Hele personalemappen samlet ét sted
Ansættelseskontrakten ligger i et aflåst skab, MUS-referaterne i lederens OneDrive og certifikaterne i nogens indbakke. På M‑Files har hver medarbejder én personalemappe, som kun HR og nærmeste leder kan åbne, og som slettes til tiden, når medarbejderen er stoppet.
Det indeholder en personalemappe
HR-dokumenthåndtering samler alle dokumenter om en medarbejder i én mappe, registrerer, hvad hvert dokument er, og anvender regler for, hvem der må åbne det, og hvornår det slettes. I M‑Files bygges mappen af metadata: Hvert dokument har medarbejderen, sin type og sine datoer på sig. Hvilke dokumenttyper I gemmer, bestemmer I selv; her er de almindelige.
Ansættelseskontrakt
Den underskrevne kontrakt og alle senere tillæg, gemt som ét dokument med sine versioner, så de vilkår, der gjaldt på en given dato, kan slås op.
Ansøgning og CV
Det, personen søgte med, gemt sammen med medarbejderen efter ansættelsen og kun åbent for HR.
MUS-referater
Referaterne fra hver medarbejderudviklingssamtale, åbne for medarbejderen, lederen og HR og lukkede for alle andre.
Certifikater og uddannelse
Certifikater med en udløbsdato og den uddannelse, rollen kræver, så en opgave om fornyelse kan gå til lederen i tide.
Breve og e-mails
Ændringer i løn eller arbejdstid og e-mailene omkring dem, arkiveret fra Outlook under medarbejderen.
Datoer, der styrer reglerne
Ansættelsesdato, fratrædelsesdato og datoerne på certifikater. Påmindelser regner frem fra dem, og slettereglen regner fra fratrædelsesdatoen.
Onboarding og offboarding som et workflow
Et workflow i M‑Files kan sættes op til at føre en medarbejder fra den underskrevne kontrakt til den dag, mappen slettes. Hver status tildeler opgaver, sender påmindelser før fristen og ændrer, hvem der har adgang.
-
Ansat
HR
Medarbejderen oprettes, kontrakten arkiveres, og onboardingopgaverne går til HR, it og lederen, hver med en frist. Underskrives kontrakten med DocuSign eller Adobe Acrobat Sign via jeres eget abonnement, kommer den underskrevne kopi selv tilbage til M‑Files.
-
I ansættelse
HR og lederen
MUS-referater, certifikater og ændringer i kontrakten arkiveres under medarbejderen, efterhånden som de kommer. Hvem der må åbne hvert dokument, følger af, hvilken type dokument det er.
-
Fratræder
HR
Fratrædelsesdatoen sættes, offboardingopgaverne sendes ud, og når mappen skifter til sin fratrædelsesstatus, kan workflowet indsnævre, hvem der har adgang til den.
-
Slettet efter reglen
En opbevaringsregel regner fra fratrædelsesdatoen og sletter de personlige dokumenter efter den periode, I fastsætter. HR kan få besked, før det sker, eller blive bedt om at gennemgå dem først.
HR ved, hvor det er, og hvem der ser det
GDPR kræver, at I ved, hvor persondata ligger, hvem der kan se dem, og hvornår de slettes. Med én mappe pr. medarbejder er det noget, I kan slå op.
- Arkiveret efter, hvad det er — Ansøgninger, ansættelseskontrakter og MUS-referater arkiveres som hver sin type dokument. Typen afgør, hvilke oplysninger der registreres, og hvem der må åbne dokumentet.
- Kun åbent for de rette — Nogle dokumenter er for medarbejderen og HR. Andre er for medarbejderen, nærmeste leder og HR. Reglen gælder i alle visninger.
- Slettet til tiden — Hver medarbejder har en ansættelsesdato og en fratrædelsesdato. En sletteregel regner fra fratrædelsesdatoen og sletter de personlige dokumenter automatisk.
- Besked, før noget slettes — HR kan få besked, før en sletning sker, eller følge de kommende sletninger i en visning.
- Én søgning pr. indsigtsanmodning — Når en medarbejder beder om indsigt, finder én søgning alle dokumenter om personen. De kan eksporteres i originalformat eller som PDF.
- Krypteret opbevaring — Fildata og databasen kan krypteres, og kommunikationen med M‑Files kan køre over en sikker forbindelse.
Virker med de systemer, HR allerede har
Listen over medarbejdere ligger i jeres HR- eller lønsystem, kontrakten skrives i Word, og papirerne kommer på mail. Hver af delene kan kobles til M‑Files.
HR- og lønsystem
Lister som medarbejdere og afdelinger kan holdes synkroniseret med en ekstern database, så en medarbejder oprettes én gang og staves på én måde.
Word-skabeloner
En ansættelseskontrakt skrevet ud fra jeres skabelon får navn, titel og ansættelsesdato udfyldt fra medarbejderens oplysninger, og felterne opdateres, når dokumentet åbnes i Office.
Outlook
E-mails om en medarbejder arkiveres fra Outlook med deres metadata, så de havner i personalemappen og ikke i en indbakke.
Login med Microsoft Entra ID
Brugerne kan logge på via Microsoft Entra ID, så single sign-on og totrinsgodkendelse følger jeres opsætning hos Microsoft.
Papirerne i skabet
Gamle personalemapper scannes én gang, og M‑Files OCR gør dem til søgbare PDF'er, der arkiveres under medarbejderen.
M‑Files Cloud
En ISO/IEC 27001-certificering dækker M‑Files Cloud, Hubshare og Aino, og M‑Files er databehandler under GDPR med en databehandleraftale.