Vid, hvilken revision der gjaldt ved støbningen
Byggepladsen spørger, hvilken revision der gælder, og den e-mail, der bekræftede ændringen, ligger i én ingeniørs indbakke. M‑Files registrerer hver udgivelse af en tegning med godkender og dato og gemmer korrespondancen på projektet til den, der spørger om mange år.
Hele projektet samlet ét sted
Revision og udgivelsesformål
Hver tegning har sit projekt, sin fase og sin revision med udgivelsesdato og udgivelsesformål. Afløste revisioner bliver i historikken bag den gældende.
Udgivelser med navn og dato
Hver udgivelse er et registreret trin med godkender og dato. Det samme trin kan give besked til dem, der skal bruge tegningen, om, at den er ude.
Korrespondance
E-mails og breve gemmes på projektet og det dokument, de handler om. En søgning finder dem igen mange år senere.
Alle projekter arkiveret ens
Den, der kommer ind på et projekt, finder rundt som på det forrige, for alle projekter har de samme typer dokumenter og de samme felter.
Et team i Teams til hvert projekt
CtrlTeams fra vores udviklingspartner CtrlDocs opretter teamet og kanalen ud fra M‑Files-projektet, med medlemmer, mapper og skabeloner.
Bevaret efter aflevering
I bestemmer, hvor længe hver type dokument, eller et helt projekt, skal bevares. Det bliver liggende, indtil den periode er gået.
En udgivelsesliste, som workflowet holder ajour
Jeres projekter udgiver måske tegninger på en anden måde. Status, godkendere og beskeder sættes op efter det, og en visning, der viser hver udgivelse med udgivelsesformål, godkender og dato, er projektets udgivelsesliste.
-
Under arbejde
Projekterende
Tegningen revideres som en ny version af det samme dokument.
-
Udgivet til gennemgang
Gennemlæser
Gennemlæserne får besked, og udgivelsesdatoen registreres.
-
Udgivet til udførelse
Godkender
Godkendelsen registreres med navn og dato, og adgangen kan udvides til holdet på byggepladsen.
-
Som udført
Den endelige revision bliver på projektet med de tidligere revisioner i historikken.
Byggepladsen og underentreprenørerne
De, der har brug for den gældende tegning, sidder sjældent ved et skrivebord på tegnestuen. Den samme vault er åben for dem på nettet og på telefonen og for inviterede partnere gennem en hub.
- Web og mobil — Holdet på byggepladsen åbner den samme vault i webportalen eller mobilappen og ser den gældende revision først med de afløste bag den i historikken.
- Adgang, der udvides ved udgivelse — Når en tegning udgives til udførelse, kan workflowet udvide adgangen til holdet på byggepladsen i samme øjeblik, så de ser den, så snart den er ude.
- Hubshare til inviterede partnere — Med M‑Files Hubshare deles udvalgte tegninger og dokumenter med inviterede bygherrer og underentreprenører, som kun ser de hubs, de er inviteret til.
- Redigér et dokument med en partner — CtrlShare fra vores udviklingspartner CtrlDocs åbner ét dokument, så en inviteret partner kan redigere det sammen med jer. Partneren inviteres via e-mail og bekræfter med en kode, der er ingen offentlige links, og det færdige dokument kommer tilbage til M‑Files som en ny version.
Virker med Outlook, Office og fællesdrevet
Projektets korrespondance og beskrivelser bliver til i Outlook og Office. M‑Files arkiverer dem derfra, og tegninger, der stadig ligger på et fællesdrev, vises uden at blive flyttet.
Outlook
E-mails om en tegning eller en ændring arkiveres fra Outlook under projektet og det dokument, de vedrører, med deres metadata, og M‑Files kan hente kontaktpersonen fra mailen.
Word, Excel og PowerPoint
Beskrivelser, metodebeskrivelser og rapporter gemmes i M‑Files fra Office med deres metadata. Dokumentnummer, revision og status kan indsættes i selve dokumentet og holdes opdateret.
Teams
Åbn indhold fra M‑Files, og søg i vaulten fra Teams, mens CtrlTeams og CtrlSync binder et team til sit projekt.
Netværksdrev og SharePoint
Connectorer viser tegninger og dokumenter, der stadig ligger på et netværksdrev eller i SharePoint Online, inde i M‑Files uden at flytte dem, så en migrering kan vente.
ERP og projektsystemer
Lister som projekter, kunder og leverandører holdes synkroniseret med jeres ERP- eller projektsystem, så en tegning arkiveres under det projektnummer, alle allerede bruger. Vi står for integrationsarbejdet.
Elektronisk signatur
Med integrationen til DocuSign eller Adobe Acrobat Sign og jeres eget abonnement på tjenesten kommer underskrevne afleveringsdokumenter og aftaler automatisk tilbage til M‑Files.
Til projekter, der lever i Microsoft Teams
CtrlTeams og CtrlSync, to tilføjelser fra vores udviklingspartner CtrlDocs, binder hvert team til sit M‑Files-projekt.
Hvert nyt team begynder med de samme mapper
CtrlTeams gemmer jeres standardmapper og dokumentskabeloner som en projektskabelon i M‑Files. Aktivér forbindelsen på et projekt, så oprettes teamet eller kanalen med medlemmer, mapper og skabelondokumenter.
- Rettighederne i M‑Files afgør, hvem der kan se og redigere hvert team og hver kanal.
Det, teamet skriver i Teams, bevares i M‑Files
CtrlSync holder en kopi i M‑Files af dokumenterne fra et team, en kanal eller et SharePoint-site. Hver senere ændring gemmer en ny version, og dokumenterne bliver i M‑Files, når teamet slettes.
- Én fritekstsøgning dækker dokumenterne fra alle synkroniserede sites.
Det vil den dokumentansvarlige spørge om
Hvordan registreres en tegnings revision?
Hvad registrerer udgivelseslisten?
Hvordan holdes dokumenter fra forskellige projekter ens?
Hvordan bliver dokumenter fra Teams arkiveret i M‑Files?
Hvordan fastsættes opbevaringsperioden?
Kan byggepladsen og underentreprenørerne se tegningerne?
Kan vi bruge revisionsbogstaver i stedet for versionsnumre?
Er M‑Files et EDMS til ingeniør og byggeri?
Hvad et projekt ellers gemmer i M‑Files
Projektstyring
Projektdokumenter og opgaver knyttet til projektet.
Se projektdokumentationDokumenthåndtering
Alle dokumenter fundet ud fra, hvad de handler om, med versioner og godkendelser.
Se dokumenthåndteringAutomatiserede workflows
Sådan giver et workflow besked, deler opgaver ud og ændrer, hvem der har adgang.
Se, hvordan workflows kørerMicrosoft 365
Beskrivelser i Word, korrespondance fra Outlook og projektet i Teams.
Se M‑Files i Microsoft 365Sikkerhed og hændelseslog
Rettigheder, opbevaring og en registrering af hver ændring og download.
Se sikkerhed og logningKontraktstyring
Underentrepriser og aftaler arkiveret efter modpart, med en påmindelse før opsigelsesfristen.
Se kontraktstyring