Find det tilbud, I skrev sidste år
I et konsulent-, advokat- eller revisionsfirma skrives de fleste dokumenter én gang og søges frem mange gange, ofte af en anden. M‑Files arkiverer hvert dokument under kunde og opgave og søger i teksten, så sidste års tilbud er klar til den, der skriver årets.
Brug det, firmaet allerede ved
- Kunde- og opgavemapper — Aftalebrev, arbejdspapirer og leverancer findes samlet under kunde og opgave. Det samme dokument vises også under den ansvarlige partner, og det er stadig ét dokument.
- Skabeloner og godkendelser — Tilbud og rapporter tager udgangspunkt i godkendte skabeloner. Når en manager eller partner skal gennemgå et dokument, opretter M‑Files opgaven, giver besked og registrerer godkendelsen.
- Tidligere arbejde, I kan finde — Søgningen læser både dokumenternes tekst og det, de er arkiveret under. Indsnævr resultatet efter kunde eller dokumenttype, og gem en søgning, I bruger tit.
- Fortrolige opgaver — En følsom sag er kun synlig for sit eget team. Adgangen følger opgaven, så den gælder alt, hvad der er arkiveret under den.
- E-mails på opgaven — Kundemails gemmes i M‑Files under kunde og opgave, hvor hele teamet kan finde dem.
- Når opgaven slutter — I fastsætter, hvor længe dokumenterne bevares, pr. dokumenttype eller pr. opgave. Når den periode er gået, slettes de automatisk.
Find tidligere arbejde, og brug det igen
Et firmas viden ligger i de tilbud, rapporter og arbejdspapirer, det allerede har skrevet. M‑Files gemmer hvert enkelt én gang, viser det alle de steder, det hører til, og kan opsummere det.
Ét dokument, mange steder
Et tilbud gemmes én gang og vises under kunden, opgaven, partneren og branchen, så det findes, uanset hvordan man leder efter det.
Visninger for hvert forretningsområde
Et team eller en rolle har sine egne visninger: én partners opgaver, sidste års tilbud, rapporter efter branche, alt sammen udfyldt fra metadata.
Resuméer med M‑Files Aino
Aino opsummerer et tekstdokument, svarer på spørgsmål om det og viser de dokumenter, svaret kommer fra, og bruger kun indhold, brugeren har adgang til.
Spørgsmål på tværs af vaulten
Når det er sat op, svarer Aino på spørgsmål på tværs af hele vaulten, for eksempel hvilke tilbud der handlede om et emne, og kan oversætte et resumé til et andet sprog.
Lever til kunden fra den samme mappe
Leverancer forlader firmaet fra kundemappen, og det, der kommer tilbage, arkiveres i den.
- Hubshare til inviterede kunder — Med M‑Files Hubshare ser en kunde de leverancer, I deler i en hub, kunden er inviteret til, og intet andet.
- Redigér ét dokument sammen — CtrlShare fra vores udviklingspartner CtrlDocs åbner en leverance, så en kunde kan redigere den sammen med jer. Kunden inviteres via e-mail og bekræfter med en kode, der er ingen offentlige links, og det færdige dokument kommer tilbage til M‑Files som en ny version.
- Underskrevne aftalebreve — Med integrationen til DocuSign eller Adobe Acrobat Sign og jeres eget abonnement på tjenesten kommer et underskrevet aftalebrev automatisk tilbage til M‑Files.
Virker i Outlook, Office og Teams
Firmaet skriver i Word, sender fra Outlook og taler sammen i Teams. M‑Files ligger inde i alle tre, så arkivering er en del af at gemme.
Outlook
Kundemails arkiveres fra Outlook under kunde og opgave med deres metadata, og M‑Files kan hente kunden eller kontaktpersonen fra mailen.
Word, Excel og PowerPoint
Tilbud og rapporter gemmes i M‑Files fra Office med deres metadata. En skabelon udfylder kundens og opgavens navn, når et dokument oprettes ud fra den, og oplysninger fra M‑Files i dokumentet holdes opdateret.
Teams
Åbn indhold fra M‑Files, og søg i vaulten fra Teams.
Registrér timerne dér, hvor arbejdet ligger
CtrlTime fra vores udviklingspartner CtrlDocs registrerer tid i en kalender på en kunde eller et projekt i M‑Files. Ugesedler sendes til en leder eller administrator til godkendelse, og de registrerede timer giver specifikationer til løn og kundefakturaer.
Spørgsmål om søgning, adgang og timer
Hvad dækker søgningen?
Hvordan kan ét dokument ligge under både kunden og partneren?
Hvordan styres adgangen til en fortrolig opgave?
Hvordan når en gennemgang frem til partneren?
Hvad kan der registreres tid på?
Er det her til konsulentfirmaer?
Kan vi dele leverancer med kunderne?
Kan M‑Files Aino opsummere tidligere arbejde?
Løsninger, der hænger sammen med kundemapperne
Kontraktstyring
Aftaler arkiveret efter modpart, med workflows til gennemgang og godkendelse.
Se kontraktstyringCRM
Leads, salgsmuligheder og kunder med deres dokumenter, fra lead til vundet eller tabt.
Se CRM på M‑FilesProjektstyring
Projektdokumenter og opgaver knyttet til projektet.
Se projektdokumentationDokumenthåndtering
Alle dokumenter fundet ud fra, hvad de handler om, med versioner og godkendelser.
Se dokumenthåndteringMicrosoft 365
Tilbud i Word, e-mails fra Outlook og vaulten i Teams.
Se M‑Files i Microsoft 365M‑Files Aino
Resuméer og svar fra jeres egne dokumenter, inden for rettighederne i M‑Files.
Se M‑Files Aino