M‑Files Aino
Svarer på spørgsmål om et dokument, laver et resumé og oversætter det. Indbygget i begge udgaver af M‑Files.
AI-dokumenthåndtering
Spørg dokumenterne, hvad de siger
Med AI-dokumenthåndtering i M‑Files spørger I en kontrakt, hvad opsigelsesvarslet er, og får svaret med kilden. AI'en læser kun det, den, der spørger, har adgang til. M‑Files Aino er indbygget, og den er med i den gratis 30-dages prøveperiode.
Definition
Hvad er AI-dokumenthåndtering?
AI-dokumenthåndtering er kunstig intelligens, der arbejder inde i dokumentsystemet. Den læser de dokumenter, den, der spørger, har adgang til, svarer med kilden og foreslår de oplysninger, et nyt dokument skal arkiveres efter. Forskellen fra en chatbot ved siden af er, at den arbejder med de rettigheder og dokumenter, I allerede har.
I M‑Files kommer svar og resuméer fra M‑Files Aino, som er med i begge udgaver. M‑Files Metadata Agent foreslår oplysningerne, og CtrlScout fra vores udviklingspartner CtrlDocs stiller spørgsmålene på tværs af hele vaulten.
I det daglige
Læsningen, AI'en klarer for jer
Find det med egne ord
Beskriv det, du leder efter, som du ville sige det til en kollega. Du behøver hverken kende det rigtige søgeord eller vide, hvilket dokument det står i.
Spørg om et dokument
Spørg om en klausul, en dato eller hvem der skriver under, og svaret kommer fra dokumentets egen tekst. Du behøver ikke læse det igennem først.
Få et resumé først
Et resumé viser, om et dokument er værd at læse i sin helhed, og resuméet kan oversættes til et andet sprog.
Tjek kilden
Hvert svar viser de dokumenter, det bygger på. Åbn et af dem, og tjek selv, før du stoler på svaret.
Metadataforslag
Udfyldt, når filen kommer ind
Når et dokument tilføjes, læser M‑Files Metadata Agent det og foreslår dets oplysninger: kunden eller projektet, en beskrivelse, nøgleord, de datoer, der betyder noget. Hvert forslag venter, til en person accepterer det, så dokumentet er arkiveret efter de oplysninger fra den dag, det kommer ind.
- Jeres administrator vælger felterne — Der kommer kun forslag til de felter, I har bedt om, i de dokumenttyper, I definerer.
- En person accepterer hvert forslag — Intet kommer på kortet, før den person, der gemmer dokumentet, siger ja, og kilden til hver værdi er ét klik væk.
- For de dokumenter, I allerede har — De samme forslag kan køres over eksisterende dokumenter i stor stil, for eksempel når et fællesdrev flyttes ind i M‑Files.
Dokumentets vej
Fra indgående fil til svar med kilde
AI'en læser undervejs. Mennesker godkender oplysningerne og træffer beslutningerne.
-
Filen kommer ind
Alle i teamet
En kontrakt, en procedure eller en e-mail gemmes i M‑Files.
-
Oplysninger foreslås
AI
AI'en læser den og foreslår kunden, dokumenttypen og de datoer, der betyder noget.
-
En person godkender
Den, der gemmer
Hvert forslag venter, til den, der gemmer dokumentet, godkender det.
-
Adgangen følger med
M‑Files
Hvem der må åbne dokumentet, følger af dets oplysninger, for eksempel den kunde eller det projekt, det hører til.
-
Et svar med kilde
Nogen stiller et spørgsmål og får et svar ud fra de dokumenter, de må åbne, med kilderne vist.
Efter dokumenttype
Hvad AI gør med hver slags dokument
Hvad AI'en gør, afhænger af dokumentet, og beslutningen ligger hos en person hver gang.
| Dokument | Det gør AI'en | Det beslutter et menneske |
|---|---|---|
| Kontrakter (salg, indkøb) | Svarer på spørgsmål om klausuler og opsigelsesvarsler og viser kilden | Om kontrakten skal fornyes eller opsiges |
| Procedurer (kvalitet) | Svarer på, hvad en procedure siger, og hvem der godkender den | Om en ny version godkendes |
| Udbud og tilbud (salg) | Laver et resumé af materialet og oversætter resuméet | Om I vil byde |
| Leverandøraftaler (indkøb) | Tæller og grupperer dem efter leverandør i et diagram, med CtrlScout | Hvilke leverandører I beholder |
| Personalemapper (HR) | Svarer kun dem, der må åbne mappen | Hvem der må se hvilke mapper |
| Indscannet post (økonomi, administration) | Læser brevet, når OCR har gjort det søgbart, og foreslår dets oplysninger | Hvem der behandler det |
Eksempler
Spørgsmål, folk stiller deres dokumenter
Et par eksempler på de spørgsmål, AI'en i M‑Files besvarer. Hvert svar viser de dokumenter, det kommer fra.
Hvad er opsigelsesvarslet?
Stillet til en kontrakt: et svar ud fra dens egen tekst med kilden vist, så I kan tjekke klausulen, før I svarer modparten.
Hvem godkendte denne procedure?
Besvaret ud fra procedurens tekst, og det er hurtigere end at læse revisionstabellen bagerst i et dokument, I ikke har åbnet i et år.
Lav et resumé af udbudsmaterialet på dansk
Et resumé af et tekstdokument oversat til et andet sprog, så et svensk eller engelsk udbud kan vurderes på dansk, før nogen læser det hele.
Spørg på dansk om svenske og engelske dokumenter
Et spørgsmål på dansk om en svensk eller engelsk kontrakt får sit svar på dansk, fra en tekst, ingen har skullet oversætte først.
Hvor mange aftaler har hver leverandør?
Stillet på tværs af vaulten med CtrlScout fra vores udviklingspartner CtrlDocs: et antal pr. leverandør i et diagram med en note om, hvad der er talt med.
Før I vælger
Seks spørgsmål til enhver AI-løsning
Før I lader en AI læse jeres dokumenter, er der seks spørgsmål, enhver leverandør bør kunne svare på. Her er svarene for M‑Files.
Kan vi se, hvor svaret kommer fra?
Ja. Aino viser de dokumenter, svaret bygger på, under svaret, og CtrlScout nummererer sine kilder som links, I kan åbne.
Holder den sig inden for rettighederne?
Ja. Aino og CtrlScout læser med de rettigheder, den, der spørger, har i M‑Files, så svaret bygger på det, personen selv må åbne.
Bliver vores dokumenter brugt til træning?
Nej. Ifølge M‑Files bruges jeres dokumenter, metadata og spørgsmål ikke til at træne Aino.
Henter den viden fra internettet?
Nej. Aino bruger kun det indhold, der ligger i vaulten, og ingen viden udefra.
Hvem træffer beslutningerne?
Jeres medarbejdere. AI'en læser og foreslår, mens gennemgang og godkendelse ligger hos de personer, workflowet giver opgaven.
Er tjenesten certificeret?
M‑Files er certificeret efter ISO/IEC 27001, og certificeringen dækker M‑Files Cloud, Hubshare og Aino. M‑Files er databehandler efter GDPR og tilbyder en databehandleraftale.
Fortrolighed
AI'en læser med dine rettigheder
Et svar bygger på de dokumenter, som den, der spørger, kan åbne. Uden for HR får man intet fra personalemapperne, hvordan spørgsmålet end stilles. Aino og CtrlScout bruger de rettigheder, I allerede har i M‑Files.
- Adgang, der følger dokumentet — En kontrakt kan arve adgangen fra den kunde eller det projekt, den hører til.
- Optællinger inden for adgangen — CtrlScout tæller kun det, den, der spørger, har adgang til.
Værktøjerne
Hvilket værktøj klarer hvad
Spørgsmål om et dokument klarer M‑Files Aino, som er med i begge udgaver af M‑Files. Til spørgsmål på tværs af hele vaulten, med optællinger og diagrammer, sætter vi CtrlScout fra vores udviklingspartner CtrlDocs op.
M‑Files Metadata Agent
Foreslår oplysningerne, når dokumenter lægges ind, og tilføjer dem til eksisterende dokumenter i stor stil.
CtrlScout
Spørger på tværs af hele vaulten, tæller og viser resultatet i diagrammer og skriver udkastet til mailen. På alle udgaver af M‑Files, i skyen eller på jeres egne servere.
CtrlScout på ctrldocs.comMicrosoft 365 Copilot
Arbejder med dokumenter i M‑Files inden for M‑Files' rettigheder, når lagring i Microsoft 365 eller M‑Files' connector er sat op, og brugerne har en Copilot-licens.
M‑Files i Microsoft 365
Kom i gang
Begynd med én dokumenttype
Et første projekt tager én dokumenttype fra oplysningerne til de første svar. Den næste type følger, når den første virker.
-
Trin 1: Vælg dokumenttypen
Vælg én slags dokument, som mange leder efter, for eksempel kontrakter eller procedurer.
-
Trin 2: Bestem oplysningerne
Bliv enige om, hvilke oplysninger der beskriver den: kunden eller leverandøren, typen og de datoer, der betyder noget.
-
Trin 3: Forbind, hvor de ligger
Netværksdrev og SharePoint Online kan forbindes, så dokumenterne findes fra M‑Files, der hvor de ligger.
-
Trin 4: Udfyld de eksisterende filer
M‑Files Metadata Agent tilføjer oplysningerne til de dokumenter, I allerede har, i stor stil.
-
Trin 5: Kør en pilot
Ét team arbejder med sine egne dokumenter og stiller sine egne spørgsmål, før den næste type kommer med.
Vi giver tilbud på licensen til M‑Files og opsætningen samlet.
Spørgsmål om AI-dokumenthåndtering
Kan vi prøve det, før vi køber?
Ja. Den gratis 30-dages prøveperiode på M‑Files omfatter M‑Files Aino. Det er en vault i skyen med grundlæggende indhold og workflows, uden kreditkort og uden software at installere, og I beder om den via vores kontaktformular.
Kan AI'en vise mig dokumenter, jeg ikke har adgang til?
Nej. Både Aino og CtrlScout svarer inden for den enkelte brugers rettigheder, ud fra det indhold, personen har lov til at se.
Kan AI svare på tværs af alle vores dokumenter?
Ja, på to måder. M‑Files tilbyder en opsætning, så Aino kan svare på spørgsmål på tværs af hele vaulten, og CtrlScout fra vores udviklingspartner CtrlDocs spørger på tværs af vaulten på alle udgaver af M‑Files og tæller og viser det, den finder, i diagrammer.
Skal vi bruge OCR ud over AI?
De løser hver sin opgave. M‑Files OCR gør en scannet side til en søgbar PDF, og derefter læser Aino den som ethvert andet tekstdokument, svarer på spørgsmål om den og kan hjælpe med at klassificere den.
Hvilke sprog arbejder AI'en på?
Aino og CtrlScout svarer på det sprog, spørgsmålet stilles på, så et dansk spørgsmål om en engelsk kontrakt får et dansk svar. Aino kan også oversætte et resumé til et andet sprog.
Kan AI udfylde oplysningerne, når et dokument gemmes?
Ja, med M‑Files Metadata Agent. Den foreslår værdier, når dokumenter lægges ind, administratorerne vælger, hvilke felter den foreslår til, og brugerne gennemgår forslagene, før de gemmes.
Hvad med dokumenter på netværksdrev og i SharePoint?
De kan blive, hvor de er. Med connectorer viser M‑Files netværksdrev og SharePoint Online ved siden af vaulten, så medarbejderne finder det hele ét sted, og eksisterende dokumenter kan få deres oplysninger i stor stil. Intelligent Metadata Layer forklarer hvordan.
Kan Microsoft 365 Copilot bruge vores dokumenter i M‑Files?
Ja. Microsoft 365 Copilot kan arbejde med dokumenter i M‑Files, enten fra lagring i Microsoft 365 eller via M‑Files Connector for Copilot, for brugere med en Copilot-licens. Ifølge M‑Files respekterer Copilot de rettigheder, der er sat i M‑Files. M‑Files i Microsoft 365 fortæller mere.
Træffer AI'en beslutninger eller godkender dokumenter?
Nej. AI'en finder information, besvarer spørgsmål og foreslår oplysninger. Gennemgang og godkendelser ligger fortsat hos de personer og workflows, I har sat op i M‑Files.
Er AI med i vores licens til M‑Files?
M‑Files Aino er en del af begge udgaver af M‑Files, Essentials og Enterprise, og Enterprise har mere AI-kapacitet. Spørgsmål på tværs af hele vaulten og forslag til metadata licenseres separat, og CtrlScout er en tilføjelse fra CtrlDocs. Et tilbud dækker udgaven, hvem der skal bruge systemet, fordi lejlighedsvise brugere og brugere, der kun læser, kan have deres egne licenstyper, og hvor meget vi sætter op.