Tilbage til en tidligere version
Versionsstyringen gemmer hver ændring som en ny version. Begår nogen en fejl, er den rettet på et øjeblik.
ESDH og sagshåndtering
ESDH-system, hvor alt ligger på sagen
Et ESDH-system lægger dokumenter og mails på den sag, de hører til, så I kan finde dem igen og vise, hvem der gjorde hvad. Her er, hvad systemet skal kunne, hvad prisen afhænger af, og hvordan I vælger. Vi leverer ESDH på M‑Files.
Begrebet
Hvad er ESDH?
ESDH står for elektronisk sags- og dokumenthåndtering. Et ESDH-system holder styr på sagerne og på alt, hvad der hører til dem: dokumenter, mails, notater og sporet af, hvem der har gjort hvad. Begrebet opstod i den offentlige sektor, som ville gøre arbejdet med sager og dokumenter mere effektivt.
ESDH er både en række it-løsninger og en disciplin med journalisering, arkivering, sagsstyring og dokumentstyring. Et ESDH-system går derfor ofte på tværs af organisationen og følger dokumentet i hele dets livscyklus.
Behovet findes også uden for det offentlige. Alle, der arbejder i sager, skal kunne finde sagsakterne igen og vise, hvad der er sket i sagen, også flere år efter.
Funktionerne
Det skal et ESDH-system kunne
ESDH beskrives traditionelt med de seks første funktioner. De tre sidste afgør, om sagen holder, når nogen spørger til den bagefter.
| Funktion | Det skal systemet gøre |
|---|---|
| Modtagelse | Tage imod dokumenter ad alle veje. Papir bliver scannet, og mails og elektroniske dokumenter ender i det samme system. |
| Journalisering | Koble dokumenter, mails og andre filer til sagen efter den journalplan eller det klassifikationssystem, organisationen bruger. |
| Workflow | Føre sagen gennem dens faser, hos én sagsbehandler eller med overdragelse mellem flere personer og fagområder. |
| Arkivering | Gemme alt med metadata, klassifikation og revisionsspor i den lovpligtige periode, så tidligere sagsakter kan findes frem. |
| Søgning | Finde sager og dokumenter frem på deres indhold og oplysninger og give plads til noter og behandlingsnotater. |
| Distribuering | Skrive breve efter organisationens standarder og flette faste formuleringer sammen med modtagerens data i masseskrivelser. |
| Frister | Holde øje med sagens frister og give besked til den, der skal handle. |
| Adgang og sporbarhed | Styre, hvem der må se og ændre sagen, og registrere, hvem der har ændret hvad, i dokumenterne, i metadata og i rettighederne. |
| Opbevaring og sletning | Arkivere eller slette efter faste regler, når opbevaringsperioden er gået, så personoplysninger ikke bliver liggende. |
ESDH er dokumenthåndtering med sagen i midten
Et dokumenthåndteringssystem styrer dokumenter: hvad de er, hvem der må se dem, og hvilken version der gælder. Et ESDH-system gør det samme, men bygger det op om sagen. Hvert dokument journaliseres på en sag, og sagen har sin ansvarlige, sin status og sine frister.
Arbejder I i sager, er det ESDH, I leder efter. Skal I mest styre dokumenter, der ikke hører til en bestemt sag, som procedurer, politikker og skabeloner, så læs, hvad et dokumenthåndteringssystem skal kunne. Vi bygger begge dele på M‑Files, så sager og øvrige dokumenter ligger i samme system.
SharePoint eller M‑Files
ESDH på SharePoint eller på et selvstændigt system
Har I Microsoft 365, har I som regel SharePoint i forvejen, og det er oplagt at spørge, om det kan bære jeres sager. Forskellen ligger i, hvor reglerne for dokumenterne kommer fra.
| Funktion | SharePoint | M‑Files |
|---|---|---|
| Hvor dokumentet ligger | På et site, i et bibliotek og i en mappe. Bibliotekerne kan have metadatakolonner ved siden af mapperne. | Efter sine metadata. Det samme eksemplar vises under både sagen, kunden og projektet. |
| Hvem der må se det | Rettighederne nedarves fra sitet, biblioteket eller mappen, medmindre de ændres for det enkelte element. | Rettighederne kan følge metadata, så dokumentet arver rettighederne fra den sag eller kunde, det hører til. |
| Godkendelser | De indbyggede godkendelser i lister og biblioteker eller flows i Power Automate. | Workflows, der sættes op i en grafisk designer. Hændelsesloggen registrerer hvert statusskift med tid og bruger. |
| Opbevaring og sletning | Opbevaringsmærkater, som følger med fra Microsoft 365 E3 og op. Nogle avancerede indstillinger kræver licenser på E5-niveau. | Regler i et workflow, der arkiverer eller sletter dokumenter efter en fastsat tid. |
| Licens | Indgår i de fleste Microsoft 365-abonnementer til virksomheder. | En licens i en af de to M‑Files-udgaver, Essentials eller Enterprise. |
Mange virksomheder bruger begge dele. Med connectoren til SharePoint Online finder og håndterer I indhold i SharePoint Online fra M‑Files uden at flytte det. M‑Files vs. SharePoint går i dybden med forskellene.
Pris
Det afgør prisen på et ESDH-system
Et tilbud på ESDH har fire dele: licensen, implementeringen, oplæringen og support efter idriftsættelsen. Licensen afhænger af udgaven og af, hvem der skal bruge systemet. De tre andre afhænger af jeres sager, så vær skeptisk over for en samlet pris, der gives, før nogen har set på dem.
Det er især disse ting, der flytter prisen:
- Hvor mange der skal bruge systemet, og om hver især skal have en navngiven licens, dele en samtidig licens eller kun læse.
- Udgaven af systemet. I M‑Files prissættes Essentials pr. bruger og faktureres som regel årligt, mens Enterprise prissættes efter tilbud.
- Hvor mange sagstyper, dokumenttyper og workflows der skal sættes op, og om jeres journalplan skal med.
- Hvor meget der skal flyttes ind fra drev, mailbokse eller et tidligere system.
- Hvilke fagsystemer, CRM eller ERP sagerne skal arbejde sammen med.
- Hvor mange der skal oplæres, og hvilken support I vil have efter idriftsættelsen.
Vi går de fire dele op hver for sig i tilbuddet, så I kan se, hvad hver af dem dækker, og vi kan begynde med en pilot på én sagstype. Priser og udgaver viser, hvad et tilbud indeholder.
Valget
Sådan vælger I et ESDH-system
Begynd med jeres egne sager, før I ser på systemerne. En demo viser, hvad et system kan; forarbejdet viser, om det passer.
-
Trin 1: Skriv sagstyperne ned
List de slags sager, I arbejder med, hvem der har dem, og hvad der skal ske i hver fase. Det er dem, systemet skal bygges op om, og dem, I skal se i en demo.
-
Trin 2: Bestem journalplanen
Afgør, om dokumenterne skal journaliseres efter en plan, I allerede har, eller om den skal lægges nu. Spørg, om systemet kan bruge jeres egen.
-
Trin 3: Find fagsystemerne
Skriv ned, hvilke systemer sagerne skal arbejde sammen med, og hvor sagernes stamdata skal vedligeholdes.
-
Trin 4: Stil de samme spørgsmål
Kan et dokument høre til flere sager uden en kopi? Følger adgangen sagen? Kan I gemme direkte fra Outlook? Hvad registrerer loggen, og hvordan slettes personoplysninger? Stil dem til alle systemer, også vores.
-
Trin 5: Prøv det på en rigtig sag
En pilot på én sagstype viser mere end en demo, fordi I ser jeres egne dokumenter og jeres egen arbejdsgang i systemet.
-
Trin 6: Vælg partneren med
Det er partneren, der sætter systemet op og hjælper jer efter idriftsættelsen. Spørg, hvem der gør arbejdet, og hvem I ringer til bagefter.
Sagshåndtering i M‑Files
Sagshåndtering efter jeres arbejdsgang
En sag i M‑Files har netop de oplysninger, I har brug for, for eksempel sagsnavn, kunde eller organisation, ansvarlig, datoer og status. Kunden er selv registreret med adresse og kontaktpersoner, så de oplysninger kun skal stå ét sted. Dokumenter og mails ligger under sagen.
- Se, hvor sagen står — Sagen følger et workflow, så alle kan se, hvilken fase den er i.
- Adgang, der følger fasen — Rettighederne til sagen og dens oplysninger kan ændre sig, når sagen skifter fase.
- Frister, der bliver holdt øje med — Sagen overvåges i forhold til sine frister, og M‑Files giver besked, når der skal handles.
- Sammen med jeres fagsystemer — M‑Files' sagsregister kan levere sagsoplysninger til andre systemer. Eller I vedligeholder sagernes stamdata et andet sted og bruger dem på sagerne i M‑Files.
Microsoft Office
Skriv i Word, gem direkte på sagen
M‑Files følger med ind i Outlook, Word, Excel og PowerPoint. Tjekker I et dokument ud, åbner det i det rette program, og i Word, Excel og PowerPoint har M‑Files sin egen fane.
Navn og adresse udfyldes af sig selv
Navn, adresse, udløbsdato og de øvrige metadata, I har defineret, sættes automatisk ind i dokumenter og skabeloner.
Se, hvad der er ændret
Sammenlign dokumentet med en tidligere version af det samme dokument, og se forskellen.
Åbn dokumentet fra Word
Find og åbn dokumenter fra M‑Files direkte i Word, Excel og PowerPoint.
Gem, og få oplysningerne med
Gemmer I direkte i M‑Files fra Office, beder M‑Files om dokumentets metadata med det samme, så det ligger rigtigt fra første dag.
Dokumenter ind på sagen
Dokumenter fra Office, mail og scanner
Dokumenter opstår mange steder. De skabes i M‑Files, i Word og Excel og i Outlook, eller de kommer ind fra andre systemer og fra scanneren. Afhængigt af dokumenttypen kan et workflow starte af sig selv, for eksempel en godkendelse, og de rette personer får beskeder og opgaver.
- OCR-scanning — M‑Files OCR gør scannede sider til søgbare PDF'er.
- Fra Word, Excel og PowerPoint — Nye dokumenter gemmes direkte i M‑Files med metadata.
- Mange dokumenter på én gang — Modtag en hel stak dokumenter ad gangen, for eksempel ved at trække filerne ind i M‑Files.
- Mails og vedhæftninger — Mails og vedhæftninger gemmes fra Outlook i M‑Files med metadata.
- Direkte i M‑Files — Opret dokumenter direkte i M‑Files, også ud fra jeres skabeloner.
Videoer
Se de daglige opgaver i korte videoer
Korte vejledninger fra M‑Files, på engelsk. De åbner på YouTube.
M‑Files i Outlook
Sådan gemmer du mails i M‑Files med M‑Files' tilføjelsesprogram til Outlook.
Se på YouTubeOverfør filer med træk og slip
Sådan flytter du filer ind i M‑Files ved at trække og slippe dem.
Se på YouTubeIndstillingen for check-ind
Sådan ændrer du, hvad der som standard sker, når du tjekker et dokument ind.
Se på YouTubeMobilappen og QR-koder
En introduktion til M‑Files' mobilapp og brugen af QR-koder.
Se på YouTubeDokumentsamlinger
Sådan organiserer du information i dokumentsamlinger i M‑Files.
Se på YouTube
Journalisering og sporbarhed
Journalisér efter jeres egen journalplan
Dokumenter og anden information journaliseres efter M‑Files' eget klassifikationssystem, og stort set enhver journalplan eller ethvert klassifikationssystem kan sættes op ved siden af. Typisk kobles dokumenterne til registre over kunder, personer, projekter og lokationer. Arkivet bruger de samme metadata, så tidligere sagsakter kan findes frem med klassifikation og revisionsspor.
Hvem gjorde hvad
Der er fuld sporbarhed, så I kan se, hvilken bruger der har foretaget hvilken ændring.
Også metadata og rettigheder
Sporbarheden gælder både dokumentets indhold, dets metadata og dets adgangsrettigheder.
ESDH og GDPR
De ti GDPR-krav, et ESDH-system skal klare
Der stilles ti krav til sags- og dokumentsystemer under persondataforordningen (GDPR), fra adgangsstyring og logning til sletteregler og kryptering. På vores GDPR-side gennemgår vi M‑Files krav for krav og viser, hvordan vi sætter det op.
Spørgsmål om ESDH-systemer
Hvad er et ESDH-system?
Et system til elektronisk sags- og dokumenthåndtering. Det journaliserer dokumenter, mails og notater på den sag, de hører til, fører sagen gennem dens faser, holder øje med fristerne og gemmer sporet af, hvem der har gjort hvad. Begrebet kommer fra den offentlige sektor, men behovet findes hos alle, der arbejder i sager.
Hvad er forskellen på ESDH og dokumenthåndtering?
Sagen. I et ESDH-system hører hvert dokument til en sag, og sagen har en ansvarlig, en status og frister. Et dokumenthåndteringssystem styrer også de dokumenter, der ikke hører til en sag, som procedurer og politikker. Guiden Hvad er et dokumenthåndteringssystem? gennemgår, hvad sådan et system skal kunne.
Kan private virksomheder bruge et ESDH-system?
Ja. Begrebet opstod i den offentlige sektor, men alle, der arbejder i sager, har brug for at finde sagsakterne igen og vise, hvad der er sket. I M‑Files sætter vi sagerne op med netop de oplysninger, I har brug for, fra sagsnavn og kunde til ansvarlig, datoer og status.
Hvad koster et ESDH-system?
Et tilbud har fire dele: licensen, implementeringen, oplæringen og support efter idriftsættelsen. Licensen afhænger af M‑Files-udgaven og af, hvem der skal bruge systemet. De tre andre afhænger af, hvor mange sagstyper, workflows og integrationer der skal med. Priser og udgaver viser, hvad et tilbud indeholder.
Kan vi bruge vores egen journalplan?
Ja. Dokumenterne journaliseres efter M‑Files' eget klassifikationssystem, og stort set enhver journalplan eller ethvert klassifikationssystem kan sættes op ved siden af. Det afklarer vi, når vi afgrænser implementeringen.
Kan ESDH-systemet arbejde sammen med vores fagsystemer?
Ja. M‑Files' sagsregister kan levere sagsoplysninger til andre systemer, eller I vedligeholder sagernes stamdata et andet sted og bruger dem på sagerne i M‑Files. Vi står for integrationen med jeres CRM, ERP eller fagsystem, hvor I har brug for det.
Hvad kræver GDPR af et ESDH-system?
Der stilles ti krav til sags- og dokumentsystemer under persondataforordningen, fra adgangsstyring og logning til sletteregler og kryptering. GDPR i M‑Files gennemgår dem ét for ét og viser, hvordan M‑Files opfylder hvert af dem.
Kan vi prøve M‑Files, før vi beslutter os?
Ja. Den gratis 30-dages prøveperiode giver jer en vault i skyen med grundlæggende indhold og workflows og kernen i M‑Files, M‑Files Aino inklusive. Der er intet at installere, og I skal ikke bruge et kreditkort.
Virker det med det nye Outlook?
Ja, via M‑Files for Outlook. Det virker i klassisk Outlook, i det nye Outlook og i Outlook på nettet, og mails gemmes med deres vedhæftninger og metadata.
Kører M‑Files i skyen eller på vores egne servere?
Begge dele er muligt. M‑Files kan køre i skyen, på jeres egne servere eller som en hybrid af de to, og M‑Files Cloud hostes i Microsoft Azure. Hvad der passer til jeres krav, afklarer vi sammen med jer.