Lad M‑Files klare rutinearbejdet
Automatisering af vidensarbejde er M‑Files' betegnelse for at automatisere rutinerne omkring dokumenter: at finde, arkivere, sende videre og beskytte dem. At lede efter den nyeste version, spørge en kollega, hvor et dokument ligger, og rykke for en godkendelse: Det arbejde har ingen planlagt, og det er det arbejde, M‑Files overtager.
Det tæller som vidensarbejde
Vidensarbejde er arbejde med information snarere end med maskiner eller varer: at skrive et tilbud, gennemgå en kontrakt, lukke måneden, svare en kunde. Meget af dagen går med rutinerne omkring det, og det er de rutiner, automatisering af vidensarbejde tager sig af.
Tænkningen bliver hos mennesker
At skrive, vurdere, forhandle og beslutte bliver ikke automatiseret. Gennemgange og godkendelser udføres stadig af de personer, der har fået dem.
Søgningen forsvinder
At finde den gældende version, huske, hvor en fil blev gemt, eller spørge en kollega, hvilken kontrakt der gælder: M‑Files svarer ud fra, hvad hvert dokument er, og hvad det siger.
Rykkeriet forsvinder
At fortælle den næste, at det er deres tur, minde dem om fristen, åbne for adgang, når et dokument godkendes, og slette det, når tiden er gået: Det klarer et workflow.
Fire opgaver, M‑Files tager fra jeres bord
- Find — Stil M‑Files Aino et spørgsmål, og den svarer ud fra jeres dokumenter. Visninger og søgning finder resten ud fra, hvad hvert dokument er, for eksempel kunde, projekt eller type.
- Skriv og del — Skriv i Word eller Excel, som I plejer, og fortæl, hvad dokumentet er, når I gemmer det i M‑Files. Den gældende version er den, folk åbner, og check-ud forhindrer, at to personer overskriver hinanden.
- Send det videre — Et workflow fortæller den næste, at det er deres tur, og giver dem opgaven. Adgang og dokumentets oplysninger ændres, efterhånden som det går fra trin til trin.
- Beskyt — Hvem der må se et dokument, følger af, hvad det er. Ændringer og downloads logges, og sletteregler fjerner data, når tiden er gået.
Her passer AI ind
Det meste af automatiseringen af vidensarbejde er metadata, visninger, workflows og rettigheder. AI lægger læsning og forslag oveni.
Resuméer og svar fra Aino
M‑Files Aino opsummerer et tekstdokument, svarer på spørgsmål om det på det sprog, I spørger på, og viser de dokumenter, svaret kommer fra. Aino ligger i desktop- og webklienten og bruger kun indhold, brugeren har adgang til. Spørgsmål på tværs af hele vaulten er en opsætning, vi tager med i et tilbud, hvor I har brug for den.
Metadata foreslås, mennesker beslutter
Med M‑Files Metadata Agent foreslår M‑Files metadata, når dokumenter lægges ind. Administratorerne vælger, hvilke felter den foreslår værdier til, brugerne gennemgår forslagene, og eksisterende dokumenter kan få metadata i stor stil.
Microsoft 365 Copilot
Microsoft 365 Copilot kan arbejde med dokumenter i M‑Files og respekterer M‑Files' rettigheder, via lagring i Microsoft 365 eller M‑Files' Copilot-connector, for brugere med en Copilot-licens.
Se, hvor langt hver opgave er
Hvert dokument, projekt eller hver sag har sin fase, så én liste viser, hvad der er planlagt, i gang og afsluttet. Hver fase kan give nogen besked, uddele en opgave, åbne for adgang eller opdatere objektet.
- En salgsmulighed, for eksempel — I et CRM på M‑Files går en salgsmulighed fra Lead til Kvalificeret og videre til Lukket som vundet eller Lukket som tabt, og adgangsrettigheder kan holde et lead væk fra resten af salgsteamet, indtil det er kvalificeret.
Beslutningerne bliver hos jeres folk
I bestemmer, hvordan dokumenter beskrives
Visninger, rettigheder, workflows og sletteregler arbejder alle ud fra de dokumenttyper og felter, I definerer. At få dem på plads er kernen i en implementering, og det er det arbejde, vi laver sammen med jer.
Aino læser kun det, du må læse
Aino svarer ud fra dokumenter, som den, der spørger, har adgang til, og det er det, der gør den brugbar i en virksomhed med fortrolige filer. Ifølge M‑Files bruges jeres dokumenter, metadata og spørgsmål ikke til at træne Aino.
Mennesker gennemgår og godkender
Aino finder og svarer, og et workflow sender et dokument videre til næste trin. Gennemgangen og godkendelsen udføres stadig af de personer, der har fået opgaven.