M‑Files vs. SharePoint

Har I SharePoint i forvejen, handler spørgsmålet sjældent om, hvilket produkt der vinder. Det er snævrere end det: Hvilke dokumenter kan ligge i et system, der er organiseret efter sted, og hvilke har brug for regler, der følger selve dokumentet? De to har mere til fælles, end de fleste sammenligninger vil være ved, så lad os begynde der.

Hvor de overlapper#

Meget af det, der bliver sammenlignet, er afgjort, før sammenligningen begynder. Begge gemmer versioner, begge arbejder sammen med Microsoft Office, og begge lader jer beskrive et dokument med metadata i stedet for et filnavn. Samtidig redigering er det ene sted, hvor grundlaget ikke er ens. I SharePoint er redigering i realtid i Word og Excel standard. I M‑Files følger det med M‑Files Cloud og Microsoft 365, og CtrlShare, en tilføjelse fra vores udviklingspartner CtrlDocs, giver det i alle udgaver af M‑Files, i skyen eller på jeres egne servere.

SharePoint følger desuden med Microsoft 365, og det tæller. Et team, der har brug for et fælles sted til filer med lidt struktur, har allerede et, og til den opgave er det et fornuftigt valg. Forskellene viser sig senere, når et dokument skal overholde en regel.

Hvor de adskiller sig#

M‑Files og SharePoint går fra hinanden fem steder, og de fire første er den samme forskel set fra fire vinkler: I SharePoint hænger en regel på et sted, i M‑Files hænger den på dokumentet.

Hvor et dokument ligger#

SharePoint organiserer dokumenter i sites, biblioteker og mapper med metadatakolonner ovenpå, og et dokument ligger i ét bibliotek. M‑Files har slet ingen mappestruktur: Et dokument arkiveres efter sine metadata og dukker op i alle de visninger, der matcher. Resten af sammenligningen følger af den forskel, og i praksis afgør den én ting: om en kontrakt kan ligge under leverandøren og projektet på samme tid uden en kopi.

Hvem der må se det#

Rettigheder i SharePoint sættes på sites, biblioteker, mapper eller elementer, så adgang er en egenskab ved stedet. I M‑Files kan adgangen følge dokumentets type og et hvilket som helst af dets felter (kunde, projekt, sag), så alt, der er markeret som HR, kan være synligt for medarbejderen, lederen og HR. Ændrer I de oplysninger, har I ændret adgangen. Rettigheder kan også udvides eller indsnævres, efterhånden som en godkendelse skrider frem.

Hvordan en godkendelse forløber#

Et workflow afgør, hvornår folk handler på et dokument, og en godkendelse er kun noget værd, hvis den efterlader et spor. Godkendelser i SharePoint bygger på de indbyggede godkendelser i lister og biblioteker eller på et flow i Power Automate. I M‑Files er workflows en del af platformen: Hvert trin kan give besked til personer, oprette opgaver, give flere adgang og ændre dokumentets felter, og alle ændringer logges.

Hvornår det slettes#

At gemme dokumenter er den nemme halvdel af opbevaringen; den svære er at slette dem til tiden. I Microsoft 365 håndteres opbevaring med opbevaringspolitikker og -mærkater i Microsoft Purview, og jeres Microsoft-licens afgør, hvor langt de rækker. I M‑Files sættes en sletteregel på et enkelt dokument, på en dokumenttype eller på en feltværdi, og den kører automatisk, med en besked eller en visning af kommende sletninger. Også her hænger reglen på dokumentet.

Det, der ikke er dokumenter#

M‑Files håndterer også det, der ikke er dokumenter. Kunder, projekter, medarbejdere og sager får de samme felter, workflows og adgangsregler. Et CRM på M‑Files fungerer på den måde: Salgsmuligheder går fra Lead til Kvalificeret til Lukket som vundet eller Lukket som tabt, og hver salgsmuligheds dokumenter og e-mails ligger under den. Siden om CRM viser, hvordan det ser ud.

Hvad de hver især koster i licens#

SharePoint er en del af de fleste Microsoft 365-planer til virksomheder, så for mange organisationer er licensen allerede betalt. Hvad planen dækker, varierer: Opbevaringspolitikker og -mærkater i Microsoft Purview findes fra Microsoft 365 E3 og Business Premium, mens nogle avancerede opbevaringsindstillinger, som hændelsesbaseret opbevaring og gennemgang før bortskaffelse, kræver licenser på E5-niveau.

M‑Files er et selvstændigt abonnement, der sælges i to udgaver. Essentials har en offentliggjort pris pr. bruger på m-files.com og faktureres normalt årligt; Enterprise prissættes efter tilbud. Begge omfatter metadatabaseret dokumenthåndtering, M‑Files Aino, integration med Microsoft 365 og workflows. Enterprise lægger mere AI-kapacitet oveni, en udvidet hændelseslog, krypteringsnøgler, som kunden selv har, fødereret login og styret visning med vandmærkning, og Hubshare licenseres separat. Implementering og support kommer oven i begge licenser; priser og udgaver viser, hvad der indgår i et tilbud.

Hvor SharePoint er det bedste valg#

Et teamsite til et projekts arbejdsfiler uden særlige compliance-krav er præcis det, SharePoint er lavet til, og ingen af forskellene mellem de to ændrer på det. Det samme gælder et intranet med sider, nyheder og et dokumentbibliotek ved siden af. Og en organisation, der allerede selv bygger og vedligeholder flows i Power Automate og politikker i Purview og gerne vil blive på én platform, har en god grund til at blive.

Hvor M‑Files er det bedste valg#

M‑Files kommer til sin ret på en snævrere gruppe dokumenter: dem, der skal ligge under flere ting på én gang (kunde, projekt, kontrakt, proces), og dem, hvis adgangs- og sletteregler skal følge dokumentet frem for det sted, det ligger. Det gælder godkendelser, der skal efterlade et spor, som nogen beder om tre år senere. Og det gælder det, der slet ikke er dokumenter, for eksempel kunder og sager, styret med de samme felter og workflows.

Hold de to op mod jeres egne dokumenter frem for mod hinanden.