Book en demo
Metadatadrevet dokumenthåndtering

Find dokumenter ud fra, hvad de er

En leverandøraftale hører til leverandøren og det projekt, den blev indgået for. En mappestruktur tvinger jer til at vælge. I M‑Files gemmer I den én gang og fortæller, hvad den er, og den dukker op begge steder og blandt de aftaler, der udløber i år.

Book en demo Alle funktioner
Tre skærmbilleder fra M-Files: én registreret hændelse foldet ud til den korrigerende handling, den ændringsanmodning, det procesdiagram og det dokument, der er koblet til den, vaultens liste over visninger, og metadatakortet for en procedure med klasse, godkender og datoer
Ingen mapper, ingen dubletter

Mapper eller metadata

Metadata er det, M‑Files ved om et dokument: hvad det er, hvilken kunde, hvilket projekt eller hvilken kontrakt det hører til, hvem der ejer det, og de datoer, der betyder noget. Metadatadrevet dokumenthåndtering arkiverer et dokument efter de oplysninger i stedet for efter en mappesti, og den ene ændring ligger bag hver række i tabellen.

Metadata (M‑Files)Mapper
Ét eksemplar, vist under hver kunde og hvert projekt, det hører til
Fundet efter kunde, type eller år Delvist
En projektplan arver sit projekts rettigheder Delvist
Hver ændring gemt som en version, med den gældende først
En visning til hvert team eller hver person, uden at flytte noget
Eksisterende filer bragt ind uden at flytte dem i hånden

Eksisterende filer: Med connectorer, en del af Intelligent Metadata Layer, viser M‑Files indhold fra netværksdrev og SharePoint Online ved siden af vaulten uden at flytte det, og med M‑Files Metadata Agent kan eksisterende dokumenter få metadata i stor stil. Kommer I fra SharePoint, hvor bibliotekerne bruger metadatakolonner ved siden af mapper? M‑Files vs. SharePoint sammenligner de to og fortæller, hvornår det giver mening at beholde begge.

I praksis

Pligter, der forsvinder med mapperne

  • Filnavne efter regler — Ingen skal skrive "2026_Kontrakter_Endelig_v3" igen. Dokumenttypen, kunden og datoen er felter, I udfylder, og M‑Files holder styr på versionerne.
  • At huske, hvor det blev lagt — I holder op med at spørge, hvor det blev gemt, og spørger i stedet, hvad det er. Filtrer på kunde og dokumenttype, uanset hvem der gemte det og hvornår.
  • At holde kopier ens — Projektmappen, kundemappen og vedhæftningen i mailen bliver til ét dokument med én versionshistorik.
M-Files-webklienten med en kunde åbnet til sine dokumenter og e-mails ved siden af metadatakortet for kundens rammeaftale, med klasse, kunde, kontaktperson, datoer og workflowbåndet på Approved
Visninger

Dokumenter ordnet til dit arbejde

En visning er en liste, der fylder sig selv: de aktive projekter, du er involveret i, eller de dokumenter, du har redigeret for nylig. Nogle er sat op for hele virksomheden eller et team, og du tilføjer dine egne. Dokumenterne flytter sig aldrig, så et nyt team kræver ingen omorganisering.

  • Nye dokumenter dukker selv op — Gem et dokument, og det vises i alle de visninger, det passer til. Ingen skal arkivere det en gang til.
  • Visninger til hvert team — En administrator giver hver gruppe de visninger, arbejdet kræver. En søgning, du ofte gentager, kan gemmes som din egen visning.
  • Genkendeligt for mappefolk — Visninger åbner som mapper, og med desktopklienten til Windows vises vaulten som et drev i Stifinder.
To skærmbilleder fra M-Files: listen over fælles visninger, fra styrende dokumenter og opgaver til ændringsanmodninger og registrerede hændelser, og visningen med styrende dokumenter åbnet med sine procedurer og politikker
De visninger, en virksomhed deler, og én af dem åbnet: de udgivne styrende dokumenter.

Se et nyt dokument lande i de rigtige visninger

Book en demo
Forsiden med visninger i en M-Files-vault: de fælles visninger fra styrende dokumenter og opgaver til ændringsanmodninger og registrerede hændelser, og de øvrige visninger nedenunder
Gamle vaner

Når mapper stadig føles naturlige

Ingen behøver at holde op med at tænke i mapper fra første dag. Visninger åbner som mapper og fylder sig selv, så vanen kan fortsætte, mens arkiveringen nedenunder er metadata.

  • Vaulten som et drev — Med desktopklienten til Windows vises vaulten og dens visninger som et drev i Stifinder, så dem, der lever i Stifinder, kan blive ved med at arbejde, som de plejer.
  • Visninger, der åbner som mapper — En visning for en kunde åbner til kundens kontrakter, projekter og e-mails, som en mappe ville gøre, bortset fra at den fylder sig selv, og at det samme dokument kan ligge i flere visninger på én gang.
  • Når ét sted er nok — Et dokument, der hører til ét projekt og intet andet, ligger lige så godt i en visning som i en mappe. Forskellen viser sig den dag, det også hører til en leverandør, en kunde eller en audit.
Vejen dertil

Fem beslutninger, vi tager sammen med jer

  1. List dokumenttyperne

    Kontrakter, tegninger, procedurer og fakturaer bliver hver især en dokumenttype i M‑Files.

  2. Afgør, hvad der beskriver hver af dem

    En kontrakt har en modpart, en start- og slutdato og en ejer. Det bliver de felter, folk udfylder.

  3. Forbind til jeres systemer

    Kunderne hentes fra CRM-systemet og projekterne fra ERP-systemet, så ingen taster et navn to gange.

  4. Tildel ansvar og workflows

    Afgør, hvem der er ansvarlig for hver dokumenttype, hvem der arbejder med på den, og hvilket workflow den følger.

  5. Start med en pilot

    Begynd med ét område, og udvid, efterhånden som flere teams kommer med.

Næste skridt

Se det samme dokument fra tre sider

Book en demo, og se én aftale under sin kunde, sit projekt og sit udløbsår, med visninger og rettigheder, der arbejder ud fra de samme felter. Derefter kan vi hurtigt komme i gang med en pilot på jeres egne opgaver.

Book en demo

Spørgsmål om metadata

Hvad er metadata i dokumenthåndtering?
De oplysninger, et system har om et dokument: hvad det er (en kontrakt, en tegning, en procedure), hvilken kunde, hvilket projekt eller hvilken kontrakt det hører til, hvem der ejer det, og datoer som underskriftsdatoen eller den næste gennemgang. Et fællesdrev har et navn og en sti. M‑Files har oplysningerne som felter og bruger dem til søgning, visninger, rettigheder, workflows og sletteregler. Hvorfor M‑Files forklarer tankegangen bag.
Hvem udfylder felterne?
Det gør brugerne med hjælp fra systemet. Når et dokument gemmes i M‑Files, åbnes felterne til udfyldning, og en skabelon kan udfylde oplysninger som kundens navn, når et dokument oprettes ud fra den. Med M‑Files Metadata Agent foreslår M‑Files værdierne til de felter, jeres administratorer vælger, og kan sætte metadata på eksisterende dokumenter i stor stil, for eksempel ved en migrering. Den licenseres separat.
Hvad bruger ellers de samme felter?
Søgning, rettigheder, workflows og sletteregler. Rettigheder kan følge felterne, så et dokument kan arve rettighederne fra det projekt eller den kunde, det hører til. Sletteregler sættes op som workflows, der arkiverer eller sletter dokumenter efter en fastsat tid.
Hvordan fungerer søgning ved siden af visningerne?
En simpel søgning leder både i dokumenternes indhold og i deres metadata og rangerer resultaterne. Avanceret søgning indsnævrer dem efter dokumenttype, procesområde eller et hvilket som helst andet felt.
Hvor kommer kunde- og projektnavne fra?
M‑Files kan holde lister som kunder, projekter eller medarbejdere synkroniseret med en ekstern database, så navnene kommer fra det system, der allerede har dem. Hvilke systemer vi forbinder, og hvordan, afklares under implementeringen.
Skal folk helt opgive mapperne?
Visninger opfører sig som virtuelle mapper, så vanen kan fortsætte, og desktopklienten viser vaulten som et drev i Stifinder. M‑Files har også en webportal og en mobilapp.
Hvordan flytter vi et fællesdrev over i M‑Files?
I etaper. Med connectorer viser M‑Files indhold fra netværksdrev og SharePoint Online ved siden af vaulten uden at flytte det. Derefter bringes dokumenterne ind én type ad gangen, og med M‑Files Metadata Agent kan eksisterende dokumenter få metadata i stor stil. Dokumenthåndtering på M‑Files beskriver vejen fra fællesdrev til M‑Files.
Er det det samme som metadatakolonner i SharePoint?
Ikke helt. SharePoint-biblioteker kan bruge metadatakolonner ved siden af mapper, og rettigheder nedarves fra webstedet, biblioteket eller mappen, medmindre de ændres for det enkelte element. I M‑Files er metadata selve arkiveringen: Et dokument vises under hver kunde og hvert projekt, det hører til, og rettighederne følger det, dokumentet er. Mange virksomheder bruger begge dele, SharePoint til teamsites og M‑Files til de dokumenter, der skal følge regler. M‑Files vs. SharePoint gennemgår forskellene.