Book en demo
Workflowautomatisering i M‑Files

Hver godkendelse lander hos den rette

Et workflow i M‑Files fører selv et dokument fra trin til trin: Det giver den næste besked, giver vedkommende opgaven og registrerer, hvem der gjorde hvad. En kontrakt ligger ikke længere og venter i en indbakke, og en godkendelse givet pr. mail forsvinder ikke længere med mailen.

Book en demo Alle funktioner
Tre skærmbilleder fra M-Files: en liste over korrigerende handlinger med status i workflowet for hver, arbejdskopien af en procedure med workflowet på For Approval, og versionshistorikken, der viser, hvilken status hver version havde
Eksempler

Her gør et workflow gavn

  • En kontrakt fra udkast til underskrift — Udkastet får en juridisk gennemgang og en elektronisk underskrift, og derefter arkiveres kontrakten som aktiv. Inden udløbsdatoen går der en påmindelse ud om, at fornyelsen nærmer sig.
  • Et lead fra første kontakt til lukket — I et CRM på M‑Files går en salgsmulighed fra Lead til Kvalificeret og derefter til Lukket som vundet eller Lukket som tabt. Et lead kan blive hos sin ejer, indtil det er kvalificeret, og først da ser resten af salgsteamet det.
  • Medarbejderdata slettet, når tiden er gået — Følsomme oplysninger om en medarbejder slettes en fast periode efter fratrædelsen, for eksempel seks måneder, og der går en besked ud i forvejen. Reglen kører ud fra fratrædelsesdatoen, så der er intet regneark at holde ved lige.
Et aftaleregister i M-Files med den dato, hver aftale løber til, og dens status i workflowet, ved siden af metadatakortet for en godkendt rammeaftale
Eksempler på brug

Det kan et workflow sættes op til

Den samme motor driver dem alle. En status kan give en rolle besked, tildele en opgave til en navngiven person eller til den, metadata peger på, ændre, hvem der har adgang, opdatere objektet, arkivere eller slette.

Kontrakter

Udkast, juridisk gennemgang, underskrift og arkivering som aktiv, med en påmindelse før opsigelsesfristen bygget af en besked fra workflowet eller en frist på en opgave. Med integrationen til DocuSign eller Adobe Acrobat Sign og jeres eget abonnement på tjenesten kommer den underskrevne kopi selv tilbage til M‑Files.

Fakturaer og udlæg

En faktura eller et udlæg tildeles den omkostningsansvarlige, som metadata peger på, med en frist og en påmindelse inden, og går videre, når alle godkendere har svaret.

Onboarding og offboarding

En ny medarbejder starter en kæde af opgaver til it, HR og lederen, og hver får besked, når det er deres tur. Når nogen fratræder, starter fratrædelsesdatoen slettereglen for deres følsomme dokumenter.

Styrede dokumenter

En procedure går fra udkast gennem gennemgang og godkendelse til udgivet. Hvert statusskift logges med tidspunkt og bruger, og adgangen udvides i det øjeblik, den godkendes.

Sletning efter GDPR

En opbevaringsregel arkiverer eller sletter en dokumenttype efter en fastsat periode. Der kan komme en besked eller en gennemgang først, og ved sletning skjules dokumentet, før det destrueres i et separat trin.

Projekter og sager

Workflows kører på mere end dokumenter. Et projekt, en sag eller en salgsmulighed har også sin fase, så én liste viser, hvad der er planlagt, i gang og afsluttet.

Styrede dokumenter

Fra udkast til udgivet procedure

En procedure på vej fra forfatterens Word-fil til dem, der arbejder efter den.

  1. Skrevet i Word

    Forfatter

    Forfatteren skriver proceduren i Word og gemmer den i M‑Files med metadata.

  2. Gennemgået

    Gennemlæsere

    Gennemlæserne får en opgave og en besked.

  3. Tjekket af kvalitet

    Kvalitet

    Kvalitet tjekker dokumentet en ekstra gang før godkendelsen og får opgaven på samme måde som de andre.

  4. Godkendt

    Godkender

    Godkenderen sender dokumentet videre, og godkendelsen logges.

  5. Udgivet

    Adgangen udvides, og de, der skal bruge proceduren, kan læse den.

Se en procedure gå fra udkast til udgivet

Book en demo
Når noget ændrer sig

Tilføj et trin, når arbejdet ændrer sig

At tilføje en besked eller et ekstra godkendelsestrin er en ændring i opsætningen, som laves i et grafisk designværktøj. Et trin kan gå videre af sig selv, når alle godkendere har svaret. Med tilføjelsen CtrlShare fra vores udviklingspartner CtrlDocs starter samtidig redigering, når et dokument når til gennemgang.

  • Giv besked — Giv personerne i en rolle besked om, at noget venter på dem.
  • Tildel — Giv opgaven til en navngiven person eller til den, metadata peger på, med en påmindelse før fristen.
  • Ændr adgang — Lad flere se dokumentet, når det når det rette trin.
  • Opdater metadata — Ændr eller udfyld metadata på objektet, når det går videre.
Et dokumentworkflow fra Draft til For review, hvor tilføjelsen CtrlShare starter samtidig redigering for gennemlæsere og skribenter, derefter For approval og Published
Sådan kommer I i gang

Start med én proces

Et workflow kræver ikke, at alle processer er kortlagt først. Én godkendelse, der går i stå i dag, er nok at begynde med.

  1. Vælg den godkendelse, der går i stå

    En kontrakt, der venter på juridisk afdeling, en procedure godkendt pr. mail, en faktura, der ligger hos en, der er på ferie. Skriv ned, hvem der rører den, og i hvilken rækkefølge.

  2. Tegn den i det grafiske værktøj

    Workflows sættes op i et grafisk værktøj uden programmering: statusserne, hvem der får opgaven ved hver, hvem der får besked, og hvad der ændres. Hvor en sag kræver mere, scripter vi den.

  3. Pilot, og så bredere

    Vi kører den med ét team på én dokumenttype, justerer statusser og beskeder og lægger den næste proces til, når den første kører af sig selv. Vi kan hurtigt komme i gang med en pilot.

Opsætning af workflows er en del af hver implementering, vi leverer; under vores ydelser kan I se alle områderne, og den gratis 30-dages prøveperiode har grundlæggende workflows, I kan prøve.

Næste skridt

Tag en godkendelse med, der går i stå i dag

Fortæl os om en godkendelse, der går i stå, for eksempel en kontrakt eller en procedure. I demoen kører vi en tilsvarende gennem M‑Files med opgaver, beskeder og logposter undervejs. Vi svarer samme arbejdsdag.

Book en demo

Spørgsmål om workflows i M‑Files

Kræver workflows programmering?
Nej. Workflows bygges og ændres i et grafisk designværktøj. Når noget kræver mere end opsætning, kan det scriptes, og vores udviklingspartner CtrlDocs bygger applikationer og tilføjelser til M‑Files.
Hvornår går et trin videre af sig selv?
Når alle tildelte godkendere har udført, godkendt eller afvist deres opgave, eller efter et bestemt antal dage i trinnet. At reagere på en dato i metadata, for eksempel en kontrakts udløbsdato eller en medarbejders fratrædelsesdato, er en del af det, vi sætter op. Påmindelser før en fornyelses- eller udløbsdato bygges af beskeder i workflowet og frister på opgaver.
Hvad kræver den elektroniske underskrift?
M‑Files har integration med DocuSign og Adobe Acrobat Sign, og det underskrevne dokument kommer automatisk tilbage til M‑Files. I skal have jeres eget abonnement på underskriftstjenesten.
Kan vi se, hvem der godkendte hvad?
Ja. Hændelsesloggen registrerer hvert statusskift i workflowet med tidspunkt og bruger, og en elektronisk signatur på et trin i workflowet lægges til med M‑Files' modul til elektroniske signaturer.
Er et dokument, som et workflow sletter, væk for altid?
Ikke med det samme. En sletning i M‑Files skjuler dokumentet for brugerne, og den endelige destruktion er et trin for sig. Et workflow kan også give besked eller bede om en gennemgang, før det sletter.
Hvem kan se et dokument i hver status?
Dem, statussen siger. En status i workflowet kan sætte rettigheder, så et udkast bliver hos forfatteren og gennemlæserne, og i det øjeblik det godkendes, kan statussen åbne det for alle, der arbejder efter det. Rettighederne sættes én gang, i workflowet, og gælder for hvert dokument, der går igennem det.
Sender et workflow påmindelser før en frist?
Ja. En opgave kan have en frist, og M‑Files sender automatisk en påmindelse, før den udløber. En påmindelse før en dato på en kontrakt eller et certifikat bygges på samme måde, af en besked fra workflowet eller en frist på en opgave, regnet fra datoen i metadata.
Kan et workflow slette dokumenter efter regler?
Ja. Opbevaringsregler sættes op som workflows, der arkiverer eller sletter dokumenter efter en fastsat periode, og en status kan give nogen besked eller bede om en gennemgang først. M‑Files og GDPR viser en sletteregel regnet fra en medarbejders fratrædelsesdato.