Luk måneden som ét samlet projekt
Det er månedsafslutning, og tre kolleger sidder med hver sin version af den samme afstemning. På M‑Files kører afslutningen som ét projekt: en tjekliste med en ansvarlig og en dato for hver opgave og arbejdspapirerne lige ved siden af. Løsningen ligger oven på jeres bogføring og ERP, hvor posteringerne fortsat afstemmes.
Det dækker løsningen
Software til månedsafslutning findes i to slags. Den ene afstemmer posteringer inde i bogføringen. Dette er den anden slags: tjeklisten, arbejdspapirerne og registreringen af, hvem der gjorde hvad færdigt og hvornår, på M‑Files.
Tjeklisten og dens arbejdspapirer
Alle afslutningens opgaver, oprettet ud fra en skabelon for hvert selskab, med en ansvarlig, en dato og en påmindelse inden, og de Word- og Excel-filer, opgaven giver, arkiveret under den med deres versioner.
Bogføringen beholder tallene
Posteringer, afstemning og råbalance bliver i jeres ERP. M‑Files kan holde lister som selskaber og perioder synkroniseret med det, og resultatet af en afstemning er et arbejdspapir, der arkiveres under sin opgave.
Fra første opgave til en lukket måned
Med flere selskaber i flere lande skal afstemningerne ske i en bestemt rækkefølge, så tidsplanen er vigtig. Årsafslutningen kører på samme måde.
-
Start perioden fra en skabelon
Start projektet for perioden, så oprettes opgaverne ud fra en skabelon, med én tjekliste pr. selskab.
-
Giv hver opgave til den rette
De fleste i økonomifunktionen er specialiserede. Hver opgave går til en medarbejder med de rette kompetencer, med sin egen dato i tidsplanen og en påmindelse før fristen.
-
Opret arbejdspapirerne
Hver periodes arbejdspapirer starter fra jeres Word- og Excel-skabeloner eller fra forrige periodes filer, med selskab og periode udfyldt fra opgaven.
-
Følg arbejdet i forhold til tidsplanen
Se, hvilke arbejdspapirer der er færdige, og hvordan opgaverne holder tidsplanen.
-
CFO'en ser, hvor afslutningen står
Controlleren, CFO'en og de andre, der har brug for det, ser status for hele afslutningen i deres egen visning. Med CtrlPortals fra vores udviklingspartner CtrlDocs vises de samme opgaver som en tavle eller som en plan med en linje for i dag.
Alle arbejder i de samme filer
- Én redigerer ad gangen — Når du tjekker et dokument ud, kan ingen overskrive det, før du tjekker det ind igen.
- Gå tilbage til en tidligere version — M‑Files gemmer alle versioner. Skal en afstemning laves om, ligger den tidligere version der stadig.
- Samme proces i alle selskaber — Standardiserede workflows styrer afslutningen på samme måde i hvert selskab og hver periode.
- Find dokumentet efter land eller selskab — Søg efter land, region, selskab eller status, eller på ordene i selve dokumentet.
- Dine egne opgaver på din startskærm — Hver medarbejder ser sine egne opgaver, og hvor langt de opgaver, der hænger sammen med dem, er nået.
- Arbejd i Word og Excel som I plejer — Det meste af afslutningen foregår i Word og Excel. Filerne åbnes, redigeres og gemmes direkte i M‑Files.
Årsafslutningen, på samme måde
Årsafslutningen kører som det samme projekt med en længere tjekliste. Materialet til revisor er det, vaulten allerede har om året, fundet med én søgning.
Godkendte versioner
Et arbejdspapir gennemgås og godkendes i et workflow, før opgaven lukkes. Det er den godkendte version, der åbnes, og udkastene ligger bag den i versionshistorikken.
Hvem der gjorde hvad og hvornår
Hændelsesloggen registrerer hvert trin i workflowet, hver ændring og hver download med tidspunkt og bruger. Filtrér den på perioden, og eksportér den til revisor.
Én søgning pr. spørgsmål
Søg efter selskab, periode, opgave eller ordene i et arbejdspapir, og eksportér dokumenterne, som de er, eller som PDF.