Klar, når auditoren spørger
Uanset regelsættet stiller compliance de samme krav til dokumenterne: en godkendt version, gennemgåede ændringer, adgang for dem, der har brug for den, en log over, hvad der er sket, og sletning, når reglen siger det. Vi sætter M‑Files op til at klare alle fem, uanset om det gælder GDPR, ISO 9001 med VisualQMS eller jeres egne politikker.
Det kræver compliance af jeres dokumenter
Dokumentstyring til compliance handler om at have styr på de dokumenter, en lov eller en standard kræver: én godkendt version, ændringer, der gennemgås og registreres, adgang begrænset til dem, der har brug for den, en log, der viser, hvad der er sket, og opbevaring, der gemmer eller sletter til tiden. M‑Files gør det med metadata og workflows, så reglerne følger et dokument ind i alle visninger.
Én godkendt version
Hver ændring bliver en ny version, den godkendte er den, folk åbner, og de tidligere ligger bag den i historikken.
Ændringer, der gennemgås
En ændring går gennem gennemgang og godkendelse som et workflow med opgaver og frister og går videre, når alle godkendere har svaret.
Adgang for dem, der har brug for den
Rettighederne følger, hvad et dokument er, og hvem det vedrører, så et dokument kan arve rettighederne fra sit projekt eller sin kunde.
En log, I kan eksportere
Hændelsesloggen registrerer ændringer, downloads, sletninger og hvert trin i et workflow med tidspunkt og bruger, og den kan filtreres og eksporteres.
Opbevaret og slettet til tiden
Opbevaringsregler arkiverer eller sletter dokumenter efter en fastsat periode, regnet fra en dato på dokumentet, med en besked eller en gennemgang først.
Gennemgået, før fristen udløber
En gennemgangsdato på et dokument opretter en opgave, før datoen passeres, så en procedure bliver kontrolleret til tiden.
Fra udkast over godkendt til udfaset
Et styret dokument er et dokument, hvis ændringer er underlagt regler. I M‑Files er reglerne et workflow, der sættes op i et grafisk værktøj uden programmering, så trinene svarer til jeres procedure.
-
Udkast
Forfatteren
Der oprettes en ny version, og den godkendte gælder stadig. Udkastet er åbent for dem, der arbejder på det, og for ingen andre, indtil det er godkendt.
-
Gennemgang og godkendelse
Gennemlæsere og godkendere
Hver af dem får en opgave med en frist og en påmindelse inden. Hændelsesloggen registrerer hvert statusskift med tidspunkt og bruger, og en godkendelse kan få en elektronisk signatur.
-
Godkendt og udgivet
Alle med adgang
Det er den godkendte version, der åbnes. En gennemgangsdato på dokumentet opretter en opgave, før datoen passeres, og M‑Files kan bruge jeres egen versionsnummerering, for eksempel revisionsbogstaver.
-
Udfaset efter regler
Når et dokument er afløst, eller dets tid er gået, arkiverer eller sletter en opbevaringsregel det efter den periode, I fastsætter, med en besked eller en gennemgang først. Ved sletning skjules dokumentet først; endelig destruktion er et separat trin.
Det kan I vise en auditor
En audit er en række spørgsmål om dokumenter. Her er de svar, M‑Files har klar.
Den version, der gjaldt på en given dato
Versionshistorikken viser, hvilken version der gjaldt på en hvilken som helst dato, og hvad der blev ændret mellem versionerne.
Hvem der godkendte det, og hvornår
Hver godkendelse er et trin i et workflow, der registreres i hændelsesloggen med tidspunkt og bruger, og den kan også få en elektronisk signatur.
Loggen, filtreret og eksporteret
Ændringer, downloads og sletninger for perioden, eksporteret som én fil. Med M‑Files' modul til avanceret logning registrerer loggen også, hver gang en fil åbnes.
Kravet og det, der opfylder det
I VisualQMS, der kører på M‑Files, er hvert krav i en standard koblet til de dokumenter, procesdiagrammer og kvalitetsaktiviteter, der opfylder det, så auditorens spørgsmål besvares ud fra selve kravet.
Det holder systemet styr på for jer
- Data slettes, når tiden er gået — En sletteregel regner fra en dato, fx den dag en medarbejder fratrådte, og sletter data, når perioden udløber. Forinden kan der sendes en notifikation, eller en liste kan vise de kommende sletninger.
- Folk ser det, deres arbejde kræver — HR-dokumenter kan være åbne for medarbejderen selv, den nærmeste leder og HR og lukkede for alle andre. Adgangen følger, hvad et dokument er, og hvem det handler om, og den kan ændre sig, når arbejdet når et nyt trin.
- En log over, hvem der ændrede hvad — Hver ændring, download og upload logges, og det samme gør sletninger. Når en intern audit eller en myndighed spørger, filtrerer I loggen og eksporterer den.
- Én søgning finder alt om en person — Dokumenter om en person er mærket med personen, så én søgning finder dem alle, når nogen beder om indsigt i, hvad I har om dem. Dokumenter eksporteres i originalformat eller som PDF, andre data som Excel.
Sat op efter de regler, I skal leve op til
Vi sætter M‑Files op til GDPR og til kvalitetsstyring med VisualQMS. Kontrollerne er de samme hver gang. Forskellen ligger i, hvilke dokumenter de dækker, hvor længe, og hvem der har adgang.
- GDPR — Persondata sorteret efter type, med sletteregler, adgang og indsigtsanmodninger.
- ISO 9001 med VisualQMS — Styrede dokumenter, træning, audits og CAPA, med dokumenterne koblet til kravene i standarden.
- Jeres egne politikker — Perioder og adgang sat for hver dokumenttype, så de passer til de politikker, I arbejder efter.
M‑Files og GDPR
Under GDPR stilles der ti krav til databeskyttelse i systemer til dokument- og sagshåndtering. Se, hvordan M‑Files lever op til hvert enkelt.
Læs kraveneGDPR og dokumenthåndtering
En guide til håndtering af persondata i et dokumenthåndteringssystem.
Læs guidenSikkerhed og compliance i M‑Files
Adgangsstyring, kryptering og hændelsesloggen.
Se sikkerhedsfunktionerne