er udskiftning i personalet. Vi sætter påmindelserne op i kontraktens workflow.
Hvem skal være kontraktejer?
Den, der kender aftalen og kan beslutte en fornyelse, typisk den, der har med leverandøren eller kunden at gøre i det daglige. Jura og økonomi gennemgår kontrakterne, men ejer dem sjældent. Ejeren står på kontrakten, så når nogen stopper, angiver I en ny ejer, og den næste opgave går til vedkommende.
Hvordan forhandler vi et udkast med modparten?
Med CtrlShare, en tilføjelse fra vores udviklingspartner CtrlDocs. Den åbner udkastet til samtidig redigering i OneDrive for Business, modparten inviteres via e-mail og bekræfter med en kode, og det færdige udkast kommer tilbage til M‑Files som en ny version. Den kører på alle udgaver af M‑Files, i skyen eller på jeres egne servere.
Kan vi bruge vores egne kontraktskabeloner?
Ja. Jeres skabeloner gemmes i M‑Files som skabeloner, og når en kontrakt oprettes ud fra én af dem, udfylder M‑Files de felter, I har markeret, for eksempel modpartens navn, ud fra kontraktens oplysninger. Felterne opdateres, når dokumentet åbnes i Office, eller når det tjekkes ind.
Kan vi underskrive med DocuSign eller Adobe Acrobat Sign?
Ja. Med M‑Files' integration med DocuSign eller Adobe Acrobat Sign og jeres eget abonnement på tjenesten kommer det underskrevne dokument automatisk tilbage i M‑Files. Ellers føjer kontraktejeren den underskrevne kopi til kontrakten.
Hvordan bestemmes adgangen til en kontrakt?
Rettighederne følger kontraktens klasse og metadata, og workflowet kan ændre dem, efterhånden som kontrakten skrider frem. Et udkast kan begrænses til dem, der arbejder på det, og den underskrevne kontrakt åbnes for en bredere kreds.
Hvordan kommer vores eksisterende kontrakter ind?
Jeres kontraktliste i Excel er et godt sted at begynde, fordi den allerede nævner modparterne og de datoer, der betyder noget. Papirkontrakter scannes, og M‑Files OCR gør dem til søgbare PDF'er. Filer på et fællesdrev eller i SharePoint Online kan først vises via connectorer og flyttes ind senere, og med M‑Files Metadata Agent kan M‑Files foreslå oplysningerne til eksisterende dokumenter i stor stil. Dokumenthåndtering på M‑Files beskriver skiftet fra et fællesdrev.
Hvorfor ikke bare have kontrakterne i SharePoint?
SharePoint kan godt rumme kontrakter: rettighederne arves fra webstedet, biblioteket eller mappen, medmindre de ændres for det enkelte element, og bibliotekerne har metadatakolonner ved siden af mapperne. I M‑Files arkiveres en kontrakt efter sine oplysninger, så den vises under modparten, under ejeren og i registret på én gang, og adgangen følger kontrakttypen. Vores sammenligning af M‑Files og SharePoint gennemgår forskellene.
Kan vi stille spørgsmål på tværs af alle vores kontrakter?
Aino besvarer spørgsmål om den kontrakt, I har foran jer. M‑Files tilbyder også en opsætning til spørgsmål på tværs af hele vaulten, som vi tager med i et tilbud, hvor I har brug for den, og CtrlScout fra vores udviklingspartner CtrlDocs spørger på tværs af vaulten på alle udgaver af M‑Files. AI med M‑Files Aino beskriver begge dele.
Kører det i skyen eller på vores egne servere?
Begge dele, eller som en hybrid af de to. M‑Files Cloud kører på Microsoft Azure, hvor jeres data er krypteret både i lagringen og på vej over internettet, og M‑Files har en ISO/IEC 27001-certificering, der dækker M‑Files Cloud, Hubshare og Aino.