Vid det, før et certifikat udløber
En leverandørs ISO-certifikat udløb i marts, og ingen opdagede det før auditten. Certifikatet lå i en mail og aftalen på et fællesdrev. Vi sætter M‑Files op, så hver leverandør har sine dokumenter samlet, og ejeren får besked, før noget udløber.
Det, en leverandørmappe indeholder
Styring af leverandørdokumenter samler alt om en leverandør ét sted, med en udløbsdato på de dokumenter, der har en, og en ejer, der får besked, før datoen passeres. Hvilke dokumenttyper I gemmer, bestemmer I selv; her er de almindelige.
Certifikater
ISO-, produkt- og miljøcertifikater, hver med sin udløbsdato, så listen over det, der udløber næst, bygger sig selv.
Forsikring
Ansvars- og andre forsikringsbeviser med deres fornyelsesdatoer, arkiveret, så både indkøb og kvalitet kan finde dem.
Aftaler og NDA'er
Rammeaftalen, prislisten og fortrolighedsaftalen, gennemgået og godkendt i et workflow, med alle tidligere udkast gemt.
Auditrapporter
Jeres leverandøraudits og deres fund, arkiveret under leverandøren med datoen for den næste.
Godkendelser
Det spørgeskema eller den selvevaluering, leverandøren har udfyldt, og registreringen af, hvem der godkendte leverandøren, og hvornår.
Korrespondance
E-mails til og fra leverandøren, arkiveret fra Outlook med deres metadata, så de ligger sammen med resten af mappen.
Åbn leverandøren, og dokumenterne er der
Indkøb, kvalitet og økonomi sidder hver med en del af leverandørens papirer. I M‑Files finder de de samme dokumenter, hver fra sine egne lister.
- Aftaler og prislister — Leverandøraftaler og prislister gennemgås og godkendes i et workflow, og de tidligere udkast bliver liggende i versionshistorikken.
- Udløbsdatoer på én liste — Certifikater og auditrapporter arkiveres under leverandøren med deres udløbsdato. En liste viser, hvad der udløber næst, og ejeren kan få en påmindelse i god tid.
- Nye leverandører godkendes trin for trin — Godkendelsen af en ny leverandør kan køre som et workflow, hvor rettigheder afgør, hvem der må sende den videre til næste trin.
- Hver afdeling ser det, den har brug for — Indkøb, kvalitet og økonomi ser hver især de dokumenter, deres rolle kræver.
- Ét navn pr. leverandør — Leverandørerne kan komme fra jeres økonomi- eller indkøbssystem via en integration, så en leverandør hedder det samme begge steder.
- En del af kvalitetssystemet — Med VisualQMS kobles afvigelser og problemer til de procedurer, de kommer fra.
Fra anmodning til godkendt leverandør
En ny leverandør godkendes i et workflow, med en opgave til hver afdeling og en registrering af, hvem der sagde ja.
-
Anmodet
Indkøb
Leverandøren oprettes med sine oplysninger og de dokumenter, den skal levere. Workflowet fordeler indsamlingen af dokumenterne med en frist og en påmindelse inden.
-
Gennemgået
Kvalitet og økonomi
Certifikater, forsikring og auditrapport kontrolleres, hver af den rolle, der har ansvaret. Rettigheder afgør, hvem der må flytte leverandøren videre til næste status.
-
Godkendt
Godkenderen
Statusskiftet registreres med tidspunkt og bruger. Leverandøren står nu på listen over godkendte leverandører, og dens udløbsdatoer indgår i listen over det, der udløber næst.
-
Holdes ajour
Når et certifikat er ved at udløbe, får ejeren en opgave i tide til at skaffe det nye, og en leverandør, hvis dokumenter er udløbet, kan tages af listen over godkendte leverandører på samme måde.
Dokumenter fra leverandøren
Leverandører sender certifikater på mail, udfylder spørgeskemaer og skal kunne se den aftale, de har skrevet under på. Hver ting har sin vej ind.
- Via e-mail, arkiveret fra Outlook — Et certifikat, der kommer som vedhæftet fil, arkiveres fra Outlook under leverandøren med sin udløbsdato, og M‑Files kan hente kontaktpersonen fra mailen.
- Delt med Hubshare — Med M‑Files Hubshare deler I udvalgt indhold med inviterede leverandører, som kun ser de hubs, de er inviteret til.
- Udfyldt med CtrlShare — CtrlShare fra vores udviklingspartner CtrlDocs inviterer en leverandør via e-mail til at udfylde et spørgeskema eller en aftale i browseren. Leverandøren bekræfter med en kode, der er ingen offentlige links, og dokumentet kommer tilbage til M‑Files som en ny version.
Virker med ERP og kvalitetssystemet
Leverandørerne findes allerede i jeres ERP, og deres audits hører til resten af kvalitetsarbejdet. M‑Files kobles til begge dele.
ERP og indkøbssystem
Leverandørerne holdes synkroniseret med en ekstern database, så en leverandør oprettes én gang i jeres ERP og findes under samme navn i M‑Files.
En visning pr. afdeling
Indkøb, kvalitet og økonomi har hver deres visninger af den samme leverandørmappe, og adgangen følger det, hvert dokument er.
VisualQMS
I VisualQMS, der kører på M‑Files, planlægges og følges leverandøraudits sammen med resten af kvalitetsarbejdet, og en afvigelse forbliver koblet til den procedure, den kom fra.
Scannede certifikater
Et certifikat på papir scannes én gang, og M‑Files OCR gør det til en søgbar PDF, der arkiveres under leverandøren.