Tilbage til en tidligere version
Versionsstyringen gemmer hver ændring som en ny version. Begår nogen en fejl, er den rettet på et øjeblik.
ESDH-system på M‑Files
ESDH, hvor alt ligger på sagen
Sagsakterne ligger i mapper, indbakker og fagsystemer, og ingen kan hurtigt vise, hvem der gjorde hvad. Med M‑Files som ESDH-system journaliseres dokumenter og mails på sagen, et workflow fører sagen gennem sine faser, og adgangen følger med.
Begrebet
Hvad er ESDH?
ESDH står for elektronisk sags- og dokumenthåndtering og bliver ofte sidestillet med dokumentstyring. Begrebet opstod i den offentlige sektor, som ville gøre arbejdet med sager og dokumenter mere effektivt.
ESDH er både en række it-løsninger og en disciplin med journalisering, arkivering, sagsstyring og dokumentstyring. Et ESDH-system går derfor ofte på tværs af organisationen og følger dokumentet i hele dets livscyklus.
Behovet findes også uden for det offentlige. Alle, der arbejder i sager, skal kunne finde sagsakterne igen og vise, hvad der er sket i sagen. Vi bygger ESDH på M‑Files, den samme platform som vores dokumenthåndtering og de øvrige løsninger.
Funktionerne
Det skal et ESDH-system kunne
Modtagelse (capture)
Dokumenter kommer ind ad flere veje. Papir bliver scannet, og elektroniske dokumenter bliver konverteret, så alt ender i det samme system.
Workflow
Dokumenterne behandles trin for trin, af én person eller med overdragelse mellem flere personer og fagområder.
Arkivering
Alt gemmes i et elektronisk arkiv med metadata, klassifikation og revisionsspor. Dokumentationen opbevares i den lovpligtige periode, og rådgivere og sagsbehandlere kan finde tidligere sagsakter frem.
Journalisering
Dokumenter, mails og andre filer journaliseres efter den journalplan eller det klassifikationssystem, organisationen bruger. Det er journaliseringen, der kobler dokumenterne til sagerne.
Distribuering
Breve og dokumenter følger organisationens standarder for design, layout og tone. Masseskrivelser kan automatiseres helt eller delvist, så faste formuleringer flettes sammen med modtagerens data.
Søgning
Sagsbehandleren søger dokumentationen frem og kan ofte skrive noter eller behandlingsnotater til sager og dokumenter.
Sagshåndtering i M‑Files
Sagshåndtering efter jeres arbejdsgang
En sag i M‑Files har netop de oplysninger, I har brug for, for eksempel sagsnavn, kunde eller organisation, ansvarlig, datoer og status. Kunden er selv registreret med adresse og kontaktpersoner, så de oplysninger kun skal stå ét sted. Dokumenter og mails ligger under sagen.
- Se, hvor sagen står — Sagen følger et workflow, så alle kan se, hvilken fase den er i.
- Adgang, der følger fasen — Rettighederne til sagen og dens oplysninger kan ændre sig, når sagen skifter fase.
- Frister, der bliver holdt øje med — Sagen overvåges i forhold til sine frister, og M‑Files giver besked, når der skal handles.
- Sammen med jeres fagsystemer — M‑Files' sagsregister kan levere sagsoplysninger til andre systemer. Eller I vedligeholder sagernes stamdata et andet sted og bruger dem på sagerne i M‑Files.
Microsoft Office
Skriv i Word, gem direkte på sagen
M‑Files følger med ind i Outlook, Word, Excel og PowerPoint. Tjekker I et dokument ud, åbner det i det rette program, og i Word, Excel og PowerPoint har M‑Files sin egen fane.
Navn og adresse udfyldes af sig selv
Navn, adresse, udløbsdato og de øvrige metadata, I har defineret, sættes automatisk ind i dokumenter og skabeloner.
Se, hvad der er ændret
Sammenlign dokumentet med en tidligere version af det samme dokument, og se forskellen.
Åbn dokumentet fra Word
Find og åbn dokumenter fra M‑Files direkte i Word, Excel og PowerPoint.
Gem, og få oplysningerne med
Gemmer I direkte i M‑Files fra Office, beder M‑Files om dokumentets metadata med det samme, så det ligger rigtigt fra første dag.
Dokumenter ind på sagen
Dokumenter fra Office, mail og scanner
Dokumenter opstår mange steder. De skabes i M‑Files, i Word og Excel og i Outlook, eller de kommer ind fra andre systemer og fra scanneren. Afhængigt af dokumenttypen kan et workflow starte af sig selv, for eksempel en godkendelse, og de rette personer får beskeder og opgaver.
- OCR-scanning — M‑Files OCR gør scannede sider til søgbare PDF'er.
- Fra Word, Excel og PowerPoint — Nye dokumenter gemmes direkte i M‑Files med metadata.
- Mange dokumenter på én gang — Modtag en hel stak dokumenter ad gangen, for eksempel ved at trække filerne ind i M‑Files.
- Mails og vedhæftninger — Mails og vedhæftninger gemmes fra Outlook i M‑Files med metadata.
- Direkte i M‑Files — Opret dokumenter direkte i M‑Files, også ud fra jeres skabeloner.
Videoer
Se de daglige opgaver i korte videoer
Korte vejledninger fra M‑Files, på engelsk. De åbner på YouTube.
M‑Files i Outlook
Sådan gemmer du mails i M‑Files med M‑Files' tilføjelsesprogram til Outlook.
Se på YouTubeOverfør filer med træk og slip
Sådan flytter du filer ind i M‑Files ved at trække og slippe dem.
Se på YouTubeIndstillingen for check-ind
Sådan ændrer du, hvad der som standard sker, når du tjekker et dokument ind.
Se på YouTubeMobilappen og QR-koder
En introduktion til M‑Files' mobilapp og brugen af QR-koder.
Se på YouTubeDokumentsamlinger
Sådan organiserer du information i dokumentsamlinger i M‑Files.
Se på YouTube
Journalisering og sporbarhed
Journalisér efter jeres egen journalplan
Dokumenter og anden information journaliseres efter M‑Files' eget klassifikationssystem, og stort set enhver journalplan eller ethvert klassifikationssystem kan sættes op ved siden af. Typisk kobles dokumenterne til registre over kunder, personer, projekter og lokationer. Arkivet bruger de samme metadata, så tidligere sagsakter kan findes frem med klassifikation og revisionsspor.
Hvem gjorde hvad
Der er fuld sporbarhed, så I kan se, hvilken bruger der har foretaget hvilken ændring.
Også metadata og rettigheder
Sporbarheden gælder både dokumentets indhold, dets metadata og dets adgangsrettigheder.
ESDH og GDPR
De ti GDPR-krav, et ESDH-system skal klare
Der stilles ti krav til sags- og dokumentsystemer under persondataforordningen (GDPR), fra adgangsstyring og logning til sletteregler og kryptering. På vores GDPR-side gennemgår vi M‑Files krav for krav og viser, hvordan vi sætter det op.
Spørgsmål om ESDH med M‑Files
Kan vi prøve M‑Files, før vi beslutter os?
Ja. Den gratis 30-dages prøveperiode giver jer en vault i skyen med grundlæggende indhold og workflows og kernen i M‑Files, M‑Files Aino inklusive. Der er intet at installere, og I skal ikke bruge et kreditkort.
Virker det med det nye Outlook?
Ja, via M‑Files for Outlook. Det virker i klassisk Outlook, i det nye Outlook og i Outlook på nettet, og i klassisk Outlook kan I også trække en e-mail direkte ind i M‑Files.
Kører M‑Files i skyen eller på vores egne servere?
Begge dele er muligt. M‑Files kan køre i skyen, på jeres egne servere eller som en hybrid af de to, og M‑Files Cloud hostes i Microsoft Azure. Hvad der passer til jeres krav, afklarer vi sammen med jer.