Find den godkendte version flere år efter
Et projekt producerer tegninger, rapporter, kontrakter, referater og en masse mails. Flere år senere spørger nogen, hvilken version der gjaldt på en bestemt dato, og hvem der godkendte den. I M‑Files hører hvert dokument til sit projekt og har hele sin historik med, også godkendelserne.
Alle på projektet åbner den samme version
Arkiveret én gang under projektet
Et dokument hører til projektet, så det vises under projektet og i alle andre lister, det passer i. Der findes kun én kopi.
Alle tidligere versioner gemmes
Hver gemt ændring er en ny version, og de tidligere er stadig tilgængelige. Mens du har et dokument tjekket ud, kan ingen andre redigere det.
Godkendelsen går videre til den næste
Dokumenterne bliver gennemgået og godkendt trin for trin. Hvert trin kan give opgaven videre til den næste og ændre, hvem der har adgang.
Lister med dine egne projekter
Hver person kan have lister som de aktive projekter, man selv er involveret i, eller de dokumenter, man har redigeret for nylig.
Åbn det fra skrivebordet eller telefonen
Projektdokumenterne åbnes fra desktopklienten til Windows, webportalen eller mobilappen.
Et dashboard pr. projekt
Med CtrlPortals fra vores udviklingspartner CtrlDocs får hvert projekt et dashboard med fremdrift, åbne punkter og et Gantt-diagram over planen, trukket fra de aktuelle data.
Del med kunder og underleverandører
Et projekt bliver sjældent inden for én virksomhed. Kunden vil have de gældende tegninger, underleverandøren skal skrive i metodebeskrivelsen, og korrespondancen skal ende hos projektet.
- Hubshare til kunden — Med M‑Files Hubshare deler I udvalgt projektindhold med inviterede kunder og partnere, som kun ser de hubs, de er inviteret til.
- CtrlShare til at skrive sammen — CtrlShare fra vores udviklingspartner CtrlDocs åbner et dokument, så en underleverandør kan redigere det sammen med jer i OneDrive for Business. Underleverandøren inviteres via e-mail og bekræfter med en kode, og der er ingen offentlige links. Dokumentet kommer tilbage til M‑Files som en ny version.
- E-mails under projektet — E-mails til og fra kunden arkiveres fra Outlook med projektet på, og M‑Files kan hente kunden eller kontaktpersonen fra mailen.
Se, hvor projektet står, direkte fra M‑Files
Projektets opgaver ligger i M‑Files ved siden af dokumenterne. CtrlPortals fra vores udviklingspartner CtrlDocs tegner dem som en plan med en bjælke for hver opgave, pile mellem de opgaver, der afhænger af hinanden, og en linje for i dag. De samme opgaver kan ses som en tavle, en kalender eller en liste.
- Tavlen til ugemødet — Tavlen viser opgaverne efter status, med timerne i hver kolonne lagt sammen nedenunder.
- Én farve pr. person — Bjælker og kort har den ansvarliges farve, så planen kan læses efter, hvem der gør hvad.
Hvert nyt projekt får sit team i Teams
CtrlTeams fra vores udviklingspartner CtrlDocs opretter teamet og dets kanaler ud fra projektet i M‑Files og henter dokumenterne tilbage med projektets oplysninger på.
Fra skabelon til arkiv
Giv projektet en skabelon, og aktivér forbindelsen. Teamet oprettes med medlemmer, mapper og skabelondokumenter. Folk arbejder i Teams, filerne kommer tilbage til M‑Files, og til sidst lukkes og arkiveres teamet.
Sæt mapperne op én gang, og få dem i hvert team
Vælg en standardmappestruktur til projektet, så dukker de samme mapper op i dets team eller kanal, når forbindelsen aktiveres.
Godkendte skabeloner, uanset hvor dokumentet oprettes
Et team starter med de godkendte versioner af jeres dokumentskabeloner. Nye dokumenter kommer tilbage til M‑Files med de rigtige oplysninger, uanset om de er oprettet fra en skabelon, i en mappe eller i chatten.
Arkiveret, når projektet lukker
Når projektet slutter, er dokumenterne stadig nødvendige i garantiperioden, til næste fase eller ved en tvist, og senere er de ikke. En regel klarer begge dele.
Arkiveret eller slettet efter regler
En opbevaringsregel, der regner fra projektets slutdato, markerer dokumenterne til arkivering eller sletter dem efter den periode, I fastsætter. Ved sletning skjules et dokument først for brugerne; endelig destruktion er et separat trin.
Teamet i Teams lukker med det
Med CtrlTeams fra vores udviklingspartner CtrlDocs bliver projektets team i Microsoft Teams lukket og arkiveret til sidst, og filerne er tilbage i M‑Files med projektets oplysninger på.
Fundet flere år efter
Søg efter projekt, dato, type eller et ord i teksten. Det, der åbnes, er den godkendte version med de tidligere bag sig, fra desktopklienten, webportalen eller mobilappen.