Lad M‑Files klare rutinearbejdet
Automatisering af vidensarbejde er M‑Files' betegnelse for at automatisere rutinerne omkring dokumenter: at finde, arkivere, sende videre og beskytte dem. At lede efter den nyeste version, spørge en kollega, hvor et dokument ligger, og rykke for en godkendelse: Det arbejde har ingen planlagt, og det er det arbejde, M‑Files overtager.
Vidensarbejde er arbejde med information
At skrive et tilbud, gennemgå en kontrakt, lukke måneden og svare en kunde er vidensarbejde. Meget af dagen går med rutinerne omkring det, og dem tager automatisering af vidensarbejde sig af.
Tænkningen bliver hos mennesker
At skrive, vurdere, forhandle og beslutte bliver ikke automatiseret. Gennemgange og godkendelser udføres stadig af de personer, der har fået dem.
Søgningen forsvinder
At finde den gældende version, huske, hvor en fil blev gemt, eller spørge en kollega, hvilken kontrakt der gælder: M‑Files svarer ud fra, hvad hvert dokument er, og hvad det siger.
Rykkeriet forsvinder
At fortælle den næste, at det er deres tur, minde dem om fristen, åbne for adgang, når et dokument godkendes, og slette det, når tiden er gået: Det klarer et workflow.
Fire opgaver, M‑Files tager fra jeres bord
- Find — Stil M‑Files Aino et spørgsmål, og den svarer ud fra jeres dokumenter. Visninger og søgning finder resten ud fra, hvad hvert dokument er, for eksempel kunde, projekt eller type.
- Skriv og del — Skriv i Word eller Excel, som I plejer, og fortæl, hvad dokumentet er, når I gemmer det i M‑Files. Den gældende version er den, folk åbner, og check-ud forhindrer, at to personer overskriver hinanden.
- Send det videre — Et workflow fortæller den næste, at det er deres tur, og giver dem opgaven. Adgang og dokumentets oplysninger ændres, efterhånden som det går fra trin til trin.
- Beskyt — Hvem der må se et dokument, følger af, hvad det er. Ændringer og downloads logges, og sletteregler fjerner data, når tiden er gået.
Her passer AI ind
Det meste af automatiseringen af vidensarbejde er metadata, visninger, workflows og rettigheder. AI lægger læsningen oveni: den besvarer spørgsmål ud fra dokumenterne med kilderne vist og foreslår de oplysninger, hvert nyt dokument arkiveres efter. AI-dokumenthåndtering i M‑Files viser, hvad den kan.
Se, hvor langt hver opgave er
Hvert dokument, projekt eller hver sag har sin fase, så én liste viser, hvad der er planlagt, i gang og afsluttet. Hver fase kan give nogen besked, uddele en opgave, åbne for adgang eller opdatere objektet.
- En salgsmulighed, for eksempel — I et CRM på M‑Files går en salgsmulighed fra Lead til Kvalificeret og videre til Lukket som vundet eller Lukket som tabt, og adgangsrettigheder kan holde et lead væk fra resten af salgsteamet, indtil det er kvalificeret.
Beslutningerne bliver hos jeres folk
I bestemmer, hvordan dokumenter beskrives
Visninger, rettigheder, workflows og sletteregler arbejder alle ud fra de dokumenttyper og felter, I definerer. At få dem på plads er kernen i en implementering, og det er det arbejde, vi laver sammen med jer.
Mennesker gennemgår og godkender
Et workflow sender et dokument videre til næste trin, og gennemgangen og godkendelsen udføres stadig af de personer, der har fået opgaven.