Book en demo
Proceskortlægning i Elements.cloud

Proceskort, der bliver brugt

Processen blev kortlagt én gang, i et tegneprogram, og dem, der udfører arbejdet, har aldrig set den. Elements.cloud kortlægger processer i UPN, Universal Process Notation, og alle finder processerne for deres egen rolle online med dokumenterne vedhæftet. Vi forhandler Elements.cloud og rådgiver om det.

Book en demo Kontakt os
Tre skærmbilleder af proceskort: editoren i Elements.cloud, hvor en rekrutteringsproces tegnes, et procesdiagram åbnet inde i M-Files ved siden af dokumentlisten, og et diagram, hvor aktiviteterne viser de roller, der udfører dem, og ISO-mærker
UPN

Det er Universal Process Notation

UPN, Universal Process Notation, er en enkel notation, der er hurtig at tegne for procesgruppen og let for alle andre at forstå og handle på. Det er den notation, Elements.cloud bruger, og den, TIBCO Nimbus brugte før.

Én slags kasse

Hver aktivitet er den samme slags kasse med faste symboler for vedhæftede dokumenter, weblinks og andre understøttende data. Der er intet at lære, før man læser et kort.

I lag fra overblik til detalje

Kortene er bygget i lag: virksomhedens processer på én side, og hver aktivitet åbner et mere detaljeret diagram nedenunder.

Roller på aktiviteterne

Roller og ressourcer sidder på aktiviteterne, og standarder som ISO 9001 mærkes på, hvor de gælder, så hver person ser, hvad de skal gøre, og hvilket krav det opfylder.

For hele virksomheden

Når folk kan se kortet

  • Tegn det sammen i en workshop — Tegneværktøjet kører i browseren og er enkelt nok til at bruge direkte i en workshop, med træk og slip, swimlanes, valg af udseende og vejledning på skærmen.
  • Nå ud til dem, der udfører arbejdet — Hver medarbejder åbner en portal med de godkendte processer og dokumenter for netop sin rolle.
  • ISO 9001 på de aktiviteter, den gælder for — Referencemodeller som ISO 9001 mærkes på de aktiviteter, de gælder for, så medarbejderne møder kravet midt i deres eget arbejde. Det er grundlaget for et kvalitetsstyringssystem, der arbejder med ISO.
  • Se, hvordan processerne bruges — Forretningsanalyse viser, hvordan organisationen arbejder med sine processer. Versionsstyring og en ændringslog bevarer historikken.
En virksomheds overordnede proceskort inde i M-Files med standardflagene slået til, hvor hver procesboks er mærket med de standarder, der gælder for den
Projektet

Fra første workshop til et udgivet proceskort

Vi har implementeret løsninger til procesledelse i over ti år. Projekter er forskellige, men de fleste går gennem disse faser.

  1. Start med hele virksomheden på én side

    I workshops tegner procesejerne ét overbliksdiagram. Det rummer de operationelle processer, fra ledelse og udvikling til salg og levering, og støtteprocesserne som økonomi og HR, it og kvalitet.

  2. Procesejerne uddelegerer detaljerne

    Hver procesejer uddelegerer den detaljerede kortlægning til forfattere og følger fremdriften. Eksisterende SOP'er kan være udgangspunktet, fordi AI'en i Elements.cloud kan udlede procesdiagrammer af tekst.

  3. Sæt roller og dokumenter på aktiviteterne

    Roller og ressourcer sættes på aktiviteterne, dokumenterne kobles på, og standarder som ISO 9001 mærkes på, hvor de gælder. Når M‑Files rummer dokumenterne, vises proceskortene også inde i M‑Files.

  4. Udgiv, når det er godkendt

    Et diagram går gennem kladde, gennemgang og godkendelse. Derefter dukker det op i portalen hos de roller, det vedrører.

  5. Bliv ved med at forbedre

    Ændringer laves i en ny kladde og udgives, når de er godkendt, så det proceskort, der er i brug, får lov at stå i fred. Analysen viser, hvor indsatsen skal lægges.

Se et proceskort blive tegnet i Elements.cloud

Book en demo
Fra kladde til udgivet

Hver ændring gennemgås, før den bliver udgivet

  1. Kladde

    Procesforfatter

    Forfatteren opretter eller ændrer diagrammet i en kladde. Slutbrugerne ser stadig den udgivne version.

  2. Gennemgang

    Gennemlæser

    Kladden gennemgås, før den sendes til godkendelse.

  3. Godkendelse

    Godkender

    Det godkendte diagram er klar til udgivelse, og ændringen er registreret i historikken.

  4. Udgivet

    Slutbrugerne ser det godkendte diagram i portalen for deres rolle.

Vores syn

Det er procesledelse til for

Alle forstår deres rolle

Processerne dokumenteres struktureret og i et klart, enkelt sprog. Hver medarbejder forstår sin rolle i alle de sammenhænge, de indgår i, og kender sine opgaver og sit ansvar.

Processerne er en del af arbejdsdagen

En proces, folk ser på tit, styrer det, de gør, og viser, hvor deres arbejde møder det næste teams.

Proceskortet svarer til virkeligheden

Dem, der bruger kortet, foreslår ændringer til det, så den dokumenterede proces holder sig tæt på, hvordan arbejdet udføres.

Sammen med M‑Files

Hver aktivitet åbner sin procedure

Når M‑Files rummer jeres dokumenter, åbnes proceskortet inde i M‑Files ved siden af de dokumenter, det styrer. Koblingen mellem de to er CtrlProcesses, et produkt fra vores udviklingspartner CtrlDocs.

  • Nå det fra begge sider — Åbn processen fra M‑Files eller fra Elements.cloud, og se M‑Files-indhold i sin forretningsmæssige sammenhæng.
  • Start arbejdet fra diagrammet — En aktivitet kan starte det arbejde, den beskriver: et nyt dokument ud fra dets skabelon eller et nyt projekt, direkte fra kortet.
  • Kvalitetsprocesser koblet til proceskortet — Workflows i M‑Files til kvalitetsprocesser er koblet til de visuelle processer.
CtrlProcesses på ctrldocs.com
To proceskort inde i M-Files: virksomhedens processer som et landskab, og én proces med en aktivitet åbnet til den procedure og den instruktion, der er knyttet til den, og det ISO 9001-krav, den opfylder
Relateret

Til kvalitetschefer og Nimbus-kunder

VisualQMS

Et komplet kvalitetsstyringssystem på M‑Files med jeres proceskort indbygget.

Besøg visualqms.com 

Udskiftning af TIBCO Nimbus

TIBCO udfasede Nimbus i 2025. Elements.cloud bruger den samme UPN-notation, og vi hjælper jer med at flytte.

Læs om flytningen 

Kvalitetsstyring

Styrede dokumenter, træning, audits og CAPA i VisualQMS, der kører på M‑Files.

Se kvalitetsstyring 

Dokumenthåndtering

Procedurerne bag aktiviteterne, med deres versioner og godkendelser.

Se dokumenthåndtering 
Næste skridt

Start med én proces

Fortæl os, hvilken proces I ville kortlægge først, og hvem der skal følge den. Skriv til sales@solutionmanagement.eu eller ring på +45 2141 6100. Vi svarer samme arbejdsdag.

Book en demo Kontakt os

Spørgsmål om Elements.cloud og UPN

Hvad er UPN?
Universal Process Notation, en enkel notation, der er hurtig at tegne for procesgruppen og let for alle andre at forstå og handle på. Den har én type kasse med faste symboler for vedhæftede dokumenter, weblinks og andre understøttende data. Proceskortene er opbygget i lag, så man starter i et overblik og går ned i mere detaljerede diagrammer.
Hvor kører Elements.cloud?
I skyen. Elements.cloud er en cloudtjeneste til at indfange, styre og udbrede procesviden til hele organisationen, og både forfattere og læsere tilgår den i browseren.
Hvordan kobles dokumenter til en aktivitet?
Dokumenter kobles til aktiviteterne i en proces via URL-biblioteket i Elements.cloud. En aktivitet kan også rumme weblinks og medier, blandt andet video.
Hvem bestemmer, hvad folk kan se og redigere?
Det gør I. Adgangsstyringen i Elements.cloud afgør, hvem der må se og redigere hvad, og fuld versionsstyring med en ændringslog bevarer historikken.
Hvad kræver koblingen til M‑Files?
M‑Files som jeres dokumentregister og CtrlProcesses fra vores udviklingspartner CtrlDocs. CtrlProcesses henter procesindholdet fra Elements.cloud ind i M‑Files og viser diagrammerne ved siden af de objekter, de vedrører, så folk ser processen omkring det dokument, de har foran sig.
Kan folk uden for virksomheden se en proces?
Ja. Elements.cloud kan fungere som et enkelt, procesbaseret ekstranet, hvor kunder og andre interessenter ser udvalgte processer og det indhold, der hører til.
UPN eller BPMN?
UPN er lavet til dem, der udfører arbejdet: én slags kasse, roller på aktiviteterne, dokumenter vedhæftet og kort i lag fra overblik ned til detalje, så en proces kan tegnes live i en workshop og læses uden oplæring. BPMN er en mere teknisk notation med mange symboltyper, lavet til at specificere processer, som systemer udfører. Er jeres læsere medarbejdere, der skal følge en proces, og bærer kortene ISO 9001-mærker og dokumenter, er UPN det rette valg. Det er den notation, Elements.cloud og VisualQMS bruger.
Er Elements.cloud et tegneværktøj?
Det kan tegne, men det er den mindste del. Elements.cloud kortlægger processer i UPN i browseren, udgiver dem til hver rolle, kobler dem til jeres dokumenter og mærker dem med ISO 9001, så kortene bliver åbnet og fulgt i stedet for at blive lagt i en skuffe. En demo viser det på en af jeres egne processer.