Tag en rundtur
En introduktion til M‑Files' desktop-klient og til, hvordan skærmbilledet er bygget op.
Dokumenthåndtering med M‑Files
Søg én gang, og få den version, der gælder
Den samme procedure ender i flere versioner i forskellige mapper, og ingen ved, hvilken man kan stole på. M‑Files er en platform til dokumenthåndtering fra virksomheden M‑Files og kører i skyen, på jeres egne servere eller som hybrid. Hvert dokument arkiveres efter, hvad det er, og den gældende version kommer frem først.
Kort fortalt
Små firmaer og globale kæder bruger det samme system
Passer til alle størrelser
M‑Files' kunder spænder fra små, lokale virksomheder til globale franchisekæder, og I kan udvide, efterhånden som behovet vokser.
Sikkert og ensartet
Lagringen er krypteret, og adgangen følger det, dokumentet handler om. Folk arbejder på samme måde hver gang, og det giver færre fejl.
Hurtigt i gang
Vi er autoriseret M‑Files-forhandler og arbejder i hele Norden. Vi implementerer M‑Files ud fra jeres dokumenttyper og de mennesker, der bruger dem, og vi kan hurtigt komme i gang med en pilot på jeres egen opgave.
Det får I
Ét system til dokumenter og mere
- Alle jeres data fra ét system — Et dokument arkiveres efter, hvad det er, i de dokumenttyper, I selv definerer, og det, der hører sammen, findes sammen. Nye dokumenter starter fra den godkendte skabelon.
- Sikkert på egne servere eller i skyen — Kør M‑Files i skyen eller på jeres egne servere, med krypteret lagring og en adgang, der følger det, hvert dokument handler om. Workflows bærer processen, så alle behandler et dokument på samme måde.
- Find det på pc, web eller mobil — Søg i det, et dokument siger, og det, det er, fra pc'en, nettet eller mobilen, og åbn det i Word, Excel eller PowerPoint, som I plejer.
Guidet videorundtur
Se de daglige opgaver blive løst
Korte gennemgange, én opgave ad gangen. Vil I hellere se det sammen med en af os, så book en demo.
Anerkendt software
Anerkendt af Gartner, Nucleus Research og Forrester
The Total Economic Impact™ of M‑Files
En undersøgelse fra Forrester, bestilt af M‑Files.
Gartner Peer Insights Strong Performer 2024
M‑Files, i kategorien Content Services Platforms.
Nucleus Research Value Matrix 2023
M‑Files udnævnt til Leader inden for Content Services and Collaboration.
Flere korte videoer
Én opgave pr. video
Gem dokumenter
Sådan gemmes dokumenter og andre data i M‑Files.
Søg og filtrér
Avanceret søgning, hvor en søgning snævres ind med filtre.
Brug visninger
Visninger er virtuelle mapper, der samler dokumenter efter, hvad de er, pr. team eller pr. person.
Start fra en skabelon
Sådan oprettes et nyt dokument ud fra en af jeres skabeloner.
Tildel en opgave
Sådan får en kollega en opgave, og sådan markeres den som udført.
Videoen hentes fra YouTube, når du trykker på afspil.
Et nærmere kig
Hver version samlet ét sted
Det samme dokument ender i flere versioner i forskellige mapper, og så er kopierne på medarbejdernes egne computere ikke engang talt med. Med M‑Files finder I den rigtige version først, med hele historikken bag sig, og et dokument gemmes én gang, så dubletterne holder op.
- Forklaringerne står i dokumenterne — Forretningssystemerne har tallene. Kontrakten, proceduren og rapporten, der forklarer dem, er dokumenter, og dem holder M‑Files styr på, arkiveret efter, hvad de er.
- Dokumenter når dem, der har brug for dem — I bestemmer én gang, hvad hver dokumenttype skal have med sig. Derefter dukker den op hos de rette personer i deres visninger og søgninger.
- Forskellige veje for forskellige mennesker — Nogle vil have færdige visninger på deres startskærm, andre bygger deres egne, og nogle søger bare.
- Din egen startskærm — Den viser de projekter, du er involveret i, og de dokumenter, du har redigeret for nylig.
Funktioner
Se nærmere på, hvad M‑Files kan
Automatisering af vidensarbejde
Find information med M‑Files Aino, skab og samarbejd om dokumenter, og automatiser workflows.
Se funktionenAI med M‑Files Aino
Stil et dokument et spørgsmål, og få et svar med kilder, inden for dine egne rettigheder.
Se funktionenMetadata i stedet for mapper
Ét dokument, arkiveret én gang, synligt under hver kunde, hvert projekt og hver proces, det hører til.
Se funktionenIntelligent Metadata Layer
Netværksdrev og SharePoint Online ved siden af vaulten, fundet ud fra, hvad dokumenterne er.
Se funktionenAutomatiserede workflows
Gennemgang, godkendelse og sletning som workflows, der giver den næste besked, opretter opgaven og registrerer, hvem der gjorde hvad.
Se funktionenIntegration med Microsoft 365
Åbn og gem fra Word, Excel og PowerPoint, og få oplysninger fra M‑Files skrevet ind i dokumentet. Outlook, Teams og SharePoint er også dækket.
Se funktionenSikkerhed og compliance
Adgang, der følger dokumentet, en hændelseslog, sletteregler og kryptering.
Se funktionenM‑Files og GDPR
De ti krav til databeskyttelse i et dokumentsystem, og hvordan M‑Files håndterer hvert af dem.
Se funktionen
Workflows
Leadet når sælgerne, når det er deres tid værd
I et CRM på M‑Files går hver salgsmulighed gennem disse trin. Workflows kører på dokumenter og på andre data, for eksempel projekter. Hvert trin kan give en rolle besked, oprette en opgave, give flere brugere adgang eller ændre oplysningerne på objektet.
-
Lead
En ny salgsmulighed registreres. Sælgere, der ikke skal forstyrres af hvert eneste indkommende lead, har endnu ikke adgang til den.
-
Kvalificeret
Salg
Adgangsrettighederne åbner nu salgsmuligheden for salgsgruppen, så den når dem via startskærm, søgninger og visninger.
-
Lukket som vundet eller lukket som tabt
Hver salgsmulighed ender i en af de to afsluttende tilstande, og processen er den samme hver gang.
Løsninger på M‑Files
Den samme platform kan mere end dokumenter
Der findes færdige løsninger, som tilpasses jeres behov, og M‑Files er ligetil at bygge videre på, når ingen af dem passer.
Kontraktstyring
En færdigkonfigureret løsning til at styre kontrakter gennem hele deres livscyklus.
Læs mereKvalitetsstyringssystemer
VisualQMS, et komplet kvalitetsstyringssystem med processerne indbygget.
Læs mereGDPR-compliance
Sådan opfylder M‑Files hvert af de ti krav til databeskyttelse.
Læs mereESDH og sagshåndtering
Elektronisk sags- og dokumenthåndtering med journalisering, workflow og fuld sporbarhed.
Læs om ESDHCRM, HR og mange processer
Kunder, medarbejdere, projekter og leverandører med deres dokumenter.
Læs mereTilføjelser fra CtrlDocs
Dashboards, Teams, samtidig redigering i OneDrive og tidsregistrering, fra vores udviklingspartner CtrlDocs.
Læs mereM‑Files og Elements.cloud
Jeres procesdiagrammer fra Elements.cloud vist inde i M‑Files, via integrationen fra vores udviklingspartner CtrlDocs.
Læs mere
Spørgsmål
Spørgsmål om M‑Files
Hvad bruges M‑Files til?
Til de dokumenter, en virksomhed kører på, og alt omkring dem: kontrakter, procedurer, tegninger, projektmapper, personalemapper og de e-mails, der hører til. M‑Files gemmer ét eksemplar af hvert dokument, arkiveret efter hvad det er, med den gældende version først, godkendelser som workflows og rettigheder, der følger dokumentet. Under løsninger kan I se det sat op til kontrakter, kvalitetsstyring, HR-dokumenter og projekter, og branchesiderne viser, hvordan de spiller sammen.
Kører M‑Files i skyen eller på vores egne servere?
Begge dele, eller som en hybrid af de to. M‑Files Cloud kører på Microsoft Azure, og der er jeres data krypteret både i lagringen og på vej over internettet. På jeres egne servere sætter vi krypteringen op sammen med jer. Hvad der passer til jeres krav, afklarer vi, når vi afgrænser implementeringen.
Hvilke udgaver af M‑Files findes der?
Der er to: Essentials og Enterprise. Begge omfatter metadatabaseret dokumenthåndtering, M‑Files Aino, integrationen med Microsoft 365 og workflows. Enterprise lægger mere AI-kapacitet oveni, en udvidet hændelseslog, krypteringsnøgler, som kunden selv har, fødereret login samt styret visning med vandmærkning; Hubshare licenseres separat. Essentials har en offentliggjort pris pr. bruger på m-files.com og faktureres normalt årligt, mens Enterprise prissættes efter tilbud. Priser og udgaver gennemgår et tilbuds fire dele, og M‑Files beskriver udgaverne på m-files.com/editions.
Hvordan arbejder M‑Files sammen med Microsoft 365?
I åbner, redigerer og gemmer M‑Files-dokumenter fra Word, Excel og PowerPoint og udfylder metadata, mens I gemmer, og oplysninger fra M‑Files kan indsættes i selve dokumentet. E-mails arkiveres fra Outlook med metadata, og M‑Files kan hente kunden eller kontaktpersonen fra mailen. I kan åbne indhold fra M‑Files i Teams og søge i M‑Files fra Teams, og SharePoint Online-connectoren viser indhold fra SharePoint i M‑Files uden at flytte det. M‑Files i Microsoft 365 gennemgår det program for program.
Hvad gør AI'en i M‑Files?
M‑Files Aino opsummerer tekstdokumenter, svarer på spørgsmål om et dokument på det sprog, I spørger på, og viser de dokumenter, svaret kommer fra. Den bruger kun indhold, brugeren har adgang til, og M‑Files oplyser, at jeres dokumenter, metadata og spørgsmål ikke bruges til at træne den. Spørgsmål på tværs af hele vaulten og forslag til metadata er tilvalg, som vi tager med i et tilbud, hvor I har brug for dem. M‑Files Aino gennemgår det.
Hvor sikkert er M‑Files?
Adgangsrettigheder kan følge metadata, så et dokument arver rettighederne fra det projekt eller den kunde, det hører til, og hændelsesloggen registrerer ændringer, downloads og sletninger og kan filtreres og eksporteres. M‑Files har en ISO/IEC 27001-certificering, der dækker M‑Files Cloud, Hubshare og Aino, er databehandler under GDPR med en databehandleraftale, og i M‑Files Cloud krypteres jeres data både i lagringen og under overførsel. Sikkerhed, rettigheder og revisionsspor giver overblikket.
Findes der en gratis prøveperiode?
Ja, i 30 dage. Prøveperioden er en vault i skyen med grundlæggende indhold og workflows, og M‑Files Aino er med. I kan invitere kolleger, og det naturlige næste skridt efter de 30 dage er en pilot på jeres egne dokumenter. Der skal ikke bruges kreditkort, og der er ingen software at installere. Bed om den gratis prøveperiode, eller book en demo først, hvis I hellere vil se det sammen med en af os.
Hvem implementerer M‑Files i Danmark?
Det gør vi. Solution Management er autoriseret M‑Files-forhandler med base i København (Søborg) og kunder i hele Norden. Vi afgrænser og leverer komplette M‑Files-implementeringer: metadata, objekter og workflows defineret sammen med jer, strukturen sat op, integration med jeres CRM eller ERP, hvor I har brug for det, og oplæring. Vi kan hurtigt komme i gang med en pilot, og efter idriftsættelsen har I hurtig adgang til specialistviden, en aftalt SLA samt teknisk rådgivning og support. Henvendelser besvares samme arbejdsdag. Læs mere under vores ydelser og om os.