Når nogen vil vide, hvad I har om dem
En tidligere medarbejder beder jer slette alt, I har om vedkommende. Vi sætter M‑Files op, så en persons dokumenter er knyttet til personen, lige til at finde, eksportere eller slette. Der stilles ti GDPR-krav til et dokumentsystem, og vi tager dem ét ad gangen.
Alt om én person, samlet
De ti krav koger ned til én vane: Hvert dokument om en person er knyttet til den person i M‑Files, og hver dokumenttype bærer sine egne regler. Så er en anmodning, en audit eller en sletning en søgning og ikke en jagt gennem mapper og indbakker.
- Én persons data slettet på anmodning — Vi sætter typisk M‑Files op, så alle dokumenter om en person er knyttet til personen. Alt kan derefter identificeres, markeres og slettes fuldstændigt. Er en vault sat anderledes op, finder avanceret søgning på navn eller CPR-nummer det.
- Følsomme dokumenter får deres egne regler — I bestemmer, hvordan dokumenter klassificeres, og klassificeringen bestemmer, hvordan de behandles. Ansøgning, medarbejdersamtale og ansættelseskontrakt får hver deres adgang, for eksempel "mig og HR" eller "mig, min leder og HR", så et HR-dokument fra starten har de rette læsere.
- Kun de rette kommer ind — Kravet er adgangsstyring med roller og rettigheder. I M‑Files sættes adgang pr. person eller gruppe, ud fra hvad et dokument handler om (kunde, projekt, sag), og ud fra dets type (kontrakter, medarbejdersamtaler, ansøgninger). Rettigheder kan udvides eller indsnævres, efterhånden som et workflow når nye trin.
Ti krav, og hvordan M‑Files opfylder hvert af dem
Der stilles ti krav til et sags- og dokumenthåndteringssystem under GDPR. Ni er indstillinger i systemet; det tiende er at følge med.
| Krav | Sådan opfylder M‑Files det |
|---|---|
| 1. Adgangsstyring med roller og rettigheder | Adgang sættes pr. person eller gruppe, ud fra hvad et dokument handler om og dets type, og kan udvides eller indsnævres, efterhånden som et workflow går videre. |
| 2. Adgang til personoplysninger logges | Ændringer, downloads, uploads, sletninger og workflowtrin går i hændelsesloggen, som kan filtreres og eksporteres. |
| 3. En persons oplysninger kan slettes på anmodning | Hvert dokument om en person er knyttet til den person, så det hele kan findes, markeres og slettes. |
| 4. Oplysninger udleveres i et brugbart format | Dokumenter eksporteres i deres originale format eller som PDF, og andre oplysninger til Excel. |
| 5. Følsomme dokumenter får deres egne regler | Hver dokumenttype bærer sin egen adgang, for eksempel medarbejderen og HR, eller medarbejderen, lederen og HR. |
| 6. En sletteregel kan sættes én gang | En regel sidder på et dokument, en dokumenttype eller en person, talt fra en dato som fratrædelsesdatoen. |
| 7. Sletning sker automatisk | Når tiden er gået, sletter M‑Files efter reglen, med en besked eller en gennemgang først, hvis I ønsker det. |
| 8. Krypteret undervejs | Kommunikation med M‑Files kører over en krypteret forbindelse, og i M‑Files Cloud er data krypteret under overførsel og i lagring. |
| 9. Krypteret, hvor det er lagret | Fildata og selve databasen kan krypteres. |
| 10. At følge med, når reglerne udvikler sig | Efterhånden som de nationale myndigheder gør reglerne mere konkrete, tilføjer M‑Files og Solution Management funktionalitet og konfiguration, hvor der er brug for det. |
Det sker der med en tidligere medarbejders data
-
Ansat
Medarbejderen er oprettet i M‑Files med en ansættelsesdato, og alle dokumenter om medarbejderen er knyttet til vedkommende.
-
Fratræder
Fratrædelsesdatoen skrives på medarbejderen i M‑Files, og slettereglen regner fra den dato.
-
Besked før sletning
Hvis I ønsker det, viser en besked efter fem måneder eller en visning af kommende sletninger, hvis data står for tur.
-
Slettet automatisk
Følsomme data og dokumenter om medarbejderen slettes efter reglen, typisk efter seks måneder.
Svar på en anmodning inden for måneden
Efter GDPR skal en anmodning om indsigt normalt besvares inden for en måned, og fristen kan forlænges med yderligere to måneder i komplicerede sager. M‑Files sættes op, så alt om en person kan findes, kontrolleres og udleveres inden for den tid.
Alt om én person
En person er et objekt i M‑Files, og alle dokumenter om personen er koblet til det: ansøgningen, kontrakten, MUS-referaterne, e-mailene. Når I åbner personen, ser I dem alle. Er en vault sat anderledes op, finder den avancerede søgning dem på navnet.
Kun de rette håndterer det
Adgangsrettighederne følger dokumentets metadata, så en personalemappe beholder sin HR-regel i alle visninger, og den, der håndterer anmodningen, ser det, rollen tillader, og ikke mere.
Udleveret i et brugbart format
Dokumenter eksporteres i originalformat eller som PDF, og andre data om personen eksporteres til Excel, så svaret sendes som filer, personen kan åbne.
Håndteringen er dokumenteret
Hændelsesloggen registrerer downloads, ændringer og eventuelle sletninger, der følger, med tidspunkt og bruger, så I kan vise, hvad der blev gjort med anmodningen, og hvornår.
Folk ser det, deres rolle kræver
Et godt udgangspunkt i GDPR-arbejdet er need to know: folk ser de dokumenter, deres rolle kræver, og resten holdes ude af syne. Det er svært at gennemføre på et traditionelt F-drev. I M‑Files er det ligetil, fordi rettigheder sættes på de samme felter, som beskriver dokumentet.
- M‑Files som databehandler — M‑Files er databehandler efter GDPR og tilbyder en databehandleraftale.
- ISO/IEC 27001-certificeret — M‑Files' ISO/IEC 27001:2022-certificering omfatter M‑Files Cloud, Hubshare og Aino.
