Hele kundemappen ved første opkald
Aftalen ligger i ét system, legitimationen på et fællesdrev og korrespondancen i en kollegas indbakke. M‑Files samler kundens dokumenter under kunden, kun åbne for dem, der betjener kunden, og sletter dem, når jeres regler siger det.
Vid, hvad I har liggende om hver kunde
Kundemapper
Aftaler, legitimation og korrespondance arkiveres under kunden. Åbn kunden, og det hele ligger samlet, uanset hvem der har gemt det.
Aftaler og fuldmagter
Gennemgang og godkendelse følger den rute, I beslutter. M‑Files giver hver person besked, når det er deres tur, og opretter opgaven til dem.
Adgang efter rolle
Rådgivere ser deres egne kunder, og compliance ser det, de har brug for. Når revisorerne spørger, viser loggen, hvem der har ændret, downloadet eller uploadet hvad.
Sletning efter regel
Hver dokumenttype har sin egen sletteregel, regnet fra en dato som ophøret af kundeforholdet. En liste viser, hvad der står til sletning.
Indsigtsanmodninger
Alt om én person findes med en søgning og eksporteres i originalformat eller som PDF.
E-mails i kundemappen
Kundemails gemmes i M‑Files under kunden, så korrespondancen er en del af kundemappen, og kollegerne kan finde den.
Jeres regler følger hvert kundedokument
Dokumenttyper, roller og perioder sættes op efter jeres egne dokumentationskrav. Sådan kan det se ud.
-
Arkiveret
Rådgiver
Rådgiveren gemmer dokumentet under kunden som den type dokument, det er.
-
I brug
Roller med adgang
Kun de roller, der betjener kunden, kan åbne dokumentet. Ændringer, downloads og uploads logges.
-
Perioden udløber
Sletteregel
Reglen regner fra den dato, I har valgt, og viser de dokumenter, der står til sletning.
-
Slettet
Dokumenterne slettes automatisk, som reglen siger.
Tag en ny kunde ind med en tjekliste
Et workflow kan sættes op, så det at tage en ny kunde ind er en liste over de dokumenter, jeres egne regler kræver, med en opgave til hvert, en påmindelse før fristen og en adgang, der åbner for de rette roller, efterhånden som mappen bliver komplet.
En tjekliste pr. kunde
De dokumenter, der skal indsamles for en ny kunde, sættes op som opgaver på kunden, så kundemappen viser, hvad der er kommet ind, og hvad der stadig mangler.
Opgaver med en frist
Hvert dokument, der skal indsamles, er en opgave til en navngiven person eller til den rådgiver, der hentes fra kundens metadata, med en automatisk påmindelse, før fristen udløber.
Adgang efter rolle, når mappen er komplet
En status i workflowet kan ændre rettighederne, så compliance ser mappen, mens den gennemgås, og rådgiveren arbejder med den, når den er godkendt.
Godkendt og dokumenteret
Når alle tildelte godkendere har svaret, kan workflowet gå videre af sig selv, og hvert statusskift står i hændelsesloggen med tidspunkt og bruger.
Indsigtsanmodninger besvaret i tide
Når en kunde spørger, hvad I har om dem, er svaret en søgning, en eksport og en frist.
- Find alt om én person — Dokumenter om en person har personen som metadata, så de findes samlet, og den avancerede søgning finder resten på navn eller en anden identifikation.
- Eksportér det, som det er — Dokumenter eksporteres i originalformat eller som PDF, og andre data som Excel.
- En måned under GDPR — En anmodning om indsigt skal normalt besvares inden for en måned, og fristen kan forlænges med yderligere to måneder i komplicerede sager.
Skriv aftalen sammen med kunden
Når en kunde eller en ekstern rådgiver skal redigere i den samme aftale, åbner CtrlShare fra vores udviklingspartner CtrlDocs den, så alle kan skrive i den samtidig i OneDrive for Business. De inviteres på e-mail og bekræfter med en kode, og der er ingen offentlige links. Det færdige dokument vender tilbage til M‑Files som en ny version.
Sikker deling med kunder
En kunde ser det, I deler, og intet andet, og det, kunden sender tilbage, arkiveres i kundemappen.
- Del en hub med en kunde — Med M‑Files Hubshare ser en kunde de dokumenter, I deler i en hub, kunden er inviteret til, og intet andet.
- Redigér eller kun læs — Hver person, der inviteres via CtrlShare, kan redigere eller kun læse, og delingsdialogen viser, hvem der har hvad. Der er ingen offentlige links.
Virker med jeres kernesystem og Office
Kundelisten hører hjemme i jeres kernesystem eller CRM, og dokumenterne bliver til i Outlook og Office. M‑Files holder listen synkroniseret og arkiverer dokumenterne der, hvor de skrives.
Kernesystem og CRM
Lister som kunder og rådgivere holdes synkroniseret med jeres kernesystem eller CRM, så et dokument arkiveres under den samme kunde, som resten af virksomheden bruger. Vi står for integrationsarbejdet.
Outlook
Kundemails arkiveres fra Outlook under kunden med deres metadata, og M‑Files kan hente kunden eller kontaktpersonen fra mailen.
Word, Excel og PowerPoint
Aftaler og rapporter gemmes i M‑Files fra Office med deres metadata. Kundens navn og aftalenummeret kan indsættes i dokumentet fra M‑Files og holdes opdateret.
Scannet legitimation
Legitimation og underskrevne papirblanketter scannes, og M‑Files OCR gør dem til søgbare PDF'er, der arkiveres under kunden.
Teams
Åbn indhold fra M‑Files, og søg i vaulten fra Teams.
Elektronisk signatur
Med integrationen til DocuSign eller Adobe Acrobat Sign og jeres eget abonnement på tjenesten kommer underskrevne aftaler automatisk tilbage til M‑Files.
Det vil compliance og it gerne vide
Hvordan styres adgangen?
Hvad registrerer hændelsesloggen?
Hvordan fungerer en sletteregel?
Hvordan finder vi alt om én person?
Er data krypteret?
Hvordan skriver vi en aftale sammen med en kunde?
Hvordan besvarer vi en indsigtsanmodning i tide?
Kan et workflow køre vores onboarding af kunder?
Hold M‑Files op mod ti krav til databeskyttelse
Compliance-styring
Sådan understøtter M‑Files compliance-arbejdet med metadata, workflows og log.
Se compliance i M‑FilesGDPR i M‑Files
De ti krav til databeskyttelse, og hvordan M‑Files opfylder hvert af dem.
Se de ti kravGDPR-guide
En guide til dokumenthåndtering under GDPR.
Læs guidenKontraktstyring
Aftaler og fuldmagter arkiveret efter modpart, med en påmindelse før opsigelsesfristen.
Se kontraktstyringSikkerhed og hændelseslog
Rettigheder, opbevaring og en registrering af hver ændring og download.
Se sikkerhed og logningDokumenthåndtering
Alle dokumenter fundet ud fra, hvad de handler om, med versioner og godkendelser.
Se dokumenthåndtering