Regulerede virksomheder
Også i stærkt regulerede virksomheder sættes de samme kontroller op til jeres dokumenttyper og opbevaringsperioder.
Sikkerhed i M‑Files
Adgang, der følger dokumentet
På et fildrev er adgang en mapperettighed, som nogen satte for år tilbage. I M‑Files kan adgangen følge det, dokumentet er, så et HR-dokument får HR-reglen, uanset hvor det dukker op. Ændringer og downloads går i hændelsesloggen, et revisionsspor, I kan filtrere og eksportere, og sletteregler fjerner det, der er udløbet.
I hverdagen
Det holder M‑Files styr på for jer
- Hvem må se hvad — Adgang gives til en person eller en gruppe og følger dokumentets type og dets kunde, projekt eller sag. Rettighederne kan udvides eller indsnævres, efterhånden som dokumentet går gennem sin godkendelse.
- Hvem ændrede hvad: revisionssporet — Ændringer af dokumenter og metadata, downloads, uploads, sletninger og skift i godkendelsen bliver registreret i en hændelseslog. I kan filtrere og søge i den og eksportere det, en auditor beder om.
- Slettet til tiden — Sæt en sletteregel på et enkelt dokument, en dokumenttype eller en metadataværdi, så udfører M‑Files den. En besked eller en liste over kommende sletninger giver jer mulighed for at kigge først.
- Den gældende version — Medarbejderne får den gældende version først, og alle tidligere versioner er stadig tilgængelige.
- Kryptering — I M‑Files Cloud er data krypteret både i lagringen og på vej over internettet. På jeres egne servere sætter vi kryptering af filer, database og forbindelse op sammen med jer.
- Et login, de har i forvejen — Medarbejderne logger ind med den konto, de allerede har, via Microsoft Entra ID eller jeres Windows-domæne, eller med et M‑Files-login.
Sikkerhed
De fakta, en it-ansvarlig spørger om først
Det her er M‑Files' egne erklæringer og certificeringer. De dækker platformen; hvordan jeres vault sættes op, er implementeringen, og den del laver vi sammen med jer.
Krypteret i lagring og under overførsel
I M‑Files Cloud er jeres data krypteret både i lagringen og på vej over internettet. På jeres egne servere sætter vi kryptering af filer, database og forbindelse op sammen med jer.
Nøgler i jeres egen Azure Key Vault
M‑Files Cloud kan opbevare nøglerne til krypteringen af filerne i jeres egen Azure Key Vault, den mulighed, I skal bede om, når jeres politik kræver, at kunden selv har nøglerne.
Login via Microsoft Entra ID
M‑Files kan logge brugere ind via Microsoft Entra ID, så single sign-on, totrinsgodkendelse og fratrædelser følger jeres opsætning hos Microsoft.
ISO/IEC 27001-certificeret
M‑Files har en ISO/IEC 27001-certificering, der dækker M‑Files Cloud, Hubshare og Aino.
Databehandler med aftale
M‑Files er databehandler under GDPR og tilbyder en databehandleraftale, den aftale, jeres databeskyttelsesansvarlige vil spørge efter.
Jeres dokumenter træner ikke Aino
M‑Files oplyser, at jeres dokumenter, metadata og spørgsmål ikke bruges til at træne M‑Files Aino, og Aino bruger kun indhold, som den, der spørger, har adgang til.
Rettigheder følger metadata
Adgangsrettigheder kan følge metadata, så et dokument arver rettighederne fra det projekt eller den kunde, det hører til, og en status i et workflow kan udvide eller indsnævre dem.
Styret visning og vandmærkning
Styret visning, udskrivning og vandmærkning findes til de dokumenter, der skal læses på skærmen og ikke sendes videre.
Revisionsspor
Hændelsesloggen er revisionssporet
Auditorer spørger om to ting: hvem der havde adgang, og hvem der gjorde hvad. Hændelsesloggen besvarer det andet, og det her er, hvad den indeholder.
- Det registrerer loggen — Hver ændring af et dokument eller dets metadata, hver download og upload, hver sletning og destruktion og hvert statusskift i et workflow, alle med tidspunkt og bruger. Loggen kan filtreres og gennemsøges, og hændelser kan eksporteres, så det, en auditor beder om, kan udleveres.
- Hver gang en fil åbnes — Med M‑Files' modul til avanceret logning registrerer loggen også, hver gang en fil åbnes, for de dokumenter, hvor selve læsningen skal kunne dokumenteres.
- Signerede godkendelser — Et statusskift i et workflow logges som standard. En elektronisk signatur på et trin i workflowet bruger det samme tilføjelsesmodul til de godkendelser, der skal underskrives og ikke kun registreres.
Regler
Sat op til de regler, I skal leve op til
Kontrollerne er de samme, uanset om I skal leve op til GDPR, ISO 9001 eller en tilsynsmyndigheds krav. Det, vi sætter forskelligt op, er, hvem der må se hver dokumenttype, og hvor længe den gemmes.
GDPR
Klassificering, adgang efter rolle, logning, eksport og automatisk sletning. På vores GDPR-side holder vi M‑Files op mod de ti krav, der stilles til et dokumentsystem under GDPR, ét for ét.
M‑Files og GDPRISO 9001
Styrede dokumenter med godkendelsesflow og versionsstyring. VisualQMS tilføjer procesvisualisering, træningsstyring, non conformances, CAPA og audits.
VisualQMSSpørgsmål, som it og auditorer stiller
Hvor opbevares vores data?
M‑Files kører på jeres egne servere, i skyen eller som en hybrid af de to. M‑Files Cloud hostes i Microsoft Azure. Hvad der passer til jeres krav, afklarer vi sammen med jer, når implementeringen afgrænses.
Kan vi se, hvem der har ændret eller downloadet et dokument?
Ja. Hændelsesloggen registrerer ændringer af dokumenter og metadata samt downloads, uploads, sletninger og statusskift i workflows. Den kan filtreres, gennemsøges og eksporteres, og med M‑Files' modul til avanceret logning registrerer den, hver gang en fil åbnes. Til analyse over en lang periode kan vi eksportere alle hændelser til en separat rapporteringsdatabase.
Har M‑Files et revisionsspor?
Ja: hændelsesloggen. Den registrerer hver ændring af et dokument eller dets metadata, hver download og upload, hver sletning og hvert statusskift i et workflow med tidspunkt og bruger, og den kan filtreres og eksporteres. Med M‑Files' modul til avanceret logning registrerer den også, hver gang en fil åbnes.
Kan adgangen ændre sig, efterhånden som et dokument går gennem et workflow?
Ja. Et trin i et workflow kan give flere adgang eller begrænse den, så et dokument kan blive hos forfatteren og dem, der gennemgår det, indtil det er godkendt.
Er et slettet dokument væk for altid?
Ikke med det samme. Når et dokument slettes i M‑Files, bliver det skjult for brugerne, og den endelige destruktion er et trin for sig. Sletteregler sættes op som workflows, der arkiverer eller sletter efter en fastsat tid, og et workflow kan give besked eller bede om en gennemgang først.
Kan eksterne parter se dokumenter?
Kun det, I deler. M‑Files lader jer dele dokumenter sikkert både i og uden for virksomheden, og et ekstranet på M‑Files er en af de løsninger, vi leverer. M‑Files Hubshare, der licenseres separat, giver inviterede kunder og samarbejdspartnere adgang til de hubs, de er inviteret til, og kun dem.
Er M‑Files certificeret?
M‑Files har en ISO/IEC 27001:2022-certificering fra en uafhængig tredjepart, og den omfatter M‑Files Cloud, M‑Files Hubshare og M‑Files Aino. Certificeringen er M‑Files' egen og ikke en certificering af jeres organisation.
Hvilke sikkerhedsfunktioner følger med hvilken udgave?
Begge udgaver krypterer data i M‑Files Cloud, styrer adgang efter metadata og har hændelsesloggen. Enterprise lægger en udvidet hændelseslog med flere hændelser og eksport oveni, krypteringsnøgler i jeres egen Azure Key Vault, fødereret login via Microsoft Entra ID samt styret visning, udskrivning og vandmærkning. Priser og udgaver gennemgår de to, og vi tager det igennem med jer.
Er M‑Files databehandler under GDPR?
Ja. M‑Files er databehandler under GDPR og tilbyder en databehandleraftale, og ISO/IEC 27001-certificeringen dækker M‑Files Cloud samt Hubshare og Aino. Det, jeres organisation gør med systemet, hvem der må se persondata, og hvornår de slettes, er jeres del af det. M‑Files og GDPR gennemgår det krav for krav.