Den rigtige revision ved hver maskine

Det betyder dokumentstyring

Dokumentstyring sikrer, at kun den gældende, godkendte revision af en tegning, procedure eller arbejdsinstruktion er i brug, og at hver revision, godkendelse og tilbagetrækning kan spores. M‑Files gør det med et livsforløb, som hvert styret dokument følger.

• Skriv — Et nyt dokument, eller en revision af et eksisterende, skrives som en ny version af det samme dokument. Forfatteren tjekker det ud, så ingen andre overskriver arbejdet.
• Gennemgå — Gennemlæserne får gennemgangen som en opgave med en frist, tildelt ved navn eller hentet fra dokumentets metadata, og M‑Files minder dem om det, før fristen udløber.
• Godkend — Godkendelsen er en status i workflowet, der registreres i hændelsesloggen med tidspunkt og bruger, og den kan få en elektronisk signatur.
• Distribuér — Det er den godkendte revision, folk åbner, i visningerne for deres rolle, og workflowet kan udvide adgangen i det øjeblik, den godkendes.
• Træk tilbage — En afløst eller tilbagetrukket revision forsvinder fra arbejdsvisningerne og bliver i versionshistorikken, og et workflow kan arkivere den.
• Kun den gældende revision i visningen — Søgning og visninger viser den gældende revision først, og M‑Files kan bruge jeres egen revisionsnummerering, for eksempel revisionsbogstaver.

Én gældende version i produktionen

• Tegninger og specifikationer — En tegning arkiveres én gang og findes under sit produkt, sin leverandør og sin revision. Søgningen viser den gældende version først, og de tidligere ligger i historikken.
• Arbejdsinstruktioner og procedurer — Hver af dem gennemgås og godkendes ad en fast rute. I VisualQMS åbner medarbejderne den godkendte version fra den aktivitet, de arbejder med, og kvitterer for, at de har læst den.
• Leverandørdokumentation — Certifikater, aftaler og auditrapporter arkiveres under leverandøren. Åbn leverandøren, og alt, hvad I har liggende om den, er der.
• Kvalitetsdokumentation — Afvigelser, CAPA og audits håndteres i VisualQMS og kobles til den procedure, de vedrører.
• Sikkerhedsdokumentation — Risikovurderinger og andre HSEQ-dokumenter er åbne for dem, der skal se dem, og slettes efter reglerne, hvor der gælder en opbevaringsperiode.
• Koblet til jeres ERP — Vi integrerer M‑Files med jeres ERP-system, så dokumenterne arkiveres under de samme produkter og leverandører, som I allerede bruger dér.